淺談如何在施工企業(yè)開(kāi)展檔案工作

一、概論

隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，各類國(guó)家大型工程項(xiàng)目紛紛上馬，越來(lái)越多的施工企業(yè)正積極參與全球經(jīng)濟(jì)一體化的進(jìn)程，意識(shí)到檔案管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理體系中非常重要的組成部分。是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始記錄進(jìn)行保存和管理，在企業(yè)日常工作的開(kāi)展和基礎(chǔ)建設(shè)等方面有著非常重要的指導(dǎo)作用：能夠幫助施工企業(yè)對(duì)多市場(chǎng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析，獲取更多的市場(chǎng)情報(bào)和信息，及時(shí)調(diào)整和改變今后的發(fā)展區(qū)域，促進(jìn)和推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。目前各大施工企業(yè)為有效提高企業(yè)工作效率，企業(yè)檔案信息化成為了檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。但在施工企業(yè)實(shí)際開(kāi)展檔案管理過(guò)程中，仍然存在一些問(wèn)題，因此在企業(yè)內(nèi)開(kāi)展檔案管理工作仍面臨著諸多機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

二、施工企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

（一）關(guān)注度不夠，導(dǎo)致工作被邊緣化。施工企業(yè)之間為了提升自身的優(yōu)勢(shì)，會(huì)將主要的精力放在生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)等方面，從而忽視檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性。一些檔案意識(shí)較好的施工企業(yè)想在社會(huì)上招聘好的檔案人員較難：從事這項(xiàng)工作的人員本身較少，在待遇不提高的情況下，一般不太愿意離開(kāi)原工作單位。有些企業(yè)設(shè)置了檔案管理崗位但待遇偏低，發(fā)展空間受局限，不受重視，不能讓檔案人員穩(wěn)定下來(lái)，人員流失嚴(yán)重。有些檔案意識(shí)薄弱的施工企業(yè)甚至沒(méi)有設(shè)置專職檔案人員，直接讓辦公室的其他人員兼職代管，直接導(dǎo)致檔案工作邊緣化。

（二）工程面廣，人員流動(dòng)性大。施工企業(yè)點(diǎn)多面廣，人員流動(dòng)大，施工工期長(zhǎng)等工程項(xiàng)目中的問(wèn)題逐漸顯露，在一定程度上增加了檔案管理的工作量和工作難度。企業(yè)出于經(jīng)濟(jì)利益和受工期條款約束等原因，迫使施工企業(yè)只注重對(duì)項(xiàng)目的建設(shè)，對(duì)檔案的收集和整理工作不能協(xié)調(diào)開(kāi)展，拖延、滯后現(xiàn)象嚴(yán)重，工程項(xiàng)目完工后，人員調(diào)去另一個(gè)新項(xiàng)目工作許久，檔案依舊長(zhǎng)時(shí)間擱置不能收集歸檔，造成了企業(yè)對(duì)信息資源的管理受到很大的制約，難以總結(jié)改進(jìn)現(xiàn)有技術(shù)，也無(wú)法科學(xué)評(píng)估與提高現(xiàn)有施工技術(shù)能力和管理能力。

（三）檔案意識(shí)不強(qiáng)，造成檔案缺失。1.在施工企業(yè)，有部分員工出于對(duì)自身便利程度來(lái)考慮，并決定檔案的存放，認(rèn)為自己產(chǎn)生的檔案留在手里使用起來(lái)更方便，想避免歸檔。這樣做的后果更多體現(xiàn)為人員調(diào)動(dòng)導(dǎo)致的人走檔案散的現(xiàn)象。另有一些員工認(rèn)為在檔案歸檔前的整理工作繁復(fù)且吃力不討好，不愿意在部門內(nèi)開(kāi)展這項(xiàng)工作，并通過(guò)撤離到新的項(xiàng)目工作崗位的方式來(lái)逃避檔案歸檔工作，也導(dǎo)致很大一部分檔案在產(chǎn)生過(guò)程中就已經(jīng)散失。2.有些施工企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理只是倉(cāng)庫(kù)保管，檔案室的成立只是為了存放資料，在招聘時(shí)對(duì)人員本身并不要求具備檔案專業(yè)知識(shí)，在之后的工作中，這些檔案人員不能很好地開(kāi)展檔案歸檔整理，造成檔案內(nèi)容存在缺失、錯(cuò)誤的情況；有些企業(yè)則是安排辦公室的其他人員來(lái)管理檔案，由于身兼數(shù)職，使得這些人員很難將更多的時(shí)間和精力投入到檔案管理工作中，長(zhǎng)此以往，很多尚未被歸檔的資料逐漸發(fā)生了缺少、失真等現(xiàn)象，難以在工程項(xiàng)目管理中起憑證與依據(jù)的作用。

