高職院校辦公室工作中電子公文的應用

高職院校在辦學和具體工作落實過程中，其目的是為了培養出符合現代社會需求的人才，為了保證人才的質量，需要從多個角度出發對學生進行培養。而在高職院校的日常運作過程中，辦公室是其中非常重要的職能部門之一，辦公室的日常運作不僅具有一定的復雜性特征，而且還有綜合性、協調性特征。辦公室對內能夠起到上傳下達的樞紐作用；對外起到合作、交流的紐帶作用，是對外合作的窗口。隨著信息化的進一步發展，高等教育也在積極改革和創新發展，高職院校辦公模式必然需要進行改革，改革的根本目的是順應時代潮流，提高辦公室的效率化，同時朝著智能化、科學化的趨勢發展。

一、電子公文在高職院校辦公室工作中應用的必要性

在當前現代社會經濟不斷快速發展的背景下，各個行業都在積極朝著信息化、智能化的趨勢發展，特別是教育行業中也是如此。高職院校的相關教育體系正在進行著不斷的改革和創新，其根本目的是為了能夠積極響應教育體制改革的基本要求。通過對電子公文與紙質公文進行對比分析可以看出，電子公文在實際應用過程中，與紙質公文相比，更加便捷，同時效率也比較高，而且還能夠實現節能環保的根本目的。由于大多數是直接通過人工的方式來進行，所以很有可能會出現公文丟失。嚴重時，甚至還會發生公文被盜竊的事件。另外打印、復印、傳送中需要大量時間，造成人工以及資源浪費。電子公文的出現以及在實踐中的落實，已經逐漸可以將紙質公文以另外一種方式呈現出來，不僅能夠保證效率，而且還能夠保證質量。電子公文不需要人工的方式，復印、裝訂等流程，直接可以通過網絡，將這些公文在同一時間內全部都發送到各個部門，這樣不僅能夠節省大量的人力及各項費用，電子公文與紙質公文相比，更方便攜帶，更易儲存，時效性更長。與紙質公文相比，電子公文更容易復制與備份。無論是搜索或者是查閱等，都具有方便快捷的特點，即使是單位領導在國外或者是一些遠距離的地方，也可以通過互聯網的合理利用，共同完成公文的簽閱和查看。但是需要注意的一點是，任何事情都不是完美無缺的，電子公文在實際應用時，其作為一種新生的事物，雖然優勢特點比較明顯，但是同樣的電子公文在應用時，也會體現出不足。比如標準化、“網絡安全”隱患等這些問題，其實都是其中非常重要的一部分，電子公文在針對各種公文進行處理時，與其相關的一些軟件在開發和利用的時候，需要引起重視。電子公文其實是在當前信息時代背景下的一種產物，所以電子公文的普及以及具體應用，也是順應現代社會發展的基本需求。

二、電子公文在高職院校辦公室工作中的應用問題

（一）觀念問題。電子公文在現代社會背景下，已經得到了一定的認可，而且近年來，電子公文使用率正在逐步上升，但是電子公文在其中的整體應用效果并不理想。導致這一現象出現的根本原因是由于很多學校領導對電子公文的認識度不夠，所以并沒有將其科學合理地應用到實處。有很多領導認為公文處理電子化其實就是利用計算機來對各種不同類型的文件進行打印和利用，卻沒有意識到電子公文其實當前已經上升到一種可以實現無紙質的運作方式。除此之外，還有部分教職工在日常教學和工作時，習慣性利用紙質公文，對電子公文并沒有充足的認同感和安全感。甚至通過對現階段的實際應用情況進行分析，發現即使是在一個單位，各部門在使用電子公文的狀態上也具有明顯的差異性。很多部門如果沒有紙質公文，甚至都沒有辦法完成相對應的工作。另外，高職院校信息化建設及內部網絡化建設需要足夠的資金支持，資金不足就會導致建設水平一直處于停滯不前的狀態。

（二）技術問題。首先，在針對硬件進行配置的時候，其整個配置條件不能夠滿足電子公文在針對各種系統進行處理時的基本要求。其次，在針對軟件進行設計和利用的時候，無論是在功能上或者是在安全、便利性等方面，都存在不同程度的缺陷問題。除此之外，工作人員在運用電子公文的時候，在操作技術上存在一定的問題。

（三）安全問題。計算機在實際應用過程中，難免會涉及安全問題，計算機在應用時，很容易受到一些病毒的影響。其實電子公文當前的安全問題主要集中在兩個方面：第一個方面，由于內部在針對電子公文進行管理的時候，缺乏有針對性的管理條例，導致整個電子公文的管理效果并不理想。第二個方面，由于系統自身的網絡信息安全問題，一旦其網絡信息出現安全問題，那么將會直接導致信息在傳輸時，容易出現丟失甚至被竊取的風險。

（四）規范問題。由于現階段沒有制定和落實一套具有公認特征的標準，所以無法滿足電子公文處理系統在實際應用過程中的一系列要求。在這種情況下，電子公文在處理的時候，就會由于系統自身參差不齊等問題，導致電子公文系統存在一定的問題。在高職院校日常運作過程中，由于在技術、資金等方面的投入力度并不很充足，所以在客觀角度上，就會很容易導致整個系統出現設計、使用、維護等方面的問題，不同系統之間的差異性比較明顯。

