淺談新冠肺炎防控檔案的收集與整理

文/浙江省紹興文理學院附屬醫院 陳輝英 王家鈺

習近平總書記指出：“經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案”。新冠肺炎疫情肆虐期間，各行各業在黨的領導下，積極行動，為遏制疫情竭盡所能。疫情就是命令，防控就是責任。在防控新冠肺炎疫情的嚴峻形勢下，黨中央要求各級黨委和政府把疫情防控工作作為最重要的工作來抓，全國各地、各部門自上而下積極貫徹落實黨中央聯防聯控的決策部署，成立應對疫情工作領導小組，疫情防控呈現群防群治的局面。

疫情發生的第一時間，國家檔案局下發文件，要求加強疫情防控期間的檔案工作。紹興市委、市政府堅決貫徹落實黨中央、國務院以及省委、省政府重要決策部署，市檔案局快速下發《關于做好新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案收集歸檔工作的通知》，我院積極響應紹興市檔案局的工作部署，全力加強新冠肺炎爆發期間的檔案工作，為疫情防控工作貢獻力量。

我院作為紹興市新冠肺炎治療定點醫院，在收治新冠肺炎病例和疑似病例的過程中形成了大量文件材料。根據《檔案法》《浙江省檔案館管理規定》等有關規定，在防控過程中有目的、有計劃地對新冠肺炎檔案信息進行收集、整理，以確保防控工作中珍貴材料及時、齊全、完整歸檔。

一、強化新冠肺炎檔案意識

在新冠肺炎防治活動中形成的珍貴檔案，是反映我院全體職工在黨中央領導下，抗擊新冠肺炎斗爭的真實記錄，對當前和今后正確應對重大突發事件，有重要的參考價值。因此，我們首先要強化醫院檔案工作者的使命意識；二是強化領導的責任意識；三是強化全院涉及歸檔部門的配合意識。檔案能否完整地保存下來和充分利用，離不開全院職工的支持與配合。

二、新冠肺炎檔案的產生

（一）行政管理類。行政部門都在疫情防控的不同時期記錄和形成了有關新冠肺炎防治的檔案信息，具體包括：1.上級單位下發的關于疫情防控工作的重要批示、指示，有關領導督導檢查我院疫情防控工作的相關文件材料。2.院內建立疫情防控工作領導小組形成的有關疫情防控工作的規定、辦法、意見、通知、應急預案等文件材料。3.有關疫情防控工作的請示、報告等文件材料。4.召開疫情防控工作會議的會議記錄、紀要、決定、領導講話等文件材料。5.有關疫情防控工作的計劃、安排、措施、報表、總結、大事記等文件材料。

（二）醫療科教類。主要指新冠肺炎病例入院觀察、治病的病歷材料，應由新冠肺炎病人的主管醫生按歸檔要求整理歸檔，交給醫院病案室統一保管。新冠肺炎患者或疑似新冠肺炎患者診治過程中形成的病歷檔案屬于個人隱私，除治療和科研外，一般不能隨便提供利用。同時也包括對新冠肺炎開展醫學、科學研究、醫藥用品研制、專利申請形成的文件材料。

（三）院感防護類。包括成立發熱門診，建立隔離收治區，加強對醫護人員的保護，對病區實行隔離管理，加強消毒管理，嚴格污物和垃圾處理，對出入醫院大門、辦公場所等進行衛生檢疫和管控等過程中形成的文件材料。做好疫情防控工作相關物資保障、生產和生活保障等后勤保障工作形成的文件材料。以及人事部門對員工返崗疫情防控工作相關工作材料。

（四）宣傳教育類。包括《新冠肺炎防控工作每日動態通報》等有關新冠肺炎防治宣傳欄、科普宣傳資料、外發新聞報道，防治新冠肺炎宣傳活動的計劃、小結等，及抗擊新冠肺炎中涌現出來的先進事跡，新冠肺炎防治工作的總結、報告等材料。也包括新聞媒介、社會團體、上級單位等多方面的關愛所產生的新聞報道、錄音錄像、照片、慰問信等，形成大量與新冠肺炎相關的信息資源。

三、疫情防控工作檔案資料管理的復雜性

疫情防控工作檔案資料管理是一項較為復雜的工作，具體表現在以下四個方面：

（一）檔案資料時效性強，來源復雜，載體繁多。新冠肺炎的產生周期短，時間性特別強。其來源有上級文件、防控活動中產生的信息資料、新聞媒介制作的錄像、錄音、圖片攝影集等等，涉及門類廣，來源復雜。并且各種文件的載體有所不同，既有結構化的文件資料和數據，也有非結構化的信息和數據，既有紙質文件，也有電子文件。這些特點給文件檔案管理工作帶來一定的困難。

（二）檔案資料的形成具有一定的變化性。疫情防控工作檔案資料主要來源于疫情防控工作，其隨著疫情的發展變化而變化，疫情的突發性和發展的不確定性決定了防控工作的被動性與變化性，這必然影響檔案資料的形成情況。

（三）檔案資料的收集難度較大。在沒有事先明確疫情防控檔案資料收集管理范圍、移交管理等制度的情況下，各部門在疫情防控工作中都處于高度忙碌和緊張狀態，檔案資料收集整理工作易被忽視，導致檔案資料收集整理很難齊全。

（四）檔案資料實用性強，具有重大價值。在未完全了解新冠肺炎這個新病種之前，要進行有關尋找致病元兇、尋找病毒變化規律、研制疫苗技術等科研，相關檔案有重大價值，應作永久保存。因此，新冠肺炎檔案收集的內容要廣泛而全面，同時追求精準，盡善盡美。

新冠肺炎防控工作是一場持久戰，檔案能夠全面詳細地記錄醫院防控工作的全過程，檔案的收集整理工作一定要及時。檔案管理人員在日常工作中要養成隨時收集、整理的良好工作習慣，并及時進行補充、完善防控工作材料。盡管在檔案的收集與歸檔中存在一些困難，我們也必須努力克服，通過對醫院防控工作檔案的整理，深刻總結防治工作的寶貴經驗，為醫院做好當前工作、謀劃長遠發展指明方向。