信息化背景下企業(yè)檔案利用服務(wù)實(shí)踐研究

文/中國(guó)電信股份有限公司紹興分公司 屠志萍

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，通信行業(yè)作為經(jīng)濟(jì)生活的重要保障行業(yè)，獲得了極大的發(fā)展機(jī)遇。檔案管理工作作為通信企業(yè)管理活動(dòng)的關(guān)鍵組成，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理起著積極作用。而傳統(tǒng)的管理理念已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求，管理部門要合理利用信息技術(shù)，提升檔案利用服務(wù)效率，對(duì)企業(yè)發(fā)展形成高效的推動(dòng)作用。

一、通信企業(yè)檔案工作發(fā)展的重要性

檔案管理工作作為企業(yè)管理活動(dòng)的重要組成，為管理決策的制定執(zhí)行和經(jīng)營(yíng)管理高效運(yùn)行提供有效支持。隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模和業(yè)務(wù)范圍的不斷擴(kuò)大，檔案工作已經(jīng)得到管理層的普遍重視，制定了完善的管理機(jī)制，以充分發(fā)揮其重要作用。對(duì)通信企業(yè)來(lái)說(shuō)，通過(guò)對(duì)相關(guān)技術(shù)研發(fā)、通信工程、通信設(shè)備和企業(yè)管理運(yùn)行等方面的信息進(jìn)行全面細(xì)致的收集，編織成完善的檔案資料，可以為經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的高效運(yùn)行提供有效的數(shù)據(jù)依據(jù)。對(duì)于技術(shù)檔案的管理，能夠?yàn)榧夹g(shù)研發(fā)工作提供可靠的數(shù)據(jù)支持，為技術(shù)人員提供便捷的查詢服務(wù)。而對(duì)通信工程來(lái)說(shuō)，工程檔案資料能夠?yàn)轫?xiàng)目設(shè)計(jì)和施工環(huán)節(jié)提供有效的參考，為后期管理維護(hù)工作提供相應(yīng)的依據(jù)。同時(shí)通過(guò)對(duì)管理運(yùn)行信息的分析和整理，對(duì)企業(yè)的管理決策提供依據(jù)，保證決策的制定能夠符合企業(yè)發(fā)展要求。

二、通信企業(yè)檔案利用服務(wù)的特征

首先，對(duì)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程全面覆蓋。檔案管理工作需要對(duì)企業(yè)運(yùn)行信息進(jìn)行全面收集，對(duì)各個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行高效滲透，保障檔案資料的全面性，要對(duì)資料信息進(jìn)行深入分析，提取價(jià)值信息，進(jìn)行完善的保存，為管理活動(dòng)提供可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)。通信企業(yè)檔案資料包含企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的各個(gè)方面，能夠?qū)芾磉\(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)收集和處理分析。但是在實(shí)際的利用過(guò)程中，使用者的需求存在個(gè)體間的差異，這就要求檔案服務(wù)工作充分結(jié)合相應(yīng)的需求進(jìn)行針對(duì)性的服務(wù)措施，要對(duì)信息資料進(jìn)行全面的分析處理，提取關(guān)鍵信息，形成完備的資料數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)定科學(xué)的檢索程序，能夠及時(shí)滿足使用者需求，提升服務(wù)水平。其次，檔案管理的及時(shí)性。需要對(duì)各個(gè)運(yùn)行環(huán)節(jié)進(jìn)行信息資料的準(zhǔn)確及時(shí)收集，提供高效的服務(wù)，讓使用者能夠得到準(zhǔn)確的信息，保證相關(guān)工作的高效推進(jìn)。對(duì)于通信企業(yè)來(lái)說(shuō)，通信技術(shù)的革新速度不斷提升，需要加強(qiáng)研發(fā)與生產(chǎn)管理活動(dòng)的融合，將研發(fā)成果及時(shí)推廣。這就要求檔案服務(wù)工作提升時(shí)效性，能夠?qū)ο嚓P(guān)研發(fā)成果、工程資料和技術(shù)文件進(jìn)行及時(shí)收集整理，形成對(duì)管理運(yùn)行的有效支持，同時(shí)要完善服務(wù)體系，充分考慮到通信企業(yè)的實(shí)際管理運(yùn)行情況，進(jìn)行服務(wù)形式的科學(xué)優(yōu)化，使服務(wù)工作能夠?yàn)槭褂谜咛峁┍憷?。最后，利用服?wù)的綜合性。要對(duì)使用者的需求進(jìn)行詳細(xì)分析，通過(guò)對(duì)檔案資料的深入分析，能夠滿足使用者的不同需求。

