綠色環(huán)保模式下辦公室檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀及對策
——以高職院校為例

隨著網(wǎng)絡信息技術不斷發(fā)展，當前大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為高等院校辦公室檔案管理的重要趨勢，大數(shù)據(jù)與辦公室檔案管理的有效結合，進一步提升了檔案管理的數(shù)字化信息化水平和檔案資源的開發(fā)效率，有效節(jié)約了資源，進一步提升了資源的利用效率。當前綠色環(huán)保已經(jīng)成為高職院校辦公室檔案管理的重要理念，在綠色環(huán)保模式之下，高職院校辦公室檔案管理正在向著規(guī)范化方向發(fā)展。

一、高職院校辦公室檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀

辦公室作為高職院校的綜合部門，不僅負責各項行政事務，同時還需要與各個部門進行溝通和協(xié)調(diào)，確保學校的各項工作能夠正常運轉。

（一）檔案管理內(nèi)容。辦公室所管理的檔案主要是高校黨委、工會、團委、行政部門組織召開的各種會議文件、會議紀要以及學校相關部門出臺的總結工作計劃和上級部門對于本學校行政管理人事安排的文件材料，這些文件材料都需要妥善保管。按照檔案管理要求，辦公室檔案管理主要是履行檔案收集、整理、立卷歸檔、借閱相關職能。一是辦公室檔案收集整理，在檔案收集和整理過程中，一定要確保收集上來的檔案是當前高校的主要工作重點，并具有一定的價值。二是按照文件的種類和重要性進行立卷歸檔。如果辦公室檔案歸檔毫無章法，不僅會影響檔案的實際利用價值，也會對檔案檢索造成困難，因此在歸檔過程中，一定要做到科學分工，明確重點。三是辦公室檔案的借閱與收回。辦公室涉及的檔案很多具有利用價值，因此避免不了其他部門的借閱和使用，這就需要具體工作人員要做好把控工作，對于符合借閱條件的應當做好借閱登記，對于不符合借閱條件的，應該在辦公室進行閱覽。閱覽完畢之后，馬上收回，確保檔案信息資源的安全。

（二）檔案管理規(guī)范化不足的表現(xiàn)。近年來，各高職院校在辦公室檔案管理規(guī)范化方面雖然取得了一些成就，但當前多數(shù)高職院校辦公室檔案管理依然面臨規(guī)范化不足的問題，突出表現(xiàn)在以下方面：第一，高職院校辦公室檔案管理規(guī)范化制度不夠完善。高職院校辦公室作為綜合部門，雖然檔案管理作為其工作內(nèi)容之一，但由于主要領導不重視，導致辦公室檔案管理工作缺少制度依據(jù)。在檔案管理規(guī)范化建設方面，主要依據(jù)的是學校檔案部門出臺的檔案管理制度，并沒有針對辦公室檔案管理特點形成相應的配套制度，在具體工作落實時，很多檔案制度與辦公室實際檔案規(guī)范化管理，還存在一定的沖突。加之檔案部門在業(yè)務指導方面更多的是針對本校的檔案管理部門，很少針對辦公室進行專業(yè)的業(yè)務指導，辦公室在檔案制度建設方面缺少相應的指導，很多制度形成與學校檔案管理工作整體推進還存在一定的出入。第二，辦公室人員調(diào)動過于頻繁，影響檔案管理效果。檔案管理規(guī)范化建設是一項系統(tǒng)的長期工程，需要專人負責，并在工作中不斷總結經(jīng)驗，提出好的辦法，這樣才能進一步提升辦公室檔案管理規(guī)范化水平。由于高職院校辦公室人員變動較為頻繁，在檔案管理方面，很多由辦公室其他職能人員兼任，這些人員承擔著辦公室其他工作，在工作過程中，只是將檔案管理規(guī)范化工作作為其中一項。由于對于檔案管理工作規(guī)范化重視程度不足，缺乏責任心，很多重要的檔案和文件無緣無故遺失或放錯地方，一旦需要查閱這些檔案文件，短時間難以找到，嚴重影響了檔案作用的發(fā)揮。第三，辦公室在檔案管理過程中還存在一定的風險隱患。辦公室多數(shù)檔案具有長期的價值，因此在管理期限達10年以上，這就需要為這些檔案管理提供必要的硬件條件和環(huán)境，這些環(huán)境包含足夠的空間，防病蟲害、防濕防潮、防火防盜等，如果某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，對于紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的影響是致命的，并且很多紙質(zhì)檔案具有特殊的意義和價值，雖然對其進行了復制和掃描，但仍然有部分紙質(zhì)檔案需要長期保存，在保存過程中風險時時存在，一旦具體工作人員沒有做好相關工作，就會影響紙質(zhì)檔案的管理效果。

