醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)探究

檔案是真實的管理方法，具有實用和準確的特征，在醫(yī)院人事管理中有著重要意義。人事管理工作是醫(yī)院能夠為社會提供保障的基礎(chǔ)，人事檔案管理是確保人事管理工作質(zhì)量的前提。如今信息化時代到來，推動檔案管理信息化建設(shè)形勢十分緊迫。怎樣通過建設(shè)信息化使檔案管理更加標準，使人事管理部門向著智能化發(fā)展，使醫(yī)護人員職業(yè)素質(zhì)提升，是醫(yī)院要關(guān)注的方面。

一、醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)工作存在的不足

（一）忽視了檔案信息化建設(shè)工作的重要性。檔案信息化工作不能給醫(yī)院人事檔案管理帶來一定的效益，一些醫(yī)院忽視人事檔案管理的信息化建設(shè)，造成檔案管理信息化建設(shè)沒有足夠的資金，設(shè)備也比較老化，員工素質(zhì)也沒達到要求。而且，在辦理業(yè)務(wù)時，經(jīng)常需要提供紙質(zhì)檔案材料復(fù)印件，容易造成紙張變脆、變色，不利于檔案的長期保管。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不高。盡管部分醫(yī)院人事檔案管理部門已經(jīng)開始關(guān)注人事檔案管理信息化建設(shè)工作，然而建設(shè)信息化管理工作不能直接帶來一些收益，這主要由于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升。分類不科學(xué)，造成有些檔案信息受到時間的約束，所以信息化建設(shè)在醫(yī)院人事檔案管理有關(guān)部門中進行不暢。很多檔案管理人員在進行檔案管理信息化建設(shè)時，對有關(guān)知識不夠了解，造成相關(guān)人員沒有注意到檔案管理信息化建設(shè)的意義，造成工作態(tài)度有問題，檔案管理也受到了影響。

（三）收集人事檔案缺乏管理。人事檔案管理在收集時不規(guī)范，使檔案管理信息化建設(shè)工作進行不順利。有關(guān)的事務(wù)不能在一段時間內(nèi)記錄下來，造成一些紙質(zhì)檔案和電子檔案不能保持一致，有些紙質(zhì)案卷不能和電子案卷相互配合，使信息傳遞出現(xiàn)了障礙，降低了工作效率。而且醫(yī)院在不斷改革，名稱可能也在更改，因為電子檔案更新不到位造成信息在幾年之內(nèi)不能同步。信息化建設(shè)收集系統(tǒng)要制定制度，在真正應(yīng)用時卻沒有按照其要求進行，不符合規(guī)章制度的要求。醫(yī)院人事檔案收集不能按時完成，一些人事檔案信息收集不完全，過程不標準，無法確保檔案是準確、有價值的。

二、關(guān)注人事檔案管理信息化建設(shè)的對策

（一）重視宣傳。檔案信息化建設(shè)是一切工作的前提，與醫(yī)院人事檔案管理有關(guān)部門的工作息息相關(guān)，對醫(yī)院人事檔案管理部門有著難以替代的意義。信息化時代的來臨，檔案的意義不僅是傳達上下的交流作用，更是給新時代發(fā)展帶來了更多的價值。所以醫(yī)院人事檔案管理部門要引導(dǎo)所有人員更加關(guān)注檔案管理建設(shè)。醫(yī)院人事檔案管理部門要提高有關(guān)管理者的思想，使管理者理解檔案信息化管理建設(shè)的重要意義。而且檔案管理部門應(yīng)該使工作更加細致，使每一項崗位任務(wù)更加細化，調(diào)動信息化建設(shè)工作的積極性，使有關(guān)人員意識到檔案管理的意義。醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)該主動開展宣傳活動，使所有人都能了解檔案管理信息化建設(shè)的知識，并領(lǐng)會檔案管理信息化建設(shè)的意義。

（二）重視建設(shè)制度。因為社會形勢在改變，過去的檔案信息化建設(shè)工作有很多不規(guī)范的地方，約束了管理信息化建設(shè)的推進。為了改變這一情況，確保檔案管理信息系統(tǒng)制度的施行，醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)該建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，使檔案管理信息化建設(shè)逐步完善。醫(yī)院人事管理部門要根據(jù)檔案管理相關(guān)法規(guī)制度結(jié)合自身情況制定基于檔案信息化工作制度流程，員工嚴格按照其規(guī)定及工作流程收集、整理檔案，確保檔案的有效性。

