檔案管理制度改革對醫院檔案管理的影響

文/濱州市陽信縣中醫醫院 武增華 田玲芝

在國內社會公共性質運行體制中，醫院是其中較為關鍵的部門。醫院具有多重關鍵的作用，具體表現為社會服務能力、公共服務性質等。在醫院眾多的科室中，檔案管理工作較為關鍵。此類工作具有數據的繁雜性、類別的多元化、資料的多重性等特征，導致檔案管理工作呈現無序的運行狀態，引發相關工作效率問題，不利于醫療機構良好發展。

一、醫院開展檔案管理面臨的問題

（一）模式單一性。醫院檔案管理制度，與傳統的管理體制存在著較大差別。現行的醫院檔案管理體制，被要求在規定的管理體制中運行，運行中解決具有風險性的因素，防止造成經濟損失。醫院檔案管理在日常運行期間，尚未融合先進的管理思想，并且未采納約束性的管理標準。由此運行的檔案管理制度較為松散，不具有靈活性的管理模式，為多發性工作問題提供了發展條件。例如，部分醫院將檔案管理部門當作資料查閱室，尚未充分發揮檔案管理的信息價值，難以在檔案管理中獲取有效信息，在一定程度上削弱了檔案資料的利用價值。

（二）制度不完善。醫院內部的管理人員，忽視了檔案管理工作的關鍵作用，尚未發展相對成熟的檔案管理流程。在信息化科學力量持續性更新的背景下，部分醫院引進相適應的工作系統。與此同時，檔案管理系統被醫院引入，但是基于管理層的不重視，造成檔案管理系統尚未具有良好運行能力，系統內部的管理版塊不完善，相配套的工作流程未全面落實，在一定程度上降低了檔案數據信息的利用率，影響著醫院檔案資料的數字信息管理能力，為檔案資料紙質老化、數據不清晰、資料不完整等不良現象埋下隱患。

（三）人員不專業。基于醫院內部對檔案管理工作的漠視，造成醫院檔案相關工作存在諸多問題，比如說：其他科室護理人員輪班兼任、實習護士代理等問題，此類醫護人員不具有專業的檔案管理技能，在一定程度上造成檔案管理體系的運行能力削弱，難以發揮其工作價值，為其混亂性、不完善問題等不良管理現象的發生埋下隱患。此外，加之部門投資力度不足，配套設施不完善，為其發展帶來了一定制約因素。

二、醫院開展檔案管理改革對策

（一）改善檔案管理運行體制。檔案管理工作，是現代化管理體系在發展與運行期間，逐漸衍生出來的極具專業性質與管理能力的工作類別。在諸多行業中，有一部分數據資料在科學管理的基礎上，有助于企業發展，并且為企業制定未來管理計劃提供參考依據，推動企業制定的營銷計劃與管理制度，促進企業發展具有前瞻性，獲取良好的發展態勢。為此，檔案管理的有序運行較為關鍵。醫院應調整自身的檔案管理模式，優化其管理結構，保障管理工作處于有序運行狀態，發揮檔案管理工作價值。檔案管理工作的改革，應依據時代發展需求，結合國家相關規定，逐一完善工作制度，實現管理制度細致化。醫療機構的設備檔案，應在醫院設備引進期間提供相關資料，促進醫院依據資料內容，制定相適應的決策。一方面，發揮醫療設備的工作效能；另一方面，有效防止醫院內部存在較多的閑置醫療設備。此外，醫院設備如若在運行期間發生故障，為設備維修人員提供設備的應用檔案，以及設備相關的內部資料（電路圖）等，為其設備維修工作提供參考依據，便于維修人員第一時間查找設備故障成因，準確確定設備故障位置，采取有效措施，提升設備的運行能力。與此同時，在設備維修完成時，邀請維修人員提供翔實的維修過程，并予以記錄，為設備后期保養提供檔案資料，降低設備損壞概率，延長設備的使用時長，減少醫院內部維護設備的費用支出，為提升醫院經濟效益提供管理性工作。例如，濱州市陽信縣中醫醫院，建院多年，具有較為先進的醫療技術，以中西醫結合為主要形式，其中中醫是其醫療特色。在其采購中醫藥材時，應翔實記錄每種藥材的規格、種類、數量、采購日期等數據，便于在后期制藥期間，加強藥材管理。此類采購的檔案信息，應加強管理，有助于減少醫院采購成本，提升財務物資的利用效率，減少采購物資的過期廢棄率，提升醫院經濟效益。

