信息化時代機關(guān)檔案管理困境的突破與抉擇

文/西安市高陵區(qū)投資環(huán)境投訴中心 周艷

在機關(guān)檔案管理工作中，由于檔案數(shù)量龐大，管理工作非常復(fù)雜，傳統(tǒng)的人工管理方式難以滿足現(xiàn)代化的機關(guān)檔案管理要求，加強管理方式信息化建設(shè)，實現(xiàn)更高效率的網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式，是現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展對機關(guān)檔案管理提出的必然要求。除此之外，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化的管理模式對機關(guān)檔案實施管理，能夠?qū)崿F(xiàn)快速查詢，而且查詢方式多種多樣，能夠有效滿足檔案使用者的要求。信息化的管理模式能夠有效實現(xiàn)檔案的完整保存，促進檔案信息共享，保證能夠?qū)崟r為檔案使用者提供必要的檔案信息。由此可見，實施信息化的檔案管理方式，不僅給檔案管理帶來了極大的便利，而且對檔案的實踐應(yīng)用，提供了極大的便利，促使機關(guān)檔案能夠更好地為社會發(fā)展提供服務(wù)，大幅度提高機關(guān)檔案服務(wù)質(zhì)量，對我國社會經(jīng)濟發(fā)展建設(shè)，具有極為深遠的意義。

一、信息化技術(shù)進行檔案管理的優(yōu)勢

在信息化時代，辦公實現(xiàn)了自動化和信息化，而機關(guān)檔案管理工作也正走向無紙化辦公模式。利用信息技術(shù)實現(xiàn)無紙化辦公，不僅能夠提高檔案保存管理的完整性，同時還能夠有效降低管理成本，實現(xiàn)低碳環(huán)保作用，無論是對機關(guān)檔案管理工作質(zhì)量的顯著提高，還是對促進生態(tài)環(huán)境保護與社會經(jīng)濟建設(shè)的和諧發(fā)展，都具有極為重要的意義。在信息化時代，在機關(guān)檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，比傳統(tǒng)的檔案管理方式更具優(yōu)勢。

（一）能夠存儲海量的檔案信息。在機關(guān)中，檔案的數(shù)量非常龐大，而且隨著發(fā)展，檔案數(shù)量不斷增多，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，需要使用更加龐大的存儲空間來存儲保管檔案。而且紙質(zhì)檔案對存儲條件要求極高，為了延長紙質(zhì)檔案的使用壽命，在存儲過程中必須要具有良好的通風(fēng)、采光、防蟲等條件。一旦存儲條件不合格，就會造成檔案損失，信息丟失。此外，面對數(shù)量龐大的紙質(zhì)檔案，傳統(tǒng)的人工管理方法，不僅工作量巨大，而且在分類歸檔、查詢應(yīng)用等方面，程序極為復(fù)雜，便利性極差。而運用信息化管理方式，以電子檔案的形式對機關(guān)檔案信息進行存儲，只需小小的硬盤，就可以存儲大量檔案信息，真正實現(xiàn)大容量快速儲存，既節(jié)省了空間又節(jié)省了管理成本。而用在管理上，不僅查詢應(yīng)用檔案更加便利，而且對存儲環(huán)境要求低，還能實現(xiàn)無紙化。

（二）檔案信息管理更加規(guī)范，存儲更準確。在傳統(tǒng)的機關(guān)檔案管理過程中，采用人工方式對檔案進行歸類處理，這就導(dǎo)致工作人員在管理檔案的過程中，可能因為大意疏忽或業(yè)務(wù)不熟悉等因素，造成檔案不正確存儲，管理不規(guī)范。甚至個別人員會私自篡改檔案信息，造成檔案信息嚴重失真，最終在查詢應(yīng)用檔案時造成誤差。而在信息化時代實施信息化的檔案管理方式，利用檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)n案信息與辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)無縫連接，檔案資料實現(xiàn)自動化存儲，在對檔案進行信息化管理的過程中，還能夠?qū)n案信息的修改操作設(shè)置權(quán)限，防止人為篡改檔案信息，從而有效保證檔案信息的準確性和規(guī)范性。準確的檔案信息以及規(guī)范的檔案管理模式，不僅方便人們對檔案進行查詢或使用，也使機關(guān)的檔案服務(wù)質(zhì)量得到顯著提升，使檔案信息充分發(fā)揮作用，為社會經(jīng)濟發(fā)展建設(shè)提供必要的支持力量。

