關于干部人事檔案數據庫建設與運用的設想

文/內蒙古自治區呼和浩特市干部人事檔案中心 章潤潤 劉燕斌

在社會主義市場經濟條件下，隨著政治、經濟體制的改革和用人制度的不斷完善，干部人事檔案工作面臨著新的形勢和任務，既有現實困難，又有發展機遇。因此，如何在新的歷史條件下正確分析和認識干部人事檔案工作的價值和存在的問題，抓住發展機遇，完善工作體系，探索管理方法以適應新時代的進步和發展，充分發揮干部人事檔案工作的作用，更好地為社會主義現代化建設服務，是擺在干部人事檔案工作者面前的重要課題。2018年11月28日，中共中央辦公廳重新修訂印發了《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》），《條例》作為一項重要的基礎性黨內法規，對干部人事檔案工作進行了全面規范和系統完善，《條例》的出臺和施行符合新時代干部人事檔案管理的根本要求，是全面從嚴治黨的應有之義，也是各級干部人事檔案工作人員應該遵循的法規和不斷開拓創新的根本依據。

《條例》注重干部人事檔案的效用發揮，豐富完善干部人事檔案內容，增加檔案信息化建設和信息資源開發要求，從而為全面歷史辯證地評價干部提供翔實的檔案信息。我們有理由相信，檔案信息化的建設和發展，必將為干部資源配置、領導班子建設、干部隊伍宏觀管理、組織人事工作規律研究等各項組織工作提供安全、精準、高效的服務。干部人事檔案信息化建設離不開干部人事檔案數據庫建設，干部人事檔案數據庫是干部人事檔案信息化建設的關鍵和核心內容，因此對干部人事檔案數據庫的建設顯得格外重要和緊迫。

一、背景意義

近期黨內多項法規的修訂印發，特別是在組織建設、干部工作、人才服務等方面出臺了一系列與干部人事檔案工作密切相關的具體法規，充分表明干部人事檔案工作在逐步邁向科學化、制度化、規范化的同時，服務黨的建設各項工作的重要性。隨著科學技術水平的不斷進步，大數據在各領域各行業得到了廣泛應用。筆者認為，將大數據和干部人事檔案管理有機結合，是當前和今后一個時期干部人事檔案工作的必然發展趨勢。具體到實際，現階段一些地區的檔案信息化建設程度還不高：一是停留在由紙質檔案轉化為數字檔案上，即通過對紙質檔案的掃描，形成相應的電子圖片，將形成的電子圖片經過一定的技術處理和編輯排序等操作，保存在計算機、光盤等存儲介質中，并與檔案管理軟件進行整合，從而形成數字檔案。在實際工作中，對數字檔案的利用也僅僅是調取紙質檔案的掃描圖片和個人基本信息，其價值也是以永久保存備份或作為紙質檔案的佐證材料為主。二是個人檔案的數據主要來源于組織系統內設的組織、干部、人才等業務部門，由于各部門工作重點不同，對個人信息等數據的收集各有側重，從而造成各部門間數據不統一，這些數據有時可能會與實體檔案、個人真實情況存在不符或有偏差。隨著各項工作逐步向前推進，一個部門的數據發生變化后，其他部門有時不能第一時間掌握，很有可能會出現“忙時用、用時問、閑時忘”的現象，檔案數據的運用價值發揮不明顯。三是專業化人才儲備不足，數據庫建設管理專業人才缺乏，檔案管理人員知識單一，從事檔案工作的人員接觸的以紙質檔案居多，對于了解掌握檔案信息化建設知識技能有限，特別在信息化建設思路、理論知識儲備、檔案工作視野等方面存在局限性。總體上看，當前檔案工作由數字化向信息化轉變任重道遠。

提升檔案信息化建設程度，充分挖掘檔案數據庫的利用價值，是檔案工作同仁們值得深思、探索的一個永恒課題。理想狀態下的數據庫不僅能夠反映個人的德、能、勤、績、廉等方面情況，還可以橫向關聯，形成以個人為中心、以時間為節點，輻射與之相關的社會歷史事件，從而體現其在當時事件中發揮的作用和貢獻的數據網，為服務組織、干部、人才等各項工作提供快、準、全的檔案信息，為教育培養、選拔任用、監督管理干部和評鑒人才提供重要數據支撐。因此，檔案信息化的建設發展，可積極推進檔案管理和組織工作適應新時代，邁向新臺階，走在最前沿。

二、建庫用庫設想

基于當前檔案信息化建設現狀，結合檔案管理發展趨勢和組織工作實際，我們設想由檔案管理部門牽頭，建設檔案信息數據庫，并進行管理和維護。通過前期制作和各部門支持配合，建成后的數據庫可為所需部門提供準確可靠、更新及時的數據，同時也能提供便捷高效、擁有智能化處理能力的管理系統，為新時代組織工作提供堅實可靠的數據支援。

