探討提高企業檔案管理信息化建設

文/福州市規劃設計研究院 余嵐

檔案能夠見證企業的發展過程，幫助企業做出正確的決策，并且制定科學的發展目標，提供資源依據和參考，對企業的發展影響比較大。在企業管理工作中，必須關注到檔案管理工作的重要性。檔案管理工作在企業管理中占重要地位，已經成為企業經營管理的重要手段。檔案是企業利益的憑證，可以全面反映出企業生產情況、經營效益與技術水平等。在信息技術快速發展過程中，為企業檔案管理工作提供了新的發展契機。因此企業需要轉變傳統的檔案管理模式，積極引進新的管理理念，不斷優化檔案管理思路和內容，凸顯出檔案服務的價值，以此實現企業的長久穩定發展目標。

一、信息化建設在企業檔案管理中的優勢作用

（一）提升檔案信息管理的信息化。在經濟快速發展背景下，相應強化了人們的檔案意識，逐漸擴大了檔案信息用戶群，此時需要轉變傳統的檔案信息管理方法，采用適宜的管理模式和方法。隨著檔案信息管理的現代化發展，對于管理人員的要求也在不斷提升。由于缺乏現代技術人員，導致檔案工作的管理效果不佳。通過檔案管理的信息化建設，可以深入開發和利用檔案信息資源，提升檔案管理的實效性。

（二）提升信息應用的專業化。隨著檔案信息用戶群體的增加，相應擴大了檔案管理范圍。檔案管理類型也呈現出多樣化特點，導致該項工作呈現出多種不同特性。檔案信息所包含的資源失真度增加，存在大量虛假信息和冗余信息。信息化建設能夠確保用戶需求的專業化、個性化發展，不僅能夠降低企業管理成本，還能夠實現系統化管理操作，提升信息應用的專業性。

二、企業檔案管理信息化建設存在的主要問題

（一）信息化管理意識不足。在檔案管理信息化建設過程中，多數企業認為是檔案管理方式的轉變，沒有認識到檔案信息化管理的重要性。由于管理理念落后，致使檔案信息化建設集中于電子化存儲方面，沒有建立專門的信息系統。在企業發展實踐中，僅僅在辦公自動化要求下應用檔案管理信息化功能，實現網上辦公和無紙化辦公。但是此種管理與應用方式，只是轉變了檔案管理流程和成本，沒有實現真正意義上的信息化建設。

（二）檔案管理水平低下。在企業發展過程中，開始廣泛應用信息技術。傳統的檔案管理模式和方法無法滿足時代發展要求，也與企業現代化發展相背離。首先，在檔案管理信息化建設期間，軟件開發商沒有深入分析企業的發展規律、個性需求和管理流程，從而導致軟件開發缺乏針對性，沒有深入考量和分析企業信息化建設需求。企業在應用軟件開展信息化管理時，沒有立足于自身實際情況進行二次開發，從而導致檔案信息化管理系統無法發揮出優勢作用。其次，企業所聘用的檔案管理人員非專業人員，不具備專業的管理能力和水平。當管理人員素質能力較低時，將會影響檔案管理工作的信息化建設，還會導致企業流失人力資源。

（三）檔案管理的安全風險。企業生產經營與管理屬于系統化工作，涉及較多復雜內容和細節問題。為了提升經營管理效率，必須充分發揮出基礎資料的作用，并且合理應用資料信息，全面提升檔案信息的存儲價值。由于檔案信息所涉及的內容比較多，需要將所有資料信息存儲到檔案庫中，需要占用較多的存儲空間，相應增加查閱難度和復雜度。所以，企業檔案管理部門在開展具體管理工作時，主要是基于現有生產技術、工作內容，對檔案資料進行收集和保管。對于不重要的基礎資料，則由相關部門進行存儲；但是，由于相關部門缺乏專業能力與技術，且人員流動性比較大，極易導致檔案資料流失，極易影響企業的發展。在信息化發展背景下，檔案安全管理所面臨的風險比較大，如果沒有做好相關安全防護，將會加大信息泄露風險。

（四）信息管理規劃不清晰。企業檔案管理工作直接影響企業的發展，需要長時間管理與應用，所以必須注重信息化建設工作規劃。未做好前期規劃工作，將會極大影響檔案管理工作的針對性，降低管理效率和質量。當管理人員缺乏責任意識時，也會影響信息化建設工作的發展，不僅浪費人員精力，還會導致檔案管理效果不佳。

（五）檔案信息化建設成本高。為了提升企業檔案管理信息化水平，需要采購計算機設備、引進專業檔案人才、開發和建立信息管理系統。同時，對現有紙質版檔案材料進行數字化處理，建立不同格式的電子檔案，建立檔案信息數據庫。在信息化建設過程中，會消耗大量人力資源、時間成本和資金成本。對于生產規模比較小的企業來說，檔案信息化建設成本非常大。

