淺談新時代檔案的收集征集

文/朔州市檔案館 蔚玲

檔案業務工作的重要環節是收集與征集工作，是豐富館藏的主要手段，也是檔案部門一項必不可少的基礎性工作。在實際工作中，這是一項非常艱難的工作。習近平總書記強調，要堅持解放思想、與時俱進，主動來一場思想革命，從一切不合時宜的思維定式、固有模式、路徑依賴中解放出來。檔案工作也要從轉變思維方式入手，樹立與新時代檔案工作體制結構、職能任務、目標要求相適應的思想觀念，夯實檔案工作科學發展的思想基礎。

一、檔案收集征集工作中存在的問題

（一）個別單位和部門存在著輕重不分問題。有些單位輕白頭文件，重紅頭文件。在收集征集工作中，有的單位和部門誤認為紅頭文件才有保存價值，白頭文件沒有保存價值不在收集范圍。像單位產生的會議記錄、黨員花名冊、介紹信和調資表都沒作為檔案收集范圍內容收集整理。也有些單位輕會議或專題材料，重機關發文，使一個機關的整體面貌不能全面呈現。而有些單位輕自身發文，重上級來文，致使一些部門單位保存了一堆屬于臨時參考或執行的上級來文，而自身的一些文件保存不齊全。更有的單位輕其他載體檔案資料，重文字材料。雖然國家檔案局先后出臺了多種專門檔案的管理辦法、規定等，但在具體執行中往往忽略了實物檔案的及時收集歸檔，把主要力量放在了文書檔案上，

（二）檔案館存在著檔案結構單一問題。有的單位重文書檔案輕專業檔案、重文字檔案輕其他載體檔案、重現行檔案輕歷史檔案的收集觀念，使檔案館館藏檔案結構單一，內容不豐富，難以真正成為愛國主義教育基地。檔案館雖然也重視接收、征集專業檔案及其他載體不同的檔案，但離要求相差還很遠，只有進一步收集和征集專業檔案及其他載體的檔案，進一步豐富館藏，使檔案館真正成為愛國主義教育基地，才能為朔州市的建設服務發揮更大的作用。

（三）對檔案規范化管理的重視度不夠。檔案規范化管理能較好地推動各單位實現科學化、規范化發展，提高單位的工作質量和工作效率。當前部分單位缺乏對檔案規范化管理的認識，忽視檔案管理的規范化。甚至有些單位認為檔案管理規范化不會產生經濟效益而忽視其重要性，并且單位領導對檔案管理工作不會關注。還有一些單位在人力財力等方面存在不足，導致檔案規范化管理工作無法得到有效貫徹。

（四）認識水平不足。由于缺乏足夠的重視，機關事業單位檔案管理也存在相同的問題，由于檔案管理工作不能直接產生經濟效益，使得部分單位的領導不重視員工檔案管理工作，將其劃歸為后勤類工作，使得檔案管理工作人員工作積極性下降，出現檔案填寫敷衍了事等問題。

二、做好檔案收集、征集工作的措施

（一）增強檔案法制意識，依法進行檔案的收集。增強社會檔案法制意識，有助于社會公眾自覺地遵守檔案法規。檔案法規是國家向全社會頒布的有關檔案事務方面的行為準則。檔案執法難的因素就是檔案法制建設沒有受到人們的關注和社會的重視，沒有得到廣大群眾的理解和支持，沒有得到領導的高度重視。現在有不少人認為“《檔案法》可有可無，無關大局”，既沒有刑法、民法的威懾力，又沒有其他法律的普遍性，并由此造成了執法不嚴肅，違法不追究。為了適應社會變化和檔案事業發展的需要，檔案行政管理部門應轉變重業務輕法治的觀念，大膽依法去開展收集工作。

