對國有企業檔案利用服務的思考

國有企業檔案管理體系建設的最終目的，是實現檔案信息資源的有效利用。企業檔案的利用服務是指采用多種有效的方式，直接提供企業檔案及其信息加工材料，及時準確地滿足用戶對企業檔案的利用需求。企業檔案是企業信息資源的重要組成部分，怎樣最大限度地利用檔案，使之更好地服務企業，是檔案工作者當前必須思考的問題。

一、國有企業檔案管理現狀和不足

在企業逐漸發展壯大中，檔案管理水平與企業發展水平存在著不適應性的狀況。

（一）檔案意識淡薄。由于人們對檔案的價值和作用認識不足，認識不到檔案的重要性和必要性，認為檔案是以前的東西，沒有可利用的價值，嚴重制約了檔案管理水平的提高。另外，由于對檔案和檔案工作不熟悉，相當多的企業職工不能自覺地利用檔案。

（二）檔案基礎工作不到位。首先，歸檔材料不齊全、不規范、不及時。其次，在檔案材料整理中，案卷分類不科學，組卷不合理，沒有按照文件的形成規律有機聯系組卷。檔案出現缺頁及編碼低級錯誤。

（三）檔案管理手段落后，尚未進行檔案信息化建設。隨著企業計算機技術、網絡技術的廣泛利用，形成了大量的電子檔案。目前企業傳統的檔案管理手段已遠遠不能適應，國有企業在檔案電子化方面做的不夠，未建立起電子檔案。

（四）管理人員素質普遍偏低。檔案管理者很多沒有職業發展規劃，學歷不高，業務水平低，待遇相對偏低，有的對檔案業務不熟悉，有的對檔案業務一知半解，認為檔案工作無實惠，沒出息，不安心工作，人員流動性大。企業只重視檔案管理人員的使用，輕視專業技術業務培訓。

（五）管理與利用服務沒有有效結合。企業檔案普遍“重保管輕利用”，習慣采用手工管理方式，較少利用現代化的管理手段，很多企業沒有實行檔案信息化系統，檔案服務和管理多是被動行為，沒有開展檔案編研工作，檔案資源開發利用較少，檔案成為“死檔案”，檔案價值無法有效體現，檔案工作成為可有可無的工作，形成“邊緣化”狀態。

二、國有企業檔案信息資源利用策略

隨著企業發展，檔案數量越來越多，數量的龐大給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質量，檔案利用工作應該適應這種變化，更新觀念，通過先進的技術提高檔案利用效率和質量，滿足快速提供檔案信息服務的需要，有效解決新形勢下出現的新問題。

（一）國有企業檔案的利用要和企業發展規劃和工作重點保持一致。國有企業檔案要圍繞企業的生產、經營、科研、企業文化建設等發展的全過程，做到有的放矢 ，著眼企業發展的關鍵環節和重要部門，充分利用規范化、信息化的檔案資源，圍繞企業工作大局和企業群眾切身利益的重大專題，開展檔案信息的深度加工和專題編研工作，不斷為企業的決策提供優質高效的服務。

（二）創新檔案開發利用理念。企業檔案與企業的生產經營和生存發展息息相關。檔案信息資源開發利用，其價值和作用才能充分發揮，使潛在的生產力轉換為現實的生產力。作為檔案工作人員，對新時代的檔案管理工作所發生的變化要有正確的認識，要與時俱進，不斷學習，克服舊的觀念，堅定信心，將檔案當成寶貴的信息資源，給企業帶來經濟效益和社會效益。

（三）加強宣傳，引導人們利用檔案。利用企業內網、報刊、展板等宣傳媒體加強宣傳。宣傳檔案的產生、發展和利用等基本知識，積極配合重要紀念日，重大歷史事件，企業重大活動，利用檔案信息資源廣泛宣傳檔案工作，使領導、員工了解、關心、重視、支持檔案工作。