二、信息化時代檔案管理面臨的困境

（一）傳統(tǒng)檔案管理方式無法滿足信息化時代的發(fā)展要求。現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，而且在社會各個領(lǐng)域中得到廣泛應(yīng)用，科學(xué)技術(shù)已成為推動社會經(jīng)濟發(fā)展的關(guān)鍵因素，對生產(chǎn)和生活都產(chǎn)生了極為深遠的影響。當(dāng)今社會已進入信息時代，辦公實現(xiàn)了自動化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。在新辦公環(huán)境下，傳統(tǒng)的機關(guān)檔案管理方式已無法滿足現(xiàn)代辦公要求。因此，加強檔案管理信息化建設(shè)，成為辦公自動化管理的必然要求，同時也是實現(xiàn)辦公自動化建設(shè)的重要組成部分。隨著辦公自動化管理模式在各個機關(guān)中的廣泛應(yīng)用，借助計算機等信息化手段實施檔案管理已成為發(fā)展的必然趨勢。

（二）機關(guān)傳統(tǒng)檔案管理模式影響了辦公效率的提升。目前，在機關(guān)辦公中，已廣泛應(yīng)用辦公自動化管理模式，但檔案管理工作還沒有實現(xiàn)從傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式的有效轉(zhuǎn)變，這就造成傳統(tǒng)的檔案管理模式與現(xiàn)代化辦公模式無法實現(xiàn)有效銜接，進而嚴重影響了機關(guān)辦公效率，甚至對辦公自動化和網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展造成了嚴重的限制。除此之外，當(dāng)前很多機關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，無論是經(jīng)費，還是人員、設(shè)備等方面，都沒有得到很好的保障，這就導(dǎo)致機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展極為遲緩，難以滿足辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)信息化快速發(fā)展的要求。由于機關(guān)仍應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理模式，導(dǎo)致檔案管理難以為自動化的辦公管理工作提供有效的服務(wù)，進而影響了辦公效率的提升。

（三）機關(guān)檔案管理人員水平較低，限制了檔案管理的信息化發(fā)展。目前，在機關(guān)檔案管理工作中，管理人員的管理水平參差不齊，很多管理人員存在檔案管理意識淡薄、管理結(jié)構(gòu)混亂、檔案管理專業(yè)技術(shù)水平不足、管理人員流失嚴重等問題，這些都嚴重影響了機關(guān)檔案管理人員的整體素養(yǎng)，進而限制了檔案信息化管理的發(fā)展建設(shè)。其中，管理人員頻繁更替，嚴重影響了對專業(yè)化檔案管理人員的培養(yǎng)。要建設(shè)信息化檔案管理模式，就必須要培養(yǎng)具有高素質(zhì)和熟練掌握信息化管理技術(shù)的專業(yè)檔案管理人員，這是建設(shè)信息化檔案管理模式的重要前提條件。而人員頻繁更替，導(dǎo)致難以對高素質(zhì)的檔案管理人員的培養(yǎng)，導(dǎo)致很多管理人員嚴重缺乏信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)素養(yǎng)，難以滿足信息化管理的要求，進而限制了機關(guān)檔案信息化管理的發(fā)展建設(shè)效果。

（四）安全意識薄弱，缺乏檔案安全防范能力。大部分機關(guān)檔案管理工作，沒有意識到檔案管理工作中安全防范工作的重要性，也沒有針對檔案安全防范問題，制定完善的應(yīng)對方案。這對檔案管理的信息化建設(shè)，具有極為不利的影響。檔案信息防范能力薄弱，很有可能會造成檔案信息丟失，例如黑客病毒入侵、操作不當(dāng)導(dǎo)致信息丟失等等，這些都是檔案信息化管理模式中的風(fēng)險隱患。安全問題，已成為信息化時代制約機關(guān)檔案信息化管理的重要因素之一。