（二）增強檔案宣傳教育，深化認識水平。單位檔案管理工作的規范化和標準化建設是保障單位檔案管理效果的重要手段。所以新時期在積極探索檔案管理規范化、標準化建設的過程中，應該借助有效的宣傳教育讓各單位檔案管理人員和其他部門的相關工作者認識到檔案管理的重要性，以及各單位檔案管理工作中對檔案管理規范化、標準化建設的迫切需求。這樣在宣傳教育的作用下，各單位的檔案人員重新審視檔案管理工作的重要性。一方面，檔案管理工作人員從多角度積極探索檔案管理規范化、標準化建設，推動檔案管理規范化、標準化建設工作穩步開展；另一方面，單位各部門的工作人員能主動配合檔案室管理工作的開展，自覺加強對檔案資料的搜集和整理，切實加快各單位檔案管理規范化、標準化建設進程，增強各單位檔案資源的利用效果。

（三）接收檔案時堅持“寧多勿漏”。檔案的收集、征集和歸檔是檔案管理工作的前提和基礎。因此，必須重視并做好這項工作，這是管好用好檔案的第一步。檔案收集要堅持“寧多勿漏”原則，檔案是來源于各項活動的原始記錄，真實再現了各項活動的歷程和結果。檔案的價值是由檔案本身的屬性和社會對檔案的需求兩個方面決定的，其外在表現是有用性，對社會經濟發展和各項工作活動，起著重要的依據和參考作用。在檔案材料收集過程中，我們始終要圍繞一個“用”字，按照文書歸檔范圍，凡是認為有用的材料，不論其用處大小，都收集起來。

（四）提高服務質量，促進檔案的收集。有個別單位把文件材料據為己有，占為己用，不配合檔案館積極移交，只為以后自己使用起來方便。針對這種情況，我們要改善服務質量，提高服務水平，以優質快捷的服務贏得他們信任，使他們自覺自愿地把自己擁有的文件材料移交檔案館。1.對來查檔案的人熱情接待，有時他們只提供查閱內容，具體文號、年份、作者不清楚，我們不怕麻煩，就從最近年份開始，一年一年挨個查，直至查全查清楚為止。2.提供多種形式的服務，如有的單位查檔人直接電話咨詢我館辦公室，只要在電話中說明要查的文件材料，我館查檔接待人查詢以后電話通知，如查詢有此文件，查檔人再來我館填寫查閱登記表。因此，他們都主動把文件材料送到檔案館，用他們自己的話說，放在檔案館比放在自己手中查找方便、及時。3.健全制度，防止文件材料的散失。在工作中，我們通過健全和完善檔案管理制度，有效防止了文件材料的散失。一是嚴格崗位管理；二是實行文件接收上架登記制度，就是文件材料何時移交檔案館、何時上架入庫都登記清楚，避免出現盲區。

（五）樹立質量效益觀念，提高檔案歸檔接收。1.尋求社會效益最大化。我們各單位人員要認清檔案信息在政治經濟建設中不可替代的參考價值，充分認清檔案服務在社會文化活動中的重要作用，克服無作為、難作為、不想作為等錯誤觀點，以更加有力的舉措、更加踏實的作風和自覺的行動，大力開發檔案信息資源。2.尋求經濟效益最大化。科學把握檔案業務經費的投放，實現低成本高收益、低投入高收成、低消耗高質量，把有限的業務經費用在刀刃上，避免重復建設和資源浪費。3.牢固樹立開放協作觀念。檔案工作雖然在業務上是一個體系，但不能畫地為牢，要打破固有的工作模式，為檔案工作發展創造一個開放的環境。我們檔案人員要積極打破行業界限，與相關行業機構建立協作機制，定期進行情況溝通，實現協同配合。使各行業資源互相借鑒和互相聯動發展。檔案人員也要打破部門界限，新時代檔案工作要求高、任務重，僅靠檔案部門個人努力是遠遠不夠的，只有上下聯合、齊抓共管，才能為檔案工作提供有力的組織保障。

三、結語

總之，在社會全面發展的背景下，要緊緊圍繞經濟、社會、文化建設開展檔案工作，積極為檔案工作提供服務保障，為中心工作服務履職盡責、有所作為。檔案收集、征集工作也出現了一定的變化，要想保證檔案管理作用的發揮，就應該與時俱進探索檔案收集、征集工作的規范化、標準化建設，促進檔案收集、征集水平的提高，為檔案館的綜合管理工作創造良好的基礎條件。