二、綠色環(huán)保模式下檔案規(guī)范化管理的對策

綠色環(huán)保模式下，要求高職院校辦公室檔案規(guī)范化管理要按照節(jié)能環(huán)保的方向發(fā)展，并樹立綠色檔案管理理念，以最小的投入換取最佳的檔案資源管理效果，實現(xiàn)檔案價值的最大化。在具體辦公室檔案規(guī)范化管理過程中，需樹立綠色管理理念，融入現(xiàn)代信息技術，增強管理人員的環(huán)保意識，提升工作人員的能力和水平。

（一）樹立綠色檔案管理理念。從檔案管理的未來發(fā)展趨向看，以綠色環(huán)保模式來落實檔案管理工作是改革的重點方向之一，在檔案管理過程中，辦公室工作人員應該樹立綠色檔案管理理念，以網(wǎng)絡信息技術為基礎，對現(xiàn)有的檔案資源進行數(shù)字化和信息化建設。在具體工作中，廣大辦公室工作人員在從事檔案工作時，要看到網(wǎng)絡信息技術對于檔案信息管理的重要影響，將綠色檔案工作落到實處，以檔案電子化作為主要抓手，減少紙質(zhì)檔案數(shù)量，實現(xiàn)節(jié)能、環(huán)保、減排。同時要引進一批先進的計算機設備，實現(xiàn)電子檔案物質(zhì)化管理，對于檔案資料傳輸和利用盡量通過網(wǎng)絡途徑減少重復打印和復印，節(jié)省設備成本、紙張成本和人工成本，體現(xiàn)節(jié)能環(huán)保理念，積極響應綠色檔案管理。

（二）構建信息化檔案管理系統(tǒng)。當前高職院校辦公室在檔案開展過程中，由于沒有形成相應的檔案信息化管理系統(tǒng)，造成檔案管理混亂，因此有必要在學校主要領導的支持下，與校外第三方企業(yè)根據(jù)高職院校辦公室實際需要，與學校檔案部門共同開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)。在檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)過程中，考慮到辦公室檔案管理的現(xiàn)實特點，將規(guī)范化要求與數(shù)字化建設緊密結合，實現(xiàn)辦公室檔案資源管理的全程電子化。在具體的檔案信息系統(tǒng)開發(fā)和利用過程中，要不斷總結經(jīng)驗，實現(xiàn)檔案管理場所的綠色環(huán)保，提升檔案資源管理的環(huán)境質(zhì)量，實現(xiàn)檔案長久保存的目標。

（三）構建更為完善的制度體系。高職院校辦公室檔案規(guī)范化管理需要制度支持，同樣要想落實綠色環(huán)保模式，也需要完善相應的制度體系。首先，高職院校要從辦公室檔案管理規(guī)范化角度出發(fā)，對現(xiàn)有的檔案管理制度進行系統(tǒng)梳理。發(fā)現(xiàn)不符合辦公室檔案規(guī)范化管理的制度，要及時加以匯集，對于與綠色環(huán)保模式相沖突的檔案管理制度和機制也要及時進行調(diào)整和完善。同時對于當前辦公室信息化檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)的新問題、新情況，要以制度的形式加以完善，并要求工作人員嚴格執(zhí)行相應的制度，避免在檔案管理過程中造成不必要的損失和浪費。完善檔案信息系統(tǒng)維護和更新制度系統(tǒng)的穩(wěn)定性和持續(xù)性。其次，加強管理人員的制度教育，讓管理人員在檔案日常管理過程中樹立制度意識和節(jié)約意識。

（四）提升管理人員的業(yè)務素質(zhì)。高職院校辦公室承擔的任務非常繁重，各項工作都需要盡心盡力完成，而且工作內(nèi)容和工作方式還存在很大的差別，這就需要辦公室業(yè)務人員具備較高的綜合素質(zhì)和能力，才能夠高質(zhì)量完成各項工作。隨著辦公室管理水平的不斷提升，對辦公室人員綜合業(yè)務能力提出了更高要求，需要辦公室人員及時更新知識體系，運用現(xiàn)代化的管理方式和管理方法來加強檔案管理工作。同時能夠靈活運用綠色環(huán)保模式提升高職院校辦公室檔案管理水平，以規(guī)范化作為管理目標，實現(xiàn)辦公室檔案資源的科學合理利用，更好地推進高職院校建設。

總之，網(wǎng)絡信息技術背景下，高職院校辦公室要以綠色環(huán)保的檔案管理模式作為建設方向，堅持綠色檔案管理理念，不斷提升檔案管理的數(shù)字化、信息化和規(guī)范化水平，實現(xiàn)檔案管理工作與網(wǎng)絡信息技術有效融合，并以節(jié)能環(huán)保作為檔案工作的重要目標，更加科學合理地利用檔案信息資源。