加快檔案信息化建設 創新檔案管理工作

文/微山縣檔案館 於欣穎 韓麗麗

檔案信息化建設，顧名思義，其所指的主要是國家檔案行政管理機構，為當今檔案管理工作融入相關的信息化技術，以此高效率展開檔案管理工作，進而使其能夠更好地服務于國計民生。正是在這樣的背景下，檔案信息化建設成為橫亙于當代檔案館管理工作面前的一個重大課題。因此，對于如何有效開展檔案管理工作的信息化建設，并不斷推動整個檔案館管理工作的創新，成為檔案工作中一件迫在眉睫的事情。

一、當代檔案信息化建設的重要性

（一）推進檔案工作的現代化。隨著時間的不斷推移，檔案工作的現代化需求開始不斷增加。這是因為，隨著近年來信息化技術的展開，以往相對傳統的檔案管理工作，亦受到了巨大的挑戰。而就信息技術的應用來看，檔案工作一旦與信息技術結合，能夠展現出令人意想不到的效果。如在檔案工作展開的過程中，有效融入信息技術，可以使相關檔案數據以信息化的方式存儲。不僅是文字類的檔案，音頻、視頻類的檔案亦可以有效借助信息化方式進行存儲。綜上所述，以上的優勢便屬于信息化建設的一個產物。可見，有效推動檔案工作的現代化，便有助于檔案信息打破原有空間、時間的限制，使其能夠快速實現共享。并且，依托于信息化建設創新的檔案工作，還能使檔案的整理、管理效率得到提升，這樣不僅有助于檔案管理工作的展開，同時亦能有效提高相關工作的效率，并使檔案工作的人工成本得到降低，從而使檔案工作能夠有序展開。

（二）推進檔案工作的標準化。檔案信息化創新工作的開展，對于促進檔案工作的標準化來講，同樣有著不可估量的意義。這是因為，在檔案采集工作展開的時候，充分發揮信息技術的優勢，能夠滿足用戶的諸多需求，并且可以實現相關數據信息的存儲工作。而對于以上的情況，便需要制定統一的檔案標準，以此來契合檔案信息化創新工作的展開。尤其是在存儲一些非文字類的檔案時，更需要檔案館制定統一的標準，只有這樣才能促進整個檔案工作的展開。可見，檔案工作的信息化建設，有助于促進整個檔案工作的標準化發展，而此點對于整個檔案工作的發展來講，則有著不可估量的現實意義。

（三）推進檔案工作的服務化。檔案工作信息化創新建設，為日后檔案工作的服務提供了一個基礎。因為，正是在檔案信息化構架完成的前提下，檔案管理人員職能也會發生一定的改變。以往傳統的檔案人員，其工作的內容，主要是保管以及提供利用相應的檔案資料，而在信息化建設完成后，相關的檔案工作人員，職能上便由過去的保管、提供利用轉變為采集、管理以及服務三位一體的工作職能。此外，因為檔案工作本身往往會服務于科研工作的開展，所以，檔案工作的服務化亦可以切實有效地為一些科研生產類工作提供優質的服務。因此，檔案工作信息化創新建設，可以切實有效地推動整個檔案工作向服務化發展，這成為檔案工作信息化創新建設的一個重要體現。

二、限制當代檔案館信息化創新建設的因素

（一）檔案館信息化建設工作缺少科學指導。近年來，我國檔案工作的信息化建設方面，投入很大的力度。就當前的情況來看，檔案館工作的信息化建設取得了進一步發展，但在其取得發展的同時，一些問題開始初現端倪。這樣的情況主要體現在具體的建設上，許多檔案館在展開信息化創新建設的過程中，并沒有注重將信息化建設置于系統性以及科學性的基礎上，這就使得信息化建設在開展的過程中，出現盲目展開的情況。以至于，各地檔案館機構在信息化建設的過程中，存在著較大的差異。并且，許多檔案館在展開相關工作的時候，往往會出現刻板執行的情況，這很容易使得整個檔案館信息化創新建設陷入難以開展的困境。

（二）檔案館信息化建設地域性差異明顯。眾所周知，地區的經濟發展情況，對于檔案館信息化創新建設，亦會造成潛移默化的影響。這是因為，一些經濟較為發達的地區，其對于檔案館的投入較大一些，并且影響檔案館信息化建設的客觀因素也更少，所以其信息化建設的水平要略高于經濟相對不發達地區。反之，一些經濟發展相對滯后的地區，檔案館信息化創新建設因受制于諸多因素，其在建設的過程中，便會同經濟發達地區拉開一定的差距，而其最明顯的表現便為，經濟發達地區的檔案館信息化創新建設的進程相對較快，經濟相對滯后的地區，在檔案館建設上則存在著相對滯后的情況。針對這樣的情況，發展緩慢的檔案館機構需要注重不斷反思總結，以此來找到發展緩慢的癥結所在，進而推動相關工作順利展開。

