提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略

公司內部的辦公室部門是整個公司的綜合協調機構，因此很多公司的重要管理事務都必須由辦公室來開展處理，辦公室是公司內部政策制定、文件傳達的核心樞紐。因而，從事行政工作的文秘人員要具備極強的行政管理能力，高效處理行政工作。此外，文秘人員要具備一定的計算機操作能力，熟練使用辦公軟件，其中文秘人員的核心能力、寫作能力能夠有效滿足公司內部文案的編制需求，承擔起信息傳達、承上啟下的作用。

一、企業重視文秘工作

通過優化企業內部的組織結構，明晰各部門之間的職責和權限，才能夠為企業的穩定性奠定基礎。辦公室部門是整個企業重要行政管理部門，通過傳達公司經營者的決策意圖，以及實現與各個業務部門、財務部門之間的對接，促進企業投資信息的快速流動和傳輸。隨著企業規模不斷發展，公司也產生了更多新型的辦公室工作任務，尤其是當辦公室內部行政事務較多時，需要增加更多的文秘人員來處理文案寫作工作。辦公室主任要充分重視文秘工作給整個辦公室運營帶來的影響，在招聘文秘人員時，公司的高層領導人員要給招聘工作提供必要的支持幫助，以及提供資金支持。盡可能參與到文秘招聘工作中，以選拔優秀的文秘人才，此外，公司的高層領導人員要為文秘開展寫作和溝通培訓工作，以提高文秘的工作能力，保證公司內部的行政管理工作高效處理。

二、增加文秘人員的數量

由于企業內部業務經營范圍廣、產業鏈長，因而需要聘請大量的工作人員開展業務協調工作。隨著公司內部行政工作量逐步加大，文秘的工作量也在迅速提升，文秘人員經常需要加班來完成日常工作，導致當前很多人員都不愿意從事文秘工作。此外，文秘人員工資待遇不高，行政工作事務比較枯燥，導致當前人才市場中，從事文秘工作的人才日漸減少。但是，隨著企業業務規模的擴增，文案工作量在逐步加大，因而需要大量的文秘人才來開展工作，這就給企業辦公室帶來了較大的挑戰。很多公司的辦公室通常會選擇一些兼職和臨時人員處理文案工作，但是由于從事兼職以及臨時工作的人員不具備專業的寫作能力和溝通能力，導致實際的文案寫作工作出現較大的問題。公司需要給辦公室配備專業的文秘人才，辦公室主任結合實際的行政工作事務，來確定所需要聘請的文秘人才數量，例如可以將公司內部特定的文案寫作任務交給一個秘書來處理，給公司的高層領導人員，尤其是公司的主要負責人員配置一個專職秘書。另外還需要在辦公室內部配備若干機要秘書、文字秘書，分別開展辦公室內部的各類行政工作。盡管增加文秘人員數量，會提高辦公室的人力資源成本，但是也會有效提升辦公室內部的行政管理能力，推動公司高速發展。

三、有效措施分析

（一）強化培訓，并建立完善的工作制度。企業辦公室的負責人要加強文秘人員的培訓，結合辦公室內部行政工作的需要以及文秘工作者自身工作的短板，有針對性地給文秘人員開展專業技術培訓和管理培訓。結合文秘人員培訓的需求，制定年度文秘培訓計劃，并制定文秘培訓方案。將文秘人員的培訓資金納入部門的年度預算當中，給文秘人員培訓的內容，主要是提高文秘人員的心理素質、動手能力、綜合管理能力以及應急處理能力，保證文秘人員在緊急情況下快速處理異常突發情況。提升文秘人員的語言表達能力和寫作能力，文秘工作者主要工作就是開展溝通交流，以及撰寫公司的辦公紀要。因而，辦公室要著重給文秘工作者提供專業性的協作培訓和語言溝通培訓，增強文秘工作者人際關系處理能力，進而高效開展接待工作，為公司建立良好的企業形象。此外，辦公室主任還應組織部門的員工完善公司內部的行政管理制度和行政管理流程，通過制定科學的制度來規范文秘的工作行為。在部門內部建立文秘工作的職業道德規范，要求文秘人員嚴格管理自身行為，提高自身職業素養，保證文秘工作者可以嚴格遵守公司的制度，并提高辦事效率。文秘人員以自己的專業能力，來推動公司行政工作的開展。此外，辦公室還需要為文秘工作者建立完善的培訓機制，以此來提升文秘人員綜合素養能力。

（二）建立獎懲機制。辦公室要結合實際的行政管理工作狀況，有針對性地設計獎懲機制來提高文秘工作者工作積極性，以實現激勵員工的目的。辦公室制定的獎勵管理制度，要對積極提高自身行政管理工作能力的文秘人員，給予一定的獎勵，以及在行政工作上做出重大貢獻的人員，給予一定的年度獎金激勵和精神獎勵，可以給員工頒發優秀工作者稱號，以此來激勵全體辦公室人員努力工作，積極向上。辦公室以公開公平、多勞多得的原則來建立獎勵機制尤其是在公司內部文秘工作量較大的情況下，通過制定激勵機制可有助于文秘人員高效完成文案寫作工作，給高質量完成任務的員工頒發優秀獎，可以給員工發放現金獎，發放辦公用品和生活用品以及提高員工的績效工資。

（三）提升文秘人員的服務意識。公司的辦公室要培養文秘人員服務大局的意識，以促使文秘工作者積極主動地為企業提供服務，為全體領導提供文案寫作服務。文秘工作者為公司的高層領導人提供充足的信息資料，尤其是在開展重大會議前期要做好充分的會務準備工作。此外，文秘人員要監督公司各項制度的落實情況，將制度的執行情況如實地反映給公司的高層領導人員。因而，辦公室主任要積極地提升文秘工作人員的服務意識，此外，文秘人員自身需要積極地創新工作方式、工作模式，提升文案寫作工作的效率。

（四）協助領導開展工作。公司內部的秘書為多位領導服務，主要是協助領導開展各類工作，為傳達領導的決策意圖，以及落實領導所制定的管理政策，協助高層領導人員參加會議和簽訂合同的各項工作。因而，文秘工作者要做好文件的保密工作，保證制定的管理制度、政策文件可以快速傳達給各業務部門，各下屬公司提供行政管理信息，促進信息可以在各部門之間進行流動傳輸。

（五）科學規范地撰寫工作總結。文秘人員撰寫工作總結是文秘工作中的一項重要工作。當前文秘人員要深入總結工作中存在的問題和不足之處，通過對比分析、差異性分析，將在工作中總結出來的創新點和經驗，寫在工作總結內容上。通過每月堅持寫工作總結來提升自身的寫作能力，此外，可以快速完成領導交辦的各類寫作任務。

（六）強化與各部門之間的聯系。文秘人員要正確處理辦公室與各部門之間的關系，企業各部門為了實現自身部門的利益，通常會與辦公室產生一些糾紛和矛盾。在執行公司的管理政策時由于政策的部分內容會影響到業務部門工作的開展，以及影響到業務部門部分人員的個人利益，進而會導致業務人員抵觸政策。因此文秘工作者要與業務人員進行充分溝通，加強與業務人員之間的協作，避免在執行公司的政策制度時產生扯皮現象。

四、結語

在辦公室內部開展文秘工作，對于提高辦公室的行政管理工作效率具有重要的意義。文秘通過起草文件以及傳達文件，監督政策文件的執行，做好各類會議工作。此外，公司要給文秘人員開展必要的培訓，以提升文秘工作者的工作能力。