三、信息化背景下企業(yè)檔案利用服務(wù)的走向

信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用，為檔案資料的利用服務(wù)工作提供了高效的技術(shù)支持，通過(guò)對(duì)資料信息的深入分析，對(duì)現(xiàn)有的利用服務(wù)形式進(jìn)行科學(xué)完善，提升利用效率，為使用者提供更加優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理決策提供有效的數(shù)據(jù)支持。這就要求檔案部門合理利用信息技術(shù)，對(duì)管理工作進(jìn)行優(yōu)化，建立信息化管理流程，取代傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主要形式的管理模式，實(shí)現(xiàn)資料信息載體的科學(xué)轉(zhuǎn)變，利用電子存儲(chǔ)形式，提升管理效率，保證資料存儲(chǔ)的安全。形成在線管理流程，使用者能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)渠道完成檔案的查詢、調(diào)閱等操作，并結(jié)合企業(yè)管理規(guī)定，為使用者制定相應(yīng)權(quán)限，在權(quán)限內(nèi)提供相應(yīng)的服務(wù)，并對(duì)檔案使用過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，防止違規(guī)使用行為出現(xiàn)。同時(shí)，檔案開發(fā)力度的提升，能夠?qū)Y料進(jìn)行科學(xué)的處理分析，進(jìn)而提取關(guān)鍵信息點(diǎn)，對(duì)檔案形成更加全面準(zhǔn)確的描述，使用者可以通過(guò)檢索系統(tǒng)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行及時(shí)訪問(wèn)，結(jié)合檢索要求，提供更加準(zhǔn)確全面的服務(wù)。同時(shí)通過(guò)對(duì)資料信息的深入分析，能夠按照實(shí)際需求，為使用者提供定制服務(wù)，提升服務(wù)效果。在管理過(guò)程中要充分結(jié)合企業(yè)管理運(yùn)行實(shí)際，提供精準(zhǔn)的檢索方案，能夠?qū)n案資料進(jìn)行準(zhǔn)確定位，提升服務(wù)效率。

四、企業(yè)檔案利用服務(wù)研究探索

（一）提升對(duì)檔案利用服務(wù)的重視。在實(shí)際管理工作中，檔案管理部門過(guò)于重視檔案的存儲(chǔ)工作，不能對(duì)檔案資料進(jìn)行合理的開發(fā)利用，管理形式相對(duì)落后，只能進(jìn)行相應(yīng)的查詢調(diào)閱服務(wù)，同時(shí)相關(guān)服務(wù)工作的開展缺乏有效的支持，不能為使用者提供便捷的服務(wù)。這就要求企業(yè)管理部門加強(qiáng)對(duì)檔案資料利用服務(wù)的重視，制定相應(yīng)的制度對(duì)管理過(guò)程進(jìn)行有效規(guī)范，充分整合檔案管理資源，對(duì)利用服務(wù)工作提供有效的支持。要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理形式，充分結(jié)合企業(yè)發(fā)展形勢(shì)，對(duì)管理工作進(jìn)行科學(xué)的指導(dǎo)，合理利用先進(jìn)技術(shù)，加大對(duì)檔案資料的開發(fā)力度，實(shí)現(xiàn)管理水平的提升。同時(shí)要制定完善的檔案服務(wù)機(jī)制，為使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為各個(gè)管理部門提供有效的管理決策依據(jù)，提升企業(yè)整體的經(jīng)營(yíng)管理效率。

（二）完善管理機(jī)制。檔案管理部門要充分結(jié)合檔案利用服務(wù)工作的實(shí)際需求，建立完善的管理機(jī)制，為利用服務(wù)工作提供有效的制度保障。對(duì)相關(guān)工作流程進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范，根據(jù)實(shí)際工作需求，制定合理的工作標(biāo)準(zhǔn)，使利用服務(wù)工作能夠得到切實(shí)落實(shí)。同時(shí)要制定完善的監(jiān)管機(jī)制，對(duì)管理過(guò)程進(jìn)行有效的監(jiān)管，保證管理制度能夠得到高效執(zhí)行，推動(dòng)利用服務(wù)工作能夠取得良好的效果。要制定完善的考評(píng)機(jī)制，特別對(duì)檔案服務(wù)工作的開展效果進(jìn)行全面的考核，形成有效的反饋，對(duì)服務(wù)工作進(jìn)行針對(duì)性的優(yōu)化和調(diào)整，提升服務(wù)水平。管理機(jī)制的制定要充分結(jié)合通信企業(yè)的實(shí)際需求，要加強(qiáng)與各個(gè)職能部門和項(xiàng)目施工部門的協(xié)調(diào)，通過(guò)制定完善的協(xié)作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行數(shù)據(jù)信息的全面收集，提升各個(gè)管理環(huán)節(jié)對(duì)檔案工作的重視，推動(dòng)整體檔案管理水平的提升。同時(shí)要結(jié)合部門管理實(shí)際，進(jìn)行資料收集整理標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)制定，形成統(tǒng)一的檔案編制形式，并進(jìn)行數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)變，能夠借助信息技術(shù)，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和流程，推動(dòng)各個(gè)管理環(huán)節(jié)高效開展，有效提升管理效率。同時(shí)要提升服務(wù)意識(shí)，結(jié)合實(shí)際需求對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，制定完善的線上檔案操作流程，使用者能夠根據(jù)自身工作需求，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑對(duì)檔案資料進(jìn)行檢索、調(diào)用等服務(wù)，提升服務(wù)效率。