三、電子公文在高職院校辦公室工作中的應用措施

（一）加大投入力度，加強培訓，提高網絡化水平。電子公文處理是一個具有高自動化、高集成化的系統。該系統在應用過程中，會涉及很多方面的內容，其中包括一些校園的網絡環境等，除此之外，工作人員自身在針對公文進行處理時的能力、計算機的操作水平等，都可以看作是影響最終使用結果的因素。

（二）加強軟硬件建設。電子公文在實際應用過程中，會涉及很多方面的內容，在針對電子公文信息系統進行構建和利用的時候，軟件和硬件的建設效果將會對其直接產生影響。首先，在針對硬件進行配置的時候，要保證所購買的計算機、硬件設施能夠滿足電子公文在軟件應用時的基本要求。與此同時，在公文辦理的整個過程中，會產生出大量的信息，將這些信息全部記錄下來，整合之后放入檔案，對其進行科學合理的管理。其次，在針對軟件和硬件進行建設和利用的時候，一定要保證簽證的整個過程具有網絡化特征。電子公文在針對各種文件進行處理的時候，其最大的特征之一就是無紙質辦公，所以在電子公文處理的時候，整個處理過程應當體現出高度的網絡化特征，這樣才能夠將電子公文的優勢特點充分發揮出來。如果在實際應用過程中，有某一個環節無法實現網絡化，那么將會直接導致整個電子公文在針對各種不同類型文件進行處理時，受到嚴重的阻礙影響。一旦受到影響，無紙質化的辦公就會受到影響，無法將電子公文的作用和意義充分發揮出來。

（三）電子公文的安全性保證。電子公文在實際應用過程中，要積極采取有針對性的措施，為其使用提供安全性保障。首先，在針對內部進行管理的時候，由于管理人員的問題或者是內部管理不善等原因，將會直接導致電子公文當中的一些數據被非法編輯、復制，甚至嚴重的時候，還會出現非法傳播等現象。在針對這一現象進行處理的時候，可以與實際情況進行結合，將權限操作制度和體系落到實處，這樣不僅能夠針對這一問題進行妥善處理，而且還能夠保證整個電子公文在使用過程中的安全性和穩定性。其次，在實踐中，為了從根本上保證電子公文系統在構建以及應用過程中的安全性和穩定性。一定在針對電子公文處理系統進行購買或者是選擇、設計以及利用的時候，將安全問題放在首要位置上，這樣才能夠保證該系統在運作時的穩定性。最后，可以結合實際，通過各種不同類型的渠道，構建符合電子公文交流的體系，同時還可以將與其相對應的安全防范機制落到實處。這樣不僅能夠從根本上保證信息在傳輸過程中的穩定性和有效性，而且還能夠避免出現丟失等問題，能夠最大限度保證電子公文系統在實際應用過程中的安全性。

（四）強化電子公文的管理。電子公文與紙質公文之間具有明顯的差異性，但是兩者之間最大的相同之處在于，無論是電子公文或者是紙質公文，其法律效應、權威性等都是相同的，但是電子公文在生成、傳輸以及最終歸檔的時候，其整個過程與紙質公文之間具有明顯的差異性。在針對電子公文進行管理的時候，其實是一個系統性的管理過程，在具體管理的時候，會涉及網絡的軟件管理、網絡的硬件管理以及人員管理等，除此之外，生成管理、傳輸管理、歸檔管理等，這些都可以被看作是電子公文在日常管理時必不可少的重要環節和內容，無論哪個環節缺乏有效管理，都會威脅到公文在實際應用過程中的安全性、高效性和穩定性。

（五）電子公文處理的標準化和規范化。標準化是在資源可以實現共享的基礎條件下，能夠實現各個部門相互之間的協同工作。電子公文格式的規范化其實就是一種跨越平臺、甚至跨越各個部門的一種方式，也是保證相互之間交換質量的基礎。通過對現有的規定進行分析，發現2003年國家檔案局就已經推出了“電子公文歸檔管理暫行辦法”，該辦法在推出以及具體落實之后，上海等一些地區，與其進行結合，相繼頒發了與其相關的一些地方標準。因此，在針對之前的一些紙質公文進行制作和具體利用的時候，必須要保證紙質公文的所有條例、撰寫的內容全部符合規定的公文格式和要求。

四、結束語

高職院校辦公室在開展工作時，由于涉及大量的公文，傳統意義上一般是直接利用紙質公文來進行運作，但是紙質公文在很多方面會存在一定的偏差和問題，比如不好保存、需要耗費大量的人力、時間等。電子公文的出現以及在實踐中的有效落實，不僅能夠提高高職院校辦公室工作的效率，而且還能夠避免紙質公文在使用時的一系列問題。在保證提高信息傳輸速度的同時，能夠盡可能保證電子公文在實際應用過程中的規范化和標準化。