（四）研究利用者對檔案信息的需求，提高檔案利用率。

研究者、工作查考者和個人查證者之間的檔案利用服務需求特點各有不同。對不同需求要求分別采取不同的方式對待，以滿足他們的獲得感。研究者利用檔案是為了獲取可供研究使用的材料，我們需要提供深層次的加工材料，例如檔案編研、專題材料，對于工作查考者和個人查證者為了解決某一問題所需要的憑證，我們詳細與利用者進行溝通，了解咨詢問題的重點，確定檢索的深度和廣度，提高檔案利用率。

（五）以人為本，為利用者提供高效優質的服務。提供給利用者一個明亮、舒適、衛生的閱覽環境，閱覽室配備適量的技術先進、速度快、安全環保的電腦、打印機、復印機、掃描儀等硬件設備，這些設備能夠保證利用者全面、及時、準確地查找相關檔案信息，保證檔案的價值最大化利用。

（六）要不斷提高檔案人員的業務水平。檔案人員只有熟悉檔案室藏內容，了解企業、部門的需求，才能把握檔案利用者的主動權，提高自己的服務水平。一名合格的檔案員要有良好的職業道德，高度的責任感和敬業精神，嫻熟的業務能力，且具有創新精神。從而形成人人鉆業務，個個比工作、比技能、比奉獻的良好工作氛圍。

（七）要加強檔案室的基礎業務建設。定期對室藏結構進行規劃，保證不同時期、不同類別的檔案安全存放。整理檔案必須保持文件之間的有機聯系，經常對檔案實體進行整理，將零散的和需要進一步條理化的文件進行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體。努力開展檢索服務，建立完善的檢索系統。本著“便于保管，方便利用”的原則，對室藏檔案進行數字化加工整理，對光盤、膠卷存儲數據備份。同時做好檔案的鑒定、統計、銷毀工作。

（八）加強檔案工作的規范化、標準化。檔案工作的標準化是實現檔案管理現代化的基礎，是提高檔案利用效率的有效措施，也是實現檔案信息資源共享的重要保障。在信息資源不斷擴充、人們對信息資源的要求越來越廣泛的條件下，檔案管理要實現規范化、標準化、科學化的目標管理。明確整理規范，安全保密、借調閱等工作規范和各項要求，只有檔案管理工作達到系統化、規范化、標準化，檔案的利用服務才能發揮最大的作用。

（九）要加強電子檔案的利用，實現檔案信息數字化、網絡化。電子檔案是數字化形式，其內容信息可與它的載體分離，可以從一個載體復制到另一個載體，可以從這臺計算機傳輸到另一臺計算機。因此電子檔案利用過程中的保密與安全是十分重要的。采用的利用方式，應視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式，依據電子檔案內容的密級層次，進行有效管理。對于提供拷貝的制作，系統應對利用過程進行跟蹤監控，并進行利用登記。利用現代化信息技術，對傳統載體檔案進行數字化處理，實現多媒體存儲和海量存儲，使不同時空下的檔案信息資源得到充分的共享。

（十）要開發檔案利用途徑的多樣性，發揮檔案的多功能服務。隨著企業經濟的發展，檔案利用者要求檔案部門能提供二次檔案信息，甚至是深加工的三次信息。為了適應這一新的需求特點，目前檔案信息資源開發利用，除了室內提供紙質檔案查閱、檔案外借、檔案復本、檔案信息報道、檔案陳列、編研服務之外，更要開辟情報服務、檢索服務、專題服務、咨詢服務、制發檔案證明等新型服務方式。同時將圖書、情報、檔案實現一體化管理，利用者在檔案室就可以找到所需全部信息資源，減少不必要的冗余環節，這樣一來，檔案部門可以加強與各部門之間的聯系，促進信息資源的優化管理，更好地服務本單位的中心工作，并且這一管理符合科學發展觀，將是檔案信息資源利用服務的一個趨勢。

三、結語

企業檔案利用服務是企業檔案工作的窗口，其工作成效在很大程度上影響企業檔案部門及其工作人員的形象。檔案利用服務能增強企業競爭力，推動企業自主創新，建設企業文化和滿足企業知識管理的需要。檔案利用工作要改變傳統的利用模式，順應時代需求，以人為本，拓展職能，深化服務，滿足企業多層次、多樣式的信息需求，使檔案工作更好地為企業可持續發展服務。