新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路與方法

文/濟南市機關事務服務中心 尚彥明

一、新時期事業(yè)單位做好檔案管理工作的意義

（一）有助于推動小康社會建設。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國社會主義事業(yè)得到了長足發(fā)展，從而加大了事業(yè)單位檔案整理的工作量，而在這種情況下，對事業(yè)單位的檔案管理工作進行合理的提升，可以有效加強事業(yè)單位的經(jīng)濟發(fā)展，在新時代背景下，通過提升檔案管理可以促進事業(yè)單位的發(fā)展。事業(yè)單位的發(fā)展推動了社會經(jīng)濟的發(fā)展，社會經(jīng)濟的不斷提升推動了我國小康社會的發(fā)展。同時，加強檔案管理有助于企業(yè)文化資源的充分使用。

（二）深化落實科學發(fā)展觀。在事業(yè)單位中，檔案中的資料包括事業(yè)單位員工的工資情況，所以加強檔案管理，可以有效保障檔案資料的真實性，從而避免給員工錯發(fā)工資的情況出現(xiàn)。在我國現(xiàn)階段的小康社會發(fā)展中，科學發(fā)展觀是極為重要的，科學發(fā)展觀簡單來說，就是科學的指導思想，科學發(fā)展是發(fā)展小康社會的前提，科學發(fā)展觀的內(nèi)容主要是對我國社會市場經(jīng)濟發(fā)展利益的平衡，主要針對的是加強工作的管理，而加強檔案管理可以有效加強企業(yè)中的工作管理，所以加強檔案管理有助于我國深化落實科學發(fā)展觀。

（三）有助于深化落實“四個全面”。檔案的管理可以促進社會的發(fā)展，在時代發(fā)展的新時期，檔案管理的發(fā)展空間是極大的，檔案管理簡單來說，就是對事業(yè)單位每一項檔案進行管理的過程，通過檔案管理可以有效保障檔案信息的真實有效性，還可以避免檔案的丟失，檔案管理得到了保障，企業(yè)的發(fā)展就有了保障。我國企業(yè)的快速發(fā)展，可以有效推動我國社會的經(jīng)濟發(fā)展，我國現(xiàn)階段是建設小康社會的階段，“四個全面”中明確提出通過嚴肅黨紀、黨風等方法對黨建具有重要的作用，也是全面建成小康社會的重要保障，而加強檔案管理可以有效促進小康社會的發(fā)展，由此可見，新時期事業(yè)單位檔案管理有助于落實“四個全面”。

二、新時期事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）事業(yè)單位不夠重視檔案管理，管理方法落后。在事業(yè)單位的檔案管理中，對檔案管理的理解一般是對各種資料進行整理和保管的工作，而對檔案管理工作的不重視使得工作人員在開展工作時出現(xiàn)不積極和不認真的情況，使得員工缺少對于檔案管理的重視，不會對工作投入太多的人力和物力，人力的缺失導致檔案管理工作缺少相關的人員。現(xiàn)有職員面對大量工作時，極有可能出現(xiàn)胡亂擺放檔案資料的現(xiàn)象，這樣就會加大查閱資料的難度。除此之外，事業(yè)單位不重視檔案管理工作，就會影響員工的思想，會使得員工對檔案管理工作的認識是“一種機械性的工作”，會導致員工對工作產(chǎn)生懈怠的心理。

（二）事業(yè)單位檔案管理手段落后，業(yè)務基礎偏低。在現(xiàn)階段的事業(yè)單位管理中，對檔案的管理不但管理機制不夠完善，而且管理檔案的相關設備較為落后。在新時期信息化環(huán)境下，對檔案管理缺乏與時俱進的先進管理技術。在事業(yè)單位中，若對檔案管理不夠重視，那么對檔案管理工作投入資金相對就會較少，使得檔案管理建設負擔不起新型的管理設備，而造成檔案管理的手段落后。現(xiàn)代社會的發(fā)展速度是極快的，智能化的發(fā)展已經(jīng)普及到各行各業(yè)的發(fā)展中，在這種情況下，如果事業(yè)單位對于檔案管理的方式還是采取傳統(tǒng)的手工整理，對檔案的保密性管理會有一定的影響。另外，如果檔案管理人員的工作業(yè)務能力低，也會導致員工在檔案整理中，缺少對檔案內(nèi)容的鑒別，從而使得檔案管理缺少規(guī)范性。

