商用航空發動機產品型號檔案整理保管方式探索

商用航空發動機產品是典型的大型復雜機械系統，航空發動機研制是個系統工程，需要踐行“小核心、大協作”的產品研制戰略，商用航空發動機行業具有技術要求高、結構復雜、多學科、多部件耦合的特點，這些特點決定了商用航空發動機產品型號檔案管理的特殊性和復雜性。商用航空發動機產品型號整理和保管有其自身的特點和要求。

一、產品型號檔案整理方式研究

（一）化整為零，區分文件階段。商用航空發動機產品型號檔案管理要與產品研制緊密結合，充分融入產品研制過程中，同步收集，階段組卷。在商用航空發動機研制過程中，構型基線與研制階段緊密聯系，產品的全生命周期的不同階段，規劃不同基線類別，將產品文件納入基線進行管控，通過基線實現產品文件階段分類，商用航空發動機產品型號檔案收集、整理、組卷利用等全生命周期管理工作與產品構型基線管理同步開展，避免因產品研制周期長導致的產品文件歸檔缺漏項問題，從而充分保證商用航空發動機產品型號檔案的完整性。

（二）理清關系，清晰分類原則。商用航空發動機產品文件具有數量大、類型多的特點，如何合理分類是產品文件檔案管理的難點。按照《國家科技重大專項（民口）管理規定》（國科發專〔2017〕145號），結合商用航空發動機產品市場化、專業化的特點，商用航空發動機產品型號檔案按照文件類型可分為管理類文件、技術類文件、多媒體文件、實物文件。其中管理類文件中涉及產品項目前期立項、結題驗收文件、供應商管理控制文件、適航取證管理文件、客戶服務、市場銷售文件等，技術類文件即在產品設計、試制、試驗、適航取證各階段產生的技術報告、圖樣、工藝文件、試驗文件、質量文件等，多媒體文件是指在商用航空發動機產品研制全過程產生的有價值的底片、錄像帶、錄音帶等聲像文件；實物文件是產品樣品、標本等實物的實體及管理目錄等文件。在對產品文件開展階段性整理組卷歸檔時，要按照文件類型分門別類梳理，確保歸檔文件雜而不亂，繁而有序，全面完整。

（三）把握標準，規定組卷方式。目前，商用航空發動機產品型號檔案仍然沿用雙套制的管理模式，電子文件和紙質實體文件記錄在同一條條目信息中，對于紙質文件管理，一方面強調組卷方式標準化、規范化，按照“分階段-劃類型-組案卷-排順序-給檔號-成目錄”的總體原則制定文件組卷操作指導書；另一方面按照科技檔案標準要求制定標準化的格式范本，直觀展現紙質歸檔文件的格式要求，確保歸檔文件規范性。對電子文件管理，在檔案系統中進行紙質檔案組卷同時對電子檔案進行檢查，對掛接歸檔的電子全文數據進行完整性、準確性檢查，從而構建電子案卷，最終形成完整的產品型號檔案全宗。

（四）利用平臺，優化整理操作。充分利用檔案管理系統功能改善檔案整編工作方式，提升檔案整理歸檔效率：對不同系統、來源的歸檔電子文件按組建規則組成“件”；按照分類方案（規則）的自動分類；對于各部門提交歸檔的數據，可以進行組卷、合卷、拆卷、案卷調整等整理操作；按分類和編號規則分配檔案號；支持檔號生成、清除、調整、管理等功能；實現目錄模板、案卷封面、案卷目錄、卷內目錄、文件級目錄、歸檔文件目錄、檔案盒封面、背脊等多種格式模板制作、調整、批量打印檔表等功能。通過改變傳統手工歸檔模式，大力推動信息化建設，實現檔案整理、整編、組卷、歸檔智能化、便捷化，大大提升了檔案整理歸檔的效率。

二、產品型號檔案保管策略研究

當今產品研制過程依托信息化手段開展，電子文件是產品檔案的主體，電子檔案“單套制”是產品型號檔案大勢所趨，在產品型號檔案管理中，一方面重點關注電子文件保管要求，另一方面也要保證實體產品型號檔案安全、系統、可靠。

（一）管理電子文件，著力實現管理準確、完整、真實、可靠。隨著產品研制信息化程度不斷加深，全三維設計制造已全面應用在產品研制過程中，產品電子文件管理將成為產品型號檔案的重中之重，電子文件管理模式將從“雙套制”向“單套制”逐漸過渡。“單套制”管理與傳統的雙套制管理模式不同，是基于電子文件單軌生成、歸檔、保存、利用全過程管理。信息化手段優化升級是“單套制”管理的技術保障，數字檔案館建設是“單套制”管理的必要條件。對于產品電子文件的管理要圍繞準確、完整、可用、安全四方面開展。一要“準確”，產品電子檔案元數據及相關目錄在電子文件歸檔和管理過程中要真實反映電子檔案的內容、文檔管理屬性和技術信息屬性。這就要求產品數據管理系統與檔案管理系統建立數據交互接口，產品電子文件內容及元數據（技術信息、結構信息、工藝信息等）審簽完成后即時推送至檔案管理系統，保證產品電子檔案的準確性。二要“完整”，產品電子檔案內容、元數據及其結構信息要內容完整、項目齊全，保證結構信息的完整性和電子文件內容完整性。一方面，要在產品數據管理系統部署上線之初定義歸檔要求，明確要求產品電子文件及元數據結構（技術信息、結構信息、工藝信息等）完整歸檔；另一方面，對于產品電子文件管理要轉變觀念，從“管文件”過渡為“管數據包”，檔案管理系統要優化升級，用系統平臺手段支持這一轉變。三要“可用”，產品電子檔案可用性是指產品電子檔案內容能夠長期保存，并被用戶無障礙使用。產品電子文件使用依賴信息化軟硬件環境，產品電子文件的管理運行環境必須具備可繼承性和版本兼容性，在技術設備更新時，及時進行軟硬件環境檢測，保證歷史產品電子檔案的可用性和可追溯性。四要“安全”，產品電子檔案要具有安全保管和長期可用的環境。這要求產品電子檔案管理要構建電子檔案信息安全保障體系，通過安全性檢測、病毒檢測、安全審計、信息備份與恢復等多方面建設保證產品電子文件的安全性。

（二）管理實體文件，大力推動保管安全、系統。一是充分開展紙質產品檔案備份。為保證產品型號檔案文件安全可靠，建立產品型號檔案備份機制，實現產品型號檔案的異質、異地備份，在產品研制各階段對重要的產品型號檔案開展異質備份，將電子檔案輸出為紙質檔案，并按照產品型號檔案整理、組卷規則分階段、分專業、分類型開展預歸檔工作。一方面確保產品配套關系和文件之間的內在聯系，另一方面保證產品型號檔案正式完整、安全可靠。二是重點推進智能檔案庫房建設。檔案庫房是實現產品實體文件安全的必要手段和硬件基礎，為了更好地適應檔案安全性、智能化需求，檔案硬件條件建設也要與時俱進，從檔案存儲智能化、檔案安全智能化、檔案環節控制智能化等方面著手實施，引入檔案庫房一體化智能管理思想，有效整合檔案庫房密集架管理系統、溫濕度監控系統、消毒凈化系統、紅外報警系統、煙霧感應檢測系統、視頻監控系統、門禁系統等模塊功能，實現檔案安全保護“九防”要求，推進檔案管理現代化。