（三）加強(qiáng)檔案開發(fā)。當(dāng)前的檔案管理工作中，檔案資料得不到有效的開發(fā)利用，只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理、編制和存儲(chǔ)工作，不能為企業(yè)管理運(yùn)行提供相應(yīng)的支持。而隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的波動(dòng)，企業(yè)面臨著嚴(yán)峻的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力，提升檔案管理水平，已經(jīng)成為提升競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，能夠?yàn)榻?jīng)營(yíng)管理活動(dòng)提供可靠的依據(jù)和參考。這就要求管理部門轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，加強(qiáng)對(duì)檔案資料的開發(fā)，充分挖掘其中的價(jià)值信息，并進(jìn)行科學(xué)的編制。要制定完善的資料信息收集標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)管理活動(dòng)的全面覆蓋，并對(duì)資料信息的形式進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，提升資料收集效率，保證資料的全面真實(shí)。特別是對(duì)通信企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案資料能夠?qū)ζ髽I(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和科研工作提供有效的支持，加大對(duì)檔案資料的開發(fā)，要積極利用信息技術(shù)手段，如大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)大量資料信息進(jìn)行細(xì)致的處理分析，準(zhǔn)確提取價(jià)值信息，形成全面的數(shù)據(jù)信息庫(kù)，充分滿足各個(gè)職能部門和員工對(duì)檔案的使用需求，提升檔案的利用率。

（四）創(chuàng)新服務(wù)形式。檔案管理部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)服務(wù)效果的提升。要對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)進(jìn)行深入研究，充分提取相關(guān)職能部門的意見建議，對(duì)服務(wù)模式進(jìn)行科學(xué)的優(yōu)化和改進(jìn)，能夠滿足經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的需求。同時(shí)要利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案服務(wù)體系進(jìn)行科學(xué)完善，建立信息化檔案管理平臺(tái)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際需求，完善檢索機(jī)制，滿足企業(yè)發(fā)展需求。同時(shí)要借助網(wǎng)絡(luò)渠道，實(shí)現(xiàn)管理平臺(tái)的在線訪問(wèn)，通過(guò)對(duì)使用者設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)過(guò)程的安全高效運(yùn)行。隨著企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模和業(yè)務(wù)范圍的不斷擴(kuò)大，管理運(yùn)行中的數(shù)據(jù)資料不斷增多，加大了檔案管理壓力，要科學(xué)利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)，對(duì)信息化管理平臺(tái)進(jìn)行科學(xué)升級(jí)，減少硬件投入，提升運(yùn)行效率。

（五）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。當(dāng)前檔案管理工作人員的配置不夠科學(xué)，存在缺乏專業(yè)素養(yǎng)和信息技術(shù)的現(xiàn)象，不能對(duì)信息化管理流程進(jìn)行科學(xué)的管理和操作，使得服務(wù)水平無(wú)法得到有效提升。這就要求檔案管理部門加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)教育，深入企業(yè)生產(chǎn)管理一線，提升對(duì)企業(yè)實(shí)際運(yùn)行環(huán)節(jié)的了解，提升管理水平。對(duì)于通信企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)管理活動(dòng)具有較強(qiáng)的技術(shù)性和專業(yè)性，而大多數(shù)檔案管理人員對(duì)技術(shù)文件等專業(yè)性較高的檔案資料，不能進(jìn)行科學(xué)的整理分析，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)資料中存在的問(wèn)題。這就要求管理人員加強(qiáng)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的認(rèn)識(shí)，利用自身檔案管理專業(yè)知識(shí)，形成對(duì)通信檔案的科學(xué)管理。同時(shí)要積極吸引優(yōu)秀人才加入檔案管理隊(duì)伍，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，提升管理人員的福利待遇，為其提供廣闊的才華施展空間，并結(jié)合激勵(lì)政策的制定，提升崗位吸引力。

五、結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)在檔案利用服務(wù)工作中的科學(xué)應(yīng)用，能夠有效提升檔案利用率和服務(wù)水平，為企業(yè)的發(fā)展提供高效的支持。管理部門要結(jié)合企業(yè)實(shí)際，提升服務(wù)意識(shí)，合理利用信息技術(shù)，對(duì)管理工作進(jìn)行科學(xué)完善，推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展。