（一）數據庫的建立。干部人事檔案數據庫設想初步分為個人數據庫和公共數據庫兩個模塊。建立的個人基礎數據庫，能夠反映干部個人政治素質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況，這些數據來源于紙質檔案，保證數據既真實可靠又可追溯，由這些數據形成個人基礎數據庫。公共數據是反映突發事件、群體性事件、急難險重任務等情況，數據來源于各大主流媒體和相關文件材料，形成以文字、圖像、影像等資料為主的公共數據庫。我們設想的公共數據庫是作為個人數據庫的重要補充，能夠全面、直觀、形象地展示與個人相關的重大事件，從而分析個人在此類事件中的實際表現，全面展示個人的政治立場、應急處突、思維決策等方面工作能力。比如舉全國之力應對新冠疫情防控工作，通過建立重大事件數據庫，結合個人基礎數據庫，全面準確分析，形成科學的數據參數，為教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才提供重要基礎信息，充分展示以上公共數據的重要性。

（二）數據庫的管理維護。數據的安全準確、及時有效是保證教育培養、選拔任用、管理監督干部，和評鑒人才等各項工作有機銜接、步調一致的重要基礎，因此，對數據庫的管理和維護尤為重要。為確保數據的唯一性、準確性、安全性，我們設想建立的數據庫應由檔案管理部門負責管理和維護，當干部個人信息發生變動時，相關部門應將涉及個人變更的信息資料，通過數據庫專網及時傳送到檔案管理部門，由檔案管理部門指定專人進行數據庫更新維護，確保數據更新及時，信息安全準確。

（三）數據庫的運用。本設想只討論在組織系統內的運用。具體分為以下幾個方面：一是提供數據參考。根據各科室部門工作需要，可提供不同內容的數據包，這個數據包能高效準確服務于各科室部門。二是在實際工作中的運用。通過運用數據管理，使干部的管理、使用、考核、監督等工作更加客觀、科學、量化。隨時收集干部日常工作、廉潔自律、參加重大任務（涵蓋公共事件數據庫展示影像資料）、學習培訓、獎懲等情況，做到數據齊全完整。在人員選拔任用時，結合各單位選人用人實際，通過運用大數據智能化分析得出結論，提供參考。比如，在黨政領導干部任用時，根據《黨政領導干部選拔任用工作條例》中第五十五條規定的：“黨政領導干部任職回避制度。任職回避的親屬關系為：夫妻關系、直系血親關系、三代以內旁系血親以及近姻親關系。有上列親屬關系的，不得在同一機關擔任雙方直接隸屬于同一領導人員的職務或者有直接上下級領導關系的職務，也不得在其中一方擔任領導職務的機關從事組織(人事)、紀檢監察、審計、財務工作。”通過大數據分析，直觀顯示是否符合任職回避規定。在人員考核評比時，通過大數據分析，對干部的工作實績、參加重大任務、日常表現等進行分析，按照一定的賦分規則，得出客觀分，然后通過民主測評、個人談話等情況得出主觀分，依據兩者比重，得出最終分值，將考核結果進行量化。

（四）運用數據庫的優勢。當前，對干部的考察分析，主要是通過查閱紙質檔案進行分析，效率低，不利于紙質檔案的保護，很容易造成信息泄漏，而數據庫集合了個人數據、公共數據兩大模塊，形成了一個大數據網，將個人工作經歷與參與經濟社會建設進行關聯。結合干部管理使用相關規定，能夠提取相應信息，這些信息主要包括個人事項、社會關系、特長與不足、主要成績等方面。通過信息比對，從而準確、高效、安全地分析哪些干部符合任職要求，或者根據職務列出適合人選，從而達到為干部使用管理提供重要參考依據之目的。

三、工作設想

（一）進一步加強學習交流。經過近幾年的工作發現，一些地區儲備人事檔案專業知識的途徑主要依靠以工代學，專業化隊伍建設途徑單一，地區與地區、部門與部門、地區與部門之間相互交流學習較少，而且僅限于紙質檔案的管理與應用，從事人事檔案管理人員的專業技能與信息化發展明顯加快的步伐相差甚遠。我們設想，若條件允許，可由檔案主管部門組織相關人員赴檔案信息化建設較為發達的地區參觀學習交流，切實增強知識儲備，拓寬工作思路，促進干部人事檔案穩步提升。充分利用干部教育資源，聘請高校信息化方面專業教師授課，讓專業干部掌握信息化技術，提升專業素質與能力，適應新時代信息化發展需要。

（二）進一步論證完善方案。鑒于我們工作經驗還不夠豐富，知識儲備不全面，專業技能還需加強，提出此方案設想可能會存在認可度不高、方案涉及面窄、推行難度大等問題。下一步還需結合工作實際，繼續深入調查研究，廣泛吸取意見建議，充分進行論證，完善改進工作方案。

（三）進一步加強溝通互聯。在以個人基本信息為基礎建立數據庫的同時，還需對組織部門各業務科室數據庫格式進行統一關聯，理想狀態下做到行業內所有數據類型一致，文件格式一致，審核標準一致，工作流程一致，確保收集的數據更加全面、客觀、準確、有效。只有這樣，才能更好發揮數據庫作用，便于數據的運用。

（四）進一步完善各項制度。據悉，目前數據的更新主要依靠數據管理部門主動上門收集，有時存在數據更新不及時，數據管理難度大等問題，數據管理部門的作用發揮不明顯。我們想的是，下一步應轉變工作思路，建立健全由被動收集向主動獲取轉變的相關制度，由組織系統業務部門將變更數據及時傳輸到檔案管理部門，保證數據庫更新及時，準確可靠，高效發揮檔案數據庫管理部門的職能職責。