（四）硬性條件欠缺。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和壯大，企業(yè)檔案管理模式也逐漸向信息化時(shí)代靠攏。一部分人員從事檔案工作多年，紙質(zhì)檔案管理的知識(shí)和技能扎實(shí)，但是對(duì)于數(shù)字化和電子檔案管理業(yè)務(wù)不熟練，缺乏對(duì)檔案信息化的管理能力，同時(shí)存在畏難心理，不愿意接受、學(xué)習(xí)新技能，造成很多施工企業(yè)的檔案管理還停留在手工操作階段，遠(yuǎn)遠(yuǎn)應(yīng)對(duì)不了新的工作需要。有的施工企業(yè)檔案意識(shí)是有的，臨時(shí)抽調(diào)了一批非專業(yè)人員來(lái)操作檔案系統(tǒng)，他們沒(méi)有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過(guò)檔案管理理念，僅僅會(huì)操作電腦就肩負(fù)起企業(yè)檔案工作，大刀闊斧整理后產(chǎn)生的后果與損失難以估計(jì)，導(dǎo)致檔案工作管理缺失。

（五）信息資源的整合與安全。企業(yè)檔案信息是企業(yè)把握發(fā)展機(jī)遇，提高核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要無(wú)形資產(chǎn)，企業(yè)內(nèi)部的檔案實(shí)體與信息安全已經(jīng)顯得尤為重要。目前很多施工企業(yè)的檔案分散在基層，如何打破信息孤島，是對(duì)檔案工作者提出的新要求。此外，為了解決遠(yuǎn)程檔案借閱問(wèn)題，如何充分利用現(xiàn)代化的檔案管理手段方便快捷地為利用者提供服務(wù)，是檔案工作者們需要考慮的問(wèn)題。同時(shí)由于檔案信息資源通過(guò)網(wǎng)絡(luò)借閱使得檔案借閱后的信息擴(kuò)散具有不可控性，檔案人員的安全意識(shí)如不提升，檔案將面臨信息泄露等風(fēng)險(xiǎn)。

三、施工企業(yè)檔案管理工作開(kāi)展的對(duì)策

施工企業(yè)想在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境中保持自身優(yōu)勢(shì)，可以充分利用檔案資源為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供相應(yīng)的決策依據(jù)。為此，施工企業(yè)在開(kāi)展檔案工作時(shí)應(yīng)該優(yōu)先考慮以下幾個(gè)方面。

（一）爭(zhēng)取支持是最重要的環(huán)節(jié)。在企業(yè)中得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項(xiàng)工作順利開(kāi)展，檔案工作更是如此。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)知程度決定著檔案工作的發(fā)展。許多領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)上知道檔案的重要性，但是缺乏對(duì)檔案實(shí)際工作內(nèi)容的了解途徑，這時(shí)就需要檔案人員在領(lǐng)導(dǎo)布置具體工作后，發(fā)揮自身專業(yè)特長(zhǎng)，在適時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋工作進(jìn)展時(shí)將涉及的檔案相關(guān)法律法規(guī)內(nèi)容融入?yún)R報(bào)材料，遇到一些需要協(xié)調(diào)的問(wèn)題時(shí)把有關(guān)的文件、材料作為參考一并交給領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)知道檔案工作的重要性和工作難度是十分有必要的，通過(guò)這種潛移默化讓領(lǐng)導(dǎo)切實(shí)感受到檔案帶來(lái)的工作便利，對(duì)提高檔案工作的關(guān)注度有很好的促進(jìn)作用。爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)更多的重視，為檔案工作營(yíng)造良好的外部環(huán)境，歸檔工作在開(kāi)展過(guò)程中會(huì)更順利。

