檔案信息化管理的創(chuàng)新思路和方法

目前我國的科學(xué)技術(shù)與社會經(jīng)濟正在以十分迅猛的速度不斷進步與發(fā)展，在當(dāng)前時代背景之下，新型電子信息技術(shù)得到十分明顯的提升，目前正被各行各業(yè)普遍運用，檔案的管理工作在此基礎(chǔ)之上有了全新的思路。

一、信息化時代檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作人員綜合水平不高。信息化時代的到來給行政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會公益部門都帶來了諸多改變，檔案管理工作逐漸被納入互聯(lián)網(wǎng)體系當(dāng)中，這主要體現(xiàn)在數(shù)字化、智能化、現(xiàn)代化等各個方面，這就對從事檔案管理工作的相關(guān)人員提出了更高更復(fù)雜的要求，包括對于專業(yè)技能知識和信息化技術(shù)的掌握等。但就實際情況而言，很多部門的工作人員對靈活掌握和使用各類信息化技術(shù)手段進行檔案管理工作比較困難，這就造成了相應(yīng)硬件設(shè)施得以普及，然而其作用未得到充分的發(fā)揮，使得檔案管理工作不能夠滿足單位相應(yīng)的信息需求。例如，當(dāng)下很多企事業(yè)單位實行行政崗位輪崗制，從事檔案管理工作的并不是同一批人或者專業(yè)人才，而是根據(jù)別的部門實際用人需要進行安排，在總體崗位調(diào)度完成后，才進行檔案管理工作職位的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，造成檔案管理工作人員流動性過高，在這個過程當(dāng)中，容易出現(xiàn)管理人員專業(yè)性不強、積極主動性不夠高、服務(wù)意識較差等各類情況。

（二）檔案信息化管理體制并未得到充分建立。就實際情況而言，很多部門的檔案管理工作仍是由傳統(tǒng)的行政部門代管，并沒有設(shè)立專門的崗位職務(wù)，由于資源規(guī)模和人力條件的限制，這樣的管理模式很容易造成崗位職責(zé)不明確、組織架構(gòu)不完善、責(zé)任心不強等各種問題，在這樣的環(huán)境下，檔案管理工作很大程度上并沒有被充分重視起來，相應(yīng)部門也沒有對此設(shè)立一套完整的管理制度，隨著信息化時代各類信息的爆發(fā)式增長，檔案管理工作的職責(zé)范圍越來越大、工作相應(yīng)內(nèi)容也會越來越多。傳統(tǒng)的管理模式并不能夠適應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展要求，必須使用先進的信息技術(shù)和手段才能夠保證相應(yīng)的管理質(zhì)量。因此適用于時代要求的管理體制則是不可缺少的重要部分，只有這樣，才能夠保證檔案管理工作整體水平與現(xiàn)代社會相適應(yīng)，符合相關(guān)要求。

二、信息化時代檔案管理工作創(chuàng)新的具體方法

（一）提高檔案管理人員素質(zhì)，建立一支業(yè)務(wù)過硬的管理隊伍。檔案管理人員是相關(guān)工作的排頭兵和一線人員，他們的信息化意識需要得到充分提高，他們必須重視創(chuàng)新意識和信息化技術(shù)，相關(guān)職能部門可以與高校或者提供信息化系統(tǒng)服務(wù)的企業(yè)聯(lián)系，組織開展相應(yīng)培訓(xùn)，從而進一步全面提高檔案管理人才的工作素質(zhì)水平，進一步解決信息化時代檔案管理工作當(dāng)中遇到的難題，這些培訓(xùn)主要包括相應(yīng)技能培訓(xùn)、管理思維培訓(xùn)、職業(yè)道德素養(yǎng)培訓(xùn)等，只有在更專業(yè)、更符合信息化時代潮流的工作氛圍下，檔案管理工作人員才能進一步提高責(zé)任意識、使命意識。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)樹立終身學(xué)習(xí)意識，不斷提升自身的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，抓住機遇，完成各項任務(wù)。

（二）健全檔案管理信息化工作體制，提升信息體系建設(shè)水平。信息化時代使得各單位所需處理的檔案信息成倍增長，這在一方面給單位建設(shè)提供了更加完備充分的數(shù)據(jù)參考，同時也給檔案管理工作帶來了不小的挑戰(zhàn)，如何將這些新的檔案信息更加有效地利用起來，是需要思考的問題，傳統(tǒng)的信息檔案管理模式已經(jīng)完全不能夠適應(yīng)當(dāng)下信息管理的發(fā)展要求，相關(guān)職能部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身工作實際和信息化系統(tǒng)技術(shù)特征，建立健全管理體系，明確各部門和各個檔案管理工作人員的職責(zé)，將具體責(zé)任進行量化，制定好一個管理標(biāo)準(zhǔn)，在工作當(dāng)中進行相應(yīng)的績效考核和監(jiān)督工作，從而促進檔案管理工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化。在這個過程當(dāng)中，數(shù)字檔案是一個值得注意的選擇，不僅帶來了極大的便利，而且提高了儲存的安全性。例如，應(yīng)當(dāng)由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人牽頭，從更大層面制定相關(guān)的檔案管理工作條例，在條例中應(yīng)當(dāng)對檔案部門的人員配備、相應(yīng)職能等做出明確規(guī)定，激發(fā)相應(yīng)工作人員的主動性、能動性，既體現(xiàn)了工作單位對檔案管理工作的重視，也能夠更加精準(zhǔn)地把握檔案管理工作的重點難點，另外，在這個過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)充分考慮信息化時代特征，就算對當(dāng)前的一些先進信息化技術(shù)不能夠做出充分的考慮和應(yīng)對，也應(yīng)當(dāng)留有充足的彈性空間，需要建立創(chuàng)新機制和容錯機制，鼓勵相關(guān)工作人員在工作實踐當(dāng)中發(fā)揮自己的主觀能動性，對工作模式和方式進行探討創(chuàng)新，進一步提升工作效率。