（二）完善檔案的管理制度。檔案管理制度，在完善期間應充分考量兩個因素：限制性條件、指導性管理傾向。由此可知，檔案管理制度，應發揮此兩者的管理職能：一方面，有效管理檔案管理涉及的相關內容，保障其處于有序運行狀態，減少管理不善造成的不利后果；另一方面，借助管理制度，提升檔案管理人員、其他醫護人員的工作狀態，簡化其工作流程，有效緩解醫務人員的工作壓力，盡可能減少由于檔案管理不善引起的資料不全、藥材過期、設備損壞等不良問題，保障醫院處理高性能數據支撐的管理制度時，為醫院各部門提供實時有效的數據信息，加強醫院各部門協作能力，增強醫院的運行能力。1.結合醫院科室的專業性質、工作流程等因素，建立具有適應性的檔案管理體系，確保檔案管理制度具有醫院科室的針對性，保障其在運行期間，獲取醫院各科室的配合，為運行檔案管理制度提供基礎條件。2.加強醫務人員與病患者的檔案資料管理，盡可能地減少檔案管理存在的嚴重失誤，有效避免難以估計的醫療事故發生。3.從各種角度入手，加強對管理體系的優化與調整，針對較為普遍的檔案問題，采取具有針對性的管理措施，促進檔案管理工作穩定運行，為醫院穩定發展提供輔助性參考。案例1：建立病患資料卡，以此開展病患者的檔案管理。檔案管理流程：病患在掛號期間，為其建立病患資料檔案，依據其繳費項目，將其病情數據傳遞給系統分配的主治醫生，此部分檔案信息由窗口收費人員在收費期間同時完成，將客戶資料保存在財務系統，建立財務系統與檔案管理系統的關聯性，選擇同步上傳于檔案管理系統，即可在收費期間完成檔案管理病患資料卡的建立；當病患參加各項基礎檢查期間，每一項檢查結果出具，均以檔案更新的形式，上傳于檔案管理系統，由各檢測人員，上傳檢測結果，保障檢測數據與檢測人員的檔案編號相一致。病患拿著各項數據到醫院后，醫生在叫號期間，閱讀此病患的相關信息，檔案管理系統為主治醫生提供的材料應包括：1.時間點，病患掛號，病患基本信息。2.時間點，病患參與的各項檢測，每項檢測以鏈接形式，點開即可查看檢測結果。待病患行至主治醫生面前時，醫生獲取其全面病情資料，開展詢問與診治。此檔案管理流程，結合信息化科技力量，建立醫院內部的協作機制，實施檔案管理流程，為醫院經營節省時間，提升醫院工作效率，減少人為失誤的發生頻率，提升各部門信息整合能力，保障醫院的運行處于有序狀態。

（三）提升檔案管理工作的專業化。在案例1中，提及的是病患就診期間，應具有的檔案管理流程。由案例可知，醫院檔案管理工作，需要各個部門的配合與協作，以此發揮檔案管理的工作效能，全面提升檔案管理的數據信息價值。為此，應加強醫院各部門檔案管理系統應用能力，重點培養檔案管理人員的專業技能，促進其具備專業的檔案管理知識，并且能夠輔助各部門完成檔案管理流程，以保障醫院檔案管理工作全面落實。1.加強醫院內部管理人員工作，強化其對檔案管理工作的重視，保障醫院內部全員參與檔案管理流程，促進醫院各部門工作處于良好的信息整合狀態，為檔案管理制度的順利運行提供基礎條件。由管理人員主導檔案管理，促進醫院全面落實檔案管理工作。2.建立檔案管理工作，招聘檔案管理相關專業人士，保障檔案管理工作流程的全面實施，為各部門協作與信息整合提供檔案管理工作基礎。此外，如若暫時無法有效獲取檔案管理相關人才，應選擇具有檔案管理工作經驗的人才，令其負責檔案管理工作，加強檔案管理相關知識的培訓，保障其專業性能符合醫院檔案管理工作的需求。例如，在招聘檔案管理職位時，面試問題可設置為“請問您如何理解采、分、編、典、流的含義”，以此考查應聘者檔案管理的專業能力。利用檔案管理的專業性問題，防止應聘者投機取巧的心理，為醫院甄選具有檔案管理專業技能的人才，保障醫院的檔案管理工作處于專業化運行狀態，有效減少檔案資料遺失事件發生，從根源上防止醫療糾紛事件發生，有助于維護醫院公共服務名譽，保障醫院的經濟效益。3.加強各部門對檔案管理工作的重視。鑒于醫務人員具有較高的學歷，具有較強的學習能力，在學習信息化檔案管理相關操作時，由檔案管理人員為各部門制定工作小手冊，以簡化檔案管理工作流程，對于醫務人員進行學習能力認可，以此保障檔案管理工作的全面落實。此外，小手冊或者操作流程畫冊放置在各科室，有效防止醫務人員在工作繁忙狀態下，疏忽檔案管理工作的落實，以此增強其對工作的重視，借助其發揮檔案管理工作的督促作用，全面提升醫院內部檔案管理工作，實現對醫院內部檔案管理的改革發展。

三、結語

綜上所述，在社會發展的進程中，醫療體系獲得與時俱進的發展契機。醫院內部的檔案管理制度，應實現全面改革，融合信息化技術的科技扶持，為醫院運行提供輔助，減少管理制度不完善帶來的諸多不利問題，保障公共服務部門處于優質有序的運行狀態。為此，應全面加強醫療機構的檔案管理制度，促進醫院在檔案制度運行的輔助下，為社會提供實時準確的醫療服務。