（三）事業(yè)單位檔案管理制度不夠完善，缺乏信息的有效利用。在我國事業(yè)單位的實際發(fā)展中，檔案管理時常會發(fā)生混亂的情況，而造成這種情況的主要原因是在檔案管理中沒有對檔案管理制定有依據(jù)的制度，這就使得員工對檔案的整理工作難度加大。事業(yè)單位在進行檔案管理時對原有的制度未有效執(zhí)行，使得少數(shù)制度沒有實際的管理效果，在事業(yè)單位的檔案管理中，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)相關管理人員在檔案外借時雖然會做好記錄，但是對檔案并沒有過多的管理，超出檔案借閱時間，沒有采取措施取回檔案。在對檔案進行管理時，沒有明確對職業(yè)等級進行劃分，也缺少對員工的激勵政策，長時間發(fā)展會消磨掉員工的工作積極性，導致開展檔案管理時缺乏認知。除此之外，在社會的不斷發(fā)展中，信息量也在不斷增加，如果不及時更新政策，就會加大檔案管理人員的工作量，從而導致檔案管理問題出現(xiàn)。

（四）新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路與方法。1.創(chuàng)新管理理念，提升檔案管理意識。在社會發(fā)展的新時期，要想加強事業(yè)單位對檔案的管理，管理方式應該跟上時代的步伐，發(fā)展具有創(chuàng)新性的檔案管理理念。對檔案的管理進行創(chuàng)新發(fā)展是極為重要的，同樣也是加強檔案管理不可或缺的一個重要環(huán)節(jié)。所以，事業(yè)單位要想加強對于檔案的管理，首先應該提高管理人員以及員工對于檔案管理工作的重視，在加強檔案管理的過程中，企業(yè)領導應該對檔案管理工作的重要性進行宣傳，通過大力宣傳檔案管理的重要性來提升員工對檔案管理工作的認知，從而提升檔案管理人員在工作時的積極性以及對工作的嚴謹性，還可以拓寬員工提建議的渠道，通過拓寬渠道，獲得提升檔案管理水平的建議。這種方法不但對提升檔案管理工作提供幫助，還可以激發(fā)員工的積極性，使每一位員工都能參與進來，意見獲取渠道的設立還可以使事業(yè)單位的管理人員發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀員工，對發(fā)表意見的員工進行獎勵，使員工更加重視檔案管理工作和提升員工的自身價值。在事業(yè)單位中，對檔案管理進行創(chuàng)新，還可以吸取事業(yè)單位或者企業(yè)和部門以及國際上的成功案例，吸取可以借鑒的部分，將其與事業(yè)單位的檔案管理實際情況進行結合，創(chuàng)新檔案管理理念。2.加大資金的投入，引進先進的管理手段。若要加強事業(yè)單位的檔案管理，需要單位每一個部門之間相互協(xié)助來完成。還應該加強事業(yè)單位對于檔案管理工作的投入力度，在檔案管理中，有了充足的資金就可以對檔案管理設備進行更換，先進的管理設備不但可以有效提升檔案管理的效率，還對于檔案管理的規(guī)范性有著極高的要求，為了更好地促進事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新，工作人員應該跟上時代的步伐，利用計算機技術來對檔案管理進行操作，可以利用電子文檔來對檔案進行管理，能夠?qū)χ匾募M行備份，給重要文件做好雙重保障。3.提升檔案管理人員的綜合能力，實現(xiàn)信息技術的有效運用。新時期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展過程中，提升檔案管理人員的綜合能力是重要的一部分。在檔案管理中，如果對檔案管理的機制體制以及設備都進行了完善和改進，而員工不具備專業(yè)的素質(zhì)，也會造成檔案管理工作的問題，只有具有優(yōu)秀和專業(yè)的檔案管理隊伍，才能為檔案管理創(chuàng)造更大的價值，還可以保障檔案管理的標準性以及可靠性。在檔案管理工作中，檔案管理的質(zhì)量是最為重要的，想提升檔案管理的質(zhì)量，首先要求相關工作人員必須具備專業(yè)的技術和職業(yè)素質(zhì)。事業(yè)單位應該加強對于檔案管理人員綜合能力的培養(yǎng)，提高員工的綜合素質(zhì)，在招聘檔案管理人員時，應招聘高素質(zhì)、高水平并且能夠操作現(xiàn)代化設備的人員。檔案管理中重要的部分，還有對于檔案的保密工作，事業(yè)單位應該有專門存放檔案的庫房，讓員工加強管理，對于進出的人員必須做好詳細的登記，避免出現(xiàn)檔案丟失的情況。

三、結語

綜上所述，在社會的不斷發(fā)展中，事業(yè)單位對于檔案管理工作的創(chuàng)新是必然的，只有提升了事業(yè)單位的檔案管理工作，才能進一步促進事業(yè)單位的發(fā)展。想提升事業(yè)單位檔案管理工作，應該讓檔案管理工作與現(xiàn)代科技發(fā)展相連接，充分利用現(xiàn)代社會的信息化資源，加強對檔案管理工作設備的提升，并且還要通過加強員工的綜合素質(zhì)來強化檔案管理工作。