（三）加大對信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入，建設(shè)強大的檔案系統(tǒng)。對于檔案管理信息化工作來說，相應(yīng)的信息化設(shè)施建設(shè)是整個體系的運作基礎(chǔ)，無論是管理制度還是人才隊伍的建設(shè)，都離不開信息化設(shè)施的投入使用和不斷更新。這主要體現(xiàn)在對于檔案管理的硬件和軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，就硬件設(shè)施條件來講，優(yōu)良的服務(wù)器、操作電腦、信息采集和保存設(shè)備等都是非常重要的，這些都是保障信息化設(shè)施建設(shè)順利和管理完備的重要因素，能夠使檔案管理工作追趕上當(dāng)前信息化工作效率的腳步，因此，對于硬件設(shè)施的投入需要加大，這種投入不僅僅指的是資金上的投入，還包括人力資源的投入，場地建設(shè)的投入，這些都需要在規(guī)劃調(diào)研時就能夠初步預(yù)估并制定。就軟件條件來講，軟件的更新速度要比硬件速度更快，為了應(yīng)對社會各種條件產(chǎn)生的壓力和提出的新的問題，信息化管理軟件必須有更加細(xì)致和全方位的規(guī)劃和設(shè)計，在這個過程當(dāng)中，要注意使用者的反饋和軟件的各類現(xiàn)實情況表現(xiàn)，要及時修補相應(yīng)漏洞，滿足用戶不同需求，努力提升軟件使用效率。

（四）大力推進檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，完善相應(yīng)應(yīng)急機制。檔案管理現(xiàn)代化程度的高低與相應(yīng)管理人員是否能夠合理運用有關(guān)檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)有著密切聯(lián)系。為了更好地提升現(xiàn)代檔案管理工作效率，應(yīng)當(dāng)采取現(xiàn)代化的管理方法模式，建立一套信息化應(yīng)用系統(tǒng)，在這個基礎(chǔ)上逐步替代傳統(tǒng)的工作方式，摒棄落后的工作思維。很多現(xiàn)代化技術(shù)可以運用到這個系統(tǒng)建設(shè)當(dāng)中，例如音響技術(shù)、縮微技術(shù)、靜電復(fù)印技術(shù)等都可以更加有效地與信息化系統(tǒng)技術(shù)相融合，進行信息的采集、編制、保存、分類等工作。在這個過程當(dāng)中，相關(guān)管理人員的培訓(xùn)需要被重視起來，相關(guān)職能部門的領(lǐng)導(dǎo)者要有全局思維，進一步升級管理模式和管理方法。

（五）轉(zhuǎn)變服務(wù)意識，加強責(zé)任意識。各類單位的健康持久穩(wěn)定發(fā)展，都不能離開檔案管理工作的順利開展。各級各部門應(yīng)當(dāng)不斷探索檔案管理的有效方法模式，樹立正確的服務(wù)觀念，在新時代運用具有創(chuàng)新性的現(xiàn)代化科學(xué)管理方式對信息檔案工作進行有效管理，要讓檔案管理工作連貫起來，提高工作質(zhì)量，要與時俱進，追求創(chuàng)新。更加重要的是，在這個過程當(dāng)中，正確的責(zé)任意識是每個工作人員必須具備的，檔案管理是一項具有特殊性質(zhì)的工作，它的涉及面比較廣，處理信息量比較大，因此相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)在及時關(guān)切檔案管理工作的同時，更需要對責(zé)任進行細(xì)化，任何一項小的失誤將會在很大范圍內(nèi)造成危害，紛繁復(fù)雜的工作更需要條分縷析地安排，由此責(zé)任意識的強化，應(yīng)當(dāng)是一項持之以恒、不可松懈的任務(wù)和責(zé)任。

三、結(jié)語

信息化時代的到來，使得當(dāng)前檔案管理工作面臨著一些挑戰(zhàn)，但只要保持清醒認(rèn)識，就能夠把現(xiàn)存的一些制約因素轉(zhuǎn)化為機遇，并在此基礎(chǔ)上，創(chuàng)新工作開展途徑，滿足時代賦予的更高工作要求，從而進一步為單位發(fā)展提供更加可靠的信息支持，解決以往存在的檔案管理工作混亂、責(zé)任歸屬不清等問題，從而使手工管理方式轉(zhuǎn)化成高效的、自動化的信息管理模式。