（二）建立健全企業(yè)規(guī)章制度。檔案的缺失從一定層面上來(lái)說(shuō)，是因?yàn)槠髽I(yè)制度不健全造成的，沒(méi)有制度的約束，在現(xiàn)今項(xiàng)目分散的情況下，單純依靠檔案人員上門收集很難滿足檔案完整性要求，最終導(dǎo)致其失去了應(yīng)有的利用價(jià)值。檔案人員應(yīng)結(jié)合施工企業(yè)實(shí)際情況，制訂出一套適應(yīng)本身需求的完整、健全的檔案管理規(guī)章制度，對(duì)工作進(jìn)行指導(dǎo)和規(guī)范，確保檔案管理工作開(kāi)展有法可依，有章可循，改變“不想交，不愿交，不全交”現(xiàn)象。文件擬定過(guò)程中，多征求檔案產(chǎn)生各部門、各項(xiàng)目的實(shí)際需求并在完成文件初稿后下發(fā)征集意見(jiàn)，使文件更具可操作性。在正式文件下發(fā)后，定期對(duì)歸檔情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)工作貫徹落實(shí)到位。考慮到施工企業(yè)項(xiàng)目一般投資規(guī)模較大，施工周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，可以在項(xiàng)目建設(shè)初期就依據(jù)企業(yè)制定的規(guī)范性文件，指明專人對(duì)檔案資料進(jìn)行負(fù)責(zé)，并明確其在工作中的責(zé)任與相關(guān)人員的互相分工。當(dāng)發(fā)生人員變動(dòng)時(shí)，檔案部門要積極監(jiān)督雙方做好交接管理工作，避免由于人員調(diào)動(dòng)帶來(lái)的資料缺失情況。

（三）加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)與深入開(kāi)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)。1.企業(yè)檔案人員自身水平的高低直接對(duì)企業(yè)檔案工作質(zhì)量造成影響。首先，需要加強(qiáng)檔案管理人員的思想教育培訓(xùn)，讓檔案管理人員意識(shí)到檔案工作的重要性，將“認(rèn)真負(fù)責(zé)，耐心細(xì)致”的職業(yè)態(tài)度融入工作中。其次，需要檔案管理人員熟練掌握檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)操作流程等專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。為適應(yīng)企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)和企業(yè)發(fā)展的需要，檔案人員不僅需要懂得如何收集檔案，而且是操作各種現(xiàn)代化設(shè)備的復(fù)合型人才。有條件的企業(yè)可組織檔案人員多參與社會(huì)團(tuán)體的各類繼續(xù)教育和講座，掌握檔案工作的最新動(dòng)態(tài)和工作方向，也可安排檔案人員去檔案管理優(yōu)秀的企業(yè)學(xué)習(xí)交流，改善工作方法，提高檔案管理的工作效率，在今后的檔案管理工作中學(xué)以致用。2.提高企業(yè)全員的檔案意識(shí)是做好檔案工作的重要組成部分。檔案收集工作有很大一部分來(lái)源于各業(yè)務(wù)部門及項(xiàng)目部累積下來(lái)的資料。加強(qiáng)檔案資料的收集歸檔指導(dǎo)工作在信息高度發(fā)達(dá)的今天，已不再受到空間和時(shí)間層面的限制。為了日常工作順利開(kāi)展，方便與業(yè)務(wù)部門和項(xiàng)目部溝通、交流為前提，檔案部門可在企業(yè)內(nèi)部建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)。積極保持與這些專兼職檔案人員的互動(dòng)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題，方便需要時(shí)直接與檔案部門聯(lián)系開(kāi)展實(shí)時(shí)交流工作。同時(shí)，檔案工作人員要從檔案室走出來(lái)，到基層去開(kāi)展送教上門式的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助基層解決操作上的問(wèn)題。在指導(dǎo)的過(guò)程中，為業(yè)務(wù)部門理清思路，制訂出需在工作中完成的要點(diǎn)并加以固化，形成標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)做到應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸，確保檔案資料齊全完整，歸檔的質(zhì)量就能進(jìn)一步提高。