（五）檔案服務(wù)質(zhì)量不高。目前，檔案用戶僅能被動接受檔案管理方提供的服務(wù)，也就是說檔案管理服務(wù)具有單一性，嚴重限制了檔案資料的充分應(yīng)用。造成這一現(xiàn)象，主要是由于檔案管理者缺乏主動服務(wù)意識，更沒有充分利用信息技術(shù)建設(shè)遠程服務(wù)，從而限制了檔案的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)范圍，也不利于對檔案資源進行充分利用。

三、信息化時代機關(guān)檔案管理的優(yōu)化

（一）積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，加強機關(guān)檔案信息化管理制度建設(shè)。在信息化時代，要做好機關(guān)檔案管理的信息化建設(shè)，首先必須要轉(zhuǎn)變思想觀念，在思想上正確認識機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的重要性，從而為加強機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造了必要的思想條件。在信息時代，檔案信息具有更加重要的作用，是現(xiàn)代辦公管理工作中，必不可少的重要組成部分。所以，必須要正確認識檔案在信息化時代發(fā)揮的重要作用，從而有效提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視。其次，必須要根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及信息化時代對檔案管理提出的新要求，構(gòu)建完善的檔案信息化管理制度，為有效實施各項檔案信息化管理措施，提供重要的制度依據(jù)。根據(jù)相關(guān)制度規(guī)定和要求，有效引導(dǎo)機關(guān)做好檔案管理組織結(jié)構(gòu)架設(shè)，做好管理分工，明確劃分管理職責(zé)，保證管理工作落實到位，有效提高機關(guān)檔案管理質(zhì)量。

（二）加強管理人員專業(yè)化培訓(xùn)，建設(shè)高素質(zhì)管理隊伍。機關(guān)要建設(shè)信息化的檔案管理機制，離不開專業(yè)管理人員的支持。因此，必須要加強對管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能培養(yǎng)，提高管理人員的檔案信息化管理技能，提高檔案服務(wù)意識，建設(shè)績效考核機制，從而有效提高管理人員的專業(yè)技能水平和信息化管理素養(yǎng)，為機關(guān)建設(shè)信息化的檔案管理模式，做好人力資源保障。

四、提高檔案人員安全意識，加強檔案安全保護工作

提高檔案管理人員對網(wǎng)絡(luò)安全的認識，是強化檔案安全保護工作的重要環(huán)節(jié)。同時還要加強對管理人員計算機應(yīng)用能力的培訓(xùn)，提高管理人員的計算機應(yīng)用能力。從而在檔案管理的過程中，有效做好安全保護措施。

針對重要檔案，必須要對原件做好安全保護。可以對原件進行數(shù)字化掃描，然后封存原件，以保證案件信息的完整性。除此之外，對計算機硬件和軟件設(shè)備要做好安全防范建設(shè)，利用定期備份、異地保存等技術(shù)手段，全面保護電子檔案的安全性。

五、優(yōu)質(zhì)高效地開展檔案服務(wù)工作

第一，要優(yōu)化檔案服務(wù)，不能只依靠管理部門，還要與相關(guān)部門進行合作，共同推進檔案建設(shè)工程，強化檔案服務(wù)。

第二，必須要加強檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，提高系統(tǒng)的完善性，從而有效優(yōu)化檔案檢索功能，提高查詢效率和準確性，為提高檔案服務(wù)質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。

第三，必須要做好日常查閱登記等接待工作，提高檔案的服務(wù)功能，為其他工作的有效開展，提供重要的參考依據(jù)和憑證作用。

第四，必須要優(yōu)化服務(wù)手段，通過使用先進的檔案系統(tǒng)，加強檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，有效提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

第五，要充分利用網(wǎng)絡(luò)，加強檔案服務(wù)遠程建設(shè)，實現(xiàn)檔案的遠程服務(wù)，有效擴大檔案服務(wù)范圍，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。

六、結(jié)語

在信息化時代背景下，機關(guān)單位在進行檔案管理工作的過程中，針對檔案管理遇到的各種困境，應(yīng)積極基于信息化管理角度，加強信息化管理模式的應(yīng)用建設(shè)，從而有效突破檔案管理困境，提高機關(guān)單位在信息化時代背景下對檔案管理的工作質(zhì)量，通過應(yīng)用科學(xué)的管理方法，充分發(fā)揮檔案的重要作用，為機關(guān)單位的發(fā)展進步，發(fā)揮積極的促進作用。