（三）提升管理者的素質(zhì)水平。檔案信息化建設(shè)需要專業(yè)化的團隊支持，所以醫(yī)院要建設(shè)一支順應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的檔案信息化管理團隊，確保檔案管理信息化建設(shè)取得實效。醫(yī)院人事檔案管理部門要對檔案管理者提出更高要求，并在選拔時注重專業(yè)知識和工作經(jīng)驗，從根本上提升檔案管理信息化建設(shè)團隊的素質(zhì)。醫(yī)院人事檔案管理部門要關(guān)注檔案信息化建設(shè)人員的有關(guān)教育培訓(xùn)，定期組織專業(yè)知識講座，為新老員工提供溝通交流平臺，在交流中激發(fā)思考，在思考中加深對業(yè)務(wù)工作和自身的認識，使新老員工互促互進，為員工的成長持續(xù)提供養(yǎng)分，也為醫(yī)院的發(fā)展壯大不斷貢獻有生力量。醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)建立細化檔案管理人員考核機制，保證其專業(yè)能力達到崗位要求。醫(yī)院人事檔案管理部門還應(yīng)對未能達到檔案信息化建設(shè)要求的員工進行幫助教育，避免出現(xiàn)因能力不夠?qū)е碌臋n案信息化管理工作推進受限等問題。在數(shù)字化進程下，要使醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)更好完成，必須提升管理者應(yīng)用信息化技術(shù)。人事檔案管理人員不僅要加強專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，提升自己的素質(zhì)和能力，而且要借助信息化軟件豐富和增強員工在人事檔案管理中的技能。醫(yī)院還要在一定時間內(nèi)進行培訓(xùn)，使員工了解人事檔案信息管理軟件的功能，提升醫(yī)院人事檔案管理工作信息化建設(shè)水平。

（四）關(guān)注硬件建設(shè)。醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)該對檔案管理信息化建設(shè)的有關(guān)設(shè)備進行更新，保證檔案管理信息化建設(shè)能夠順利進行。醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)該選擇一些前沿的設(shè)備，使他們更方便操作檔案信息系統(tǒng)。為了確保檔案信息更加安全，醫(yī)院人事檔案管理部門要利用計算機，對落后的設(shè)備進行淘汰。人事檔案的信息化建設(shè)要有其他的設(shè)備進行保存。通過計算機保存主要的檔案，可以不用紙質(zhì)檔案來保存。通過網(wǎng)絡(luò)避免提供敏感信息，使員工更便捷地了解有關(guān)數(shù)據(jù)。而且對于龐大的數(shù)據(jù)，利用網(wǎng)絡(luò)是一定的。運用網(wǎng)絡(luò)來進行檔案記錄，可以提升檔案的利用率。檔案記錄主要是由數(shù)字化來表現(xiàn)，要使所有檔案都變成數(shù)字化需要很長的時間，所以要避免矛盾，對檔案資料出現(xiàn)的問題要準確分析。

（五）提升醫(yī)院檔案管理的安全性能。信息化在醫(yī)院中有很深遠的意義，所以要確保醫(yī)院檔案管理的安全性，才能真正表現(xiàn)價值性。對于有關(guān)的制度法規(guī)與私密性有關(guān)，而且要約束有關(guān)的檔案信息化管理建設(shè)員工，如果員工泄露秘密要嚴格處理，令檔案管理更加標準，保證信息化管理的安全。醫(yī)院要普及計算機和網(wǎng)絡(luò)知識，令醫(yī)院所有的員工都有網(wǎng)絡(luò)安全的意識，并且了解網(wǎng)絡(luò)安全隱患帶來的后果，而且可以使計算機管理網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督更加嚴格。信息化建設(shè)主要問題是安全，但是人事檔案設(shè)計人員要保護其信息安全。醫(yī)院要清楚人事檔案管理工作的規(guī)則，嚴格按照其安全保密要求進行，對于不同人員有不同的約束，在合理的要求內(nèi)進行，要保證信息的安全，使醫(yī)院檔案信息工作得到保證，有關(guān)管理者能夠保證信息安全，提升信息安全保護的思想，防止泄露秘密。

三、結(jié)語

在檔案管理信息化建設(shè)中，考驗員工的素質(zhì)和能力，是處理檔案情況的一種真實表現(xiàn)，當(dāng)管理信息化水平提升了，才能提升整體水平。從當(dāng)前狀況可以看到，因為各種原因造成我國檔案管理信息化建設(shè)情況比較差。所以檔案管理員工要了解其原因，并采取有關(guān)的方法來進行檔案信息化建設(shè)。