（四）緊跟信息工作步伐，做好檔案信息安全、共享。檔案管理信息化不僅以操作便捷為目標(biāo)，更加注重對(duì)檔案信息的深入挖掘，利用企業(yè)內(nèi)部建立起的局域網(wǎng)，通過(guò)信息化技術(shù)能更加科學(xué)、系統(tǒng)地開(kāi)發(fā)利用其以往的檔案資源。把過(guò)去單一管理檔案的檔案室擴(kuò)展為“企業(yè)檔案信息中心”，形成一個(gè)信息聯(lián)合體，將檔案資源從企業(yè)各個(gè)部門各自為營(yíng)的局面中走出來(lái)，構(gòu)建完整的信息共享系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源互補(bǔ)，提升檔案的利用率。企業(yè)應(yīng)積極引入信息技術(shù)，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)，充分實(shí)現(xiàn)電子化，減少人為主觀因素造成的失誤，讓檔案管理實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。技術(shù)的加入提高了檔案管理人員的工作效率和工作手段，讓管理變得更為快捷和方便。在信息技術(shù)不斷進(jìn)步的背景下，檔案資料的保密工作在建立健全檔案信息安全存儲(chǔ)之初已成為企業(yè)檔案管理中急需做好的部分。存儲(chǔ)的重要信息盡可能掛接在內(nèi)網(wǎng)上，為了保證企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的使用安全，需要在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中使用必要的殺毒軟件，并對(duì)信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定時(shí)的備份和維護(hù)，加大用戶訪問(wèn)的安全驗(yàn)證，以此來(lái)保證信息化企業(yè)檔案管理的安全。

（五）提高利用率，挖掘檔案的使用價(jià)值。1.檔案資源說(shuō)到底是其所具有的使用價(jià)值，當(dāng)使用價(jià)值被凸顯出來(lái)時(shí)，才會(huì)將它推向一個(gè)新的高度。檔案管理人員不能繼續(xù)停留在管好現(xiàn)有檔案的基礎(chǔ)上，改變重藏輕用，提高利用率，讓檔案的價(jià)值達(dá)到最大化是檔案工作者們的工作目標(biāo)。2.有效吸引檔案潛在利用者進(jìn)而提高利用率，需要檔案管理人員樹(shù)立宣傳意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。筆者認(rèn)為檔案人員可以每年的普法工作及國(guó)際檔案日的主題活動(dòng)為契機(jī)，組織形式多樣、內(nèi)容實(shí)用的活動(dòng)來(lái)宣傳企業(yè)檔案工作。同時(shí)要善于應(yīng)用各種途徑，由傳統(tǒng)的走進(jìn)檔案室變?yōu)闄n案室主動(dòng)提供信息，利用企業(yè)的各種渠道展示檔案成果，不定時(shí)發(fā)布對(duì)企業(yè)發(fā)展有價(jià)值、員工密切關(guān)注的參考信息，使檔案工作從單一的信息收存者轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)信息資源的提供者。在接待借閱的過(guò)程中，為檔案利用者提供熱情、周到的服務(wù)，堅(jiān)持一切為用戶的原則，千方百計(jì)滿足利用者的需求。有了服務(wù)意識(shí)，緩和歸檔業(yè)務(wù)部門的抵觸情緒，放心將檔案移交到檔案室。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案是企業(yè)全體員工集體智慧的結(jié)晶，是勞動(dòng)成果的集中展現(xiàn)，不僅凝聚了昨天的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，也是走向明天成功的扶手。在信息化高速發(fā)展的今天，如果說(shuō)企業(yè)的建立如同高樓拔地而起，那檔案工作則是高樓最堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。隨著檔案管理觀念的更新，檔案逐漸控制著企業(yè)發(fā)展命脈，企業(yè)檔案管理人員也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，將檔案工作做扎實(shí)，成為國(guó)有企業(yè)的無(wú)形財(cái)富。為企業(yè)決策提供科學(xué)依據(jù)，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。