三、企業檔案管理信息化建設對策

（一）提升檔案管理信息化建設的重視程度。為了實現檔案管理信息化建設，應當不斷提升領導者和管理人員的思想認識，使其認識到檔案管理工作的重要性。從企業領導層和管理層入手，提升對各級部門管理人員重要性的認知。因此，企業必須注重宣傳和強調檔案信息化管理，通過專業培訓與教育活動，確保領導者和管理人員學習檔案信息化管理知識，并且將檔案管理信息化建設作為企業生產經營的主要內容，納入企業發展規劃中。同時，注重人力、物力和財力的投入，以此確保管理信息化建設的實效性。另外，在大數據時代背景下，企業領導者和管理人員制定合理有效的檔案管理制度，全面提升檔案信息的有效利用率。采用大數據處理技術，分析和研究企業人事結構、項目業績、生產經營狀況，為企業決策經營提供重要依據，全面提升企業的經濟效益。

（二）建立和完善檔案信息化管理制度。在檔案信息化建設過程中，完善的制度是基礎性保障。立足于檔案資源的數字化建設，形成電子檔案資源。同時注重存儲和開發應用，不斷加大基礎設施建設力度，維護信息管理的安全性。為了實現以上管理目標，必須遵循相關標準規范和機制制度。對于企業來說，應當全面分析檔案管理信息化建設問題，注重落實和執行各項制度機制。其一，企業應當建立檔案信息管理制度，明確劃分各級人員的檔案管理職責，通過制度化方式不斷強化檔案管理責任。同時，在檔案信息化管理工作中，制定科學合理的考核制度和激勵制度，這樣能夠有效約束和規范信息化工作的開展，充分調動檔案管理人員的積極性，不斷提升信息化水平。其二，企業還應當將檔案信息化制度落實到各個部門，提升制度落實與執行的監管力度，以此確保管理職責的落實效果，通過制度方式提升檔案信息管理的信息化水平。為了提升企業的信息化水平，在優化升級過程中，立足于國家標準和行業規范，不斷優化檔案信息化規劃與指導，確定合理有效的管理政策和管理體系。

（三）建設檔案信息管理系統。企業應當促進紙質版檔案數字化改造，采用統計學方法進行分類整理。企業開發滿足自身發展的檔案信息管理系統，采用先進技術手段，使信息管理系統可以融入企業業務系統中，有效管理和控制檔案收集工作，以此提升檔案數據收集的及時性與完整性。全面應用云計算技術，分類處理檔案數據。在檔案管理過程中，采用動態管理和橫縱分析法。沿著時間軸線，對檔案數據進行縱向對比，聯合其他部門進行比對，整理和歸納數據信息，全面提升檔案數據的準確性。在建設信息管理系統時，應當注意以下幾點：第一，在錄入檔案信息時，應當確保信息的詳盡性和完整性。第二，派遣專業的檔案管理人員實時更新數據，檢修和維護檔案信息管理系統，全面確保數據信息的真實性。第三，應用大數據技術，快速刪除和整理數據信息，以此確保信息數據的實效性。

（四）注重建設企業網絡系統，強化檔案信息化安全管理。在網絡建設完善過程中，注重優化企業檔案管理信息系統，引入專業管理人才和設備，不斷優化完善網絡建設。采用信息化方式和技術，大力建設檔案信息化平臺，從根本上提升檔案管理效益。在企業檔案管理信息化建設過程中，必須注重安全管理問題。為了提升檔案開發利用率，必須加大檔案信息安全保護等級。通過檔案管理的各項安全要求，基于信息安全要求和分析進行分類，確定不同等級的安全保護要求和標準，科學評估信息管理系統的安全性。此外，企業還需要建立檔案安全管理機制，實現常態化安全管理，對安全管理操作流程和程序進行規范，充分發揮出安全管理機制在檔案管理中的作用。企業還應當引進安全管理設施，設置保密功能和安全查閱權限，聯合網絡安全建設硬件系統，全面確保檔案管理的完整性和安全性。

（五）注重檔案信息化人才建設?，F階段，在檔案信息建設過程中，人力資源會對建設效果造成直接影響。企業應當立足于信息化建設角度，注重引進信息化人才。采用優越條件吸引專業的檔案管理人員。企業還可以與高校建立合作關系，按照信息化管理建設需求，制定相應的人才培養策略，全面提升檔案管理信息化水平，給予相應的人力資源支持。企業還應當建立信息化人才管理平臺，注重引導信息化人才，發揮出自身價值作用，為企業檔案信息管理貢獻應有的價值。

四、結語

綜上所述，在現代科技快速發展過程中，應當充分發揮出信息技術的作用和價值。在企業檔案管理工作中，信息化建設已經成為必然發展趨勢。所以，提升檔案信息管理的信息化水平，已經成為企業提升檔案管理效率的重要手段。通過分析企業檔案管理信息化建設存在的問題，并且通過提升檔案管理信息化建設的重視程度，建立和完善檔案信息化管理制度，不斷強化檔案信息化安全管理力度，處理現存問題，從根本上提升檔案管理水平，實現企業信息化發展目標。