（三）檔案館信息化建設的人才較少。就當下的情況來看，部分地區的檔案館從人員組成上來看，多為傳統的檔案管理人員，尤其是在一些經濟相對不發達的地區，這樣的情況則更為嚴重一些。如此情況下，使得整個檔案館缺少能夠參與檔案工作信息化建設的復合型人才。因為，對于當代信息技術來講，傳統的檔案管理人員在短時間內很難熟練掌握其應用的方式，并且這還使得檔案工作人員很難切實融入信息化建設之中。所以，就目前的情況來看，檔案館信息化建設領域的人才短缺問題，對于信息化創新建設工作的展開，無疑造成了一定程度上的掣肘。

三、推動檔案工作信息化建設的創新策略

（一）制定科學合理的信息化建設總規劃。首先，對于檔案工作的信息化創新建設，相關政府部門應以客觀實際為出發點，展開相關建設工作，做好總的規劃以及布局，從而推動整個檔案館信息化建設工作的有效展開。并且，為使建設工作的展開同實踐相結合，有關部門應根據實際情況，不斷推動相關工作的展開。此外，相關部門還需要強化同檔案館之間的溝通聯系，避免檔案館方面刻板執行的情況發生，繼而實現整體信息化創新建設的整體布局。其次，各檔案館在著手展開信息化創新建設的過程中，需注重將部門的指導意見與實際現狀相結合，以此做到符合國家的信息化建設標準，并以此為基礎，切合地區檔案工作開展的實際需要。最后，檔案館在進行信息化創新建設的過程中，還應秉持科學發展觀，保證同政府相關部門之間的溝通，而后則以此為出發點，同一些信息化建設成功的檔案館進行交流溝通，以此來吸取先進的經驗，從而使信息化建設工作能夠有參考的藍本，并使工作的展開能夠取長補短，進而在建設的過程中，避免一些能夠提前預知的問題出現。這里需要特別指出的是，地域化的差異始終都是一個比較客觀的存在。因此，對于一些信息化創新建設相對滯后的檔案館，應注重充分結合現有情況，吸取先進的經驗。這樣有助于檔案館切實保證信息化建設，能夠與地區實際需求相匹配，從而最大程度上規避信息化創新建設相對滯后的問題，繼而為日后檔案工作更好地展開，提供一個良好的前提。

（二）推動文檔一體化管理。從實際發展的角度來看，傳統的檔案管理工作，主要還是以分離管理的方式展開的。但就實際情況來講，此種管理方式實際上已經不適于相關工作的更好開展。傳統的管理模式下，文檔管理與檔案管理之間，實際上屬于一種相互剝離且互不影響的存在。而此種管理方式最大的不足便在于，其往往會導致檔案工作陷入重復展開的情況，這便很容易對整個檔案工作，造成巨大的人力、財力浪費。所以，根據信息化建設發展的需要來看，借助信息化創新建設，不斷推動文檔一體化的管理，便成為一個重中之重。其中，檔案館機構應將一體化管理工作，當作整個信息化創新建設的重點來推進。這中間，檔案館可以嘗試借助計算機系統，實現兩者之間的云端存儲，而后安排相關人員依托信息化存儲，大體上完成一體化管理工作，并為此設置相應的崗位人員。

（三）借助信息軟件達成特色檔案管理。就當前的情況來看，許多檔案館在應用管理軟件的時候，多會采用飛揚綜合檔案管理系統。實踐表明，此檔案管理系統本身，十分有助于對一些具有特色的檔案進行管理。而在實際操作的過程中，相關人員亦可以借助該軟件，根據檔案的情況，建成特色電子檔案索引目錄數據信息庫，并將一些符合相關要求的特色檔案，融入相關數據庫之中。而在將其融入數據庫中進行云端存儲的時候，檔案館方面可以借助信息技術，方便檔案館的員工對其進行查詢。這樣既有助于對一些重要檔案的保管，同時亦能夠有效提升工作人員的管理效率。并且，此種信息化管理方式，還能有效推動檔案管理的信息化建設程度，有效降低工作人員的手工勞動，進而使整個檔案管理工作的展開更為便捷。

（四）強化檔案館人員隊伍建設。不論是任何建設工作的展開，其根本還是需要依托于人來展開。所以，在這過程中，檔案館應注重引入一些高素質且具有一定信息技術能力的人才。首先，保證檔案館人員構成中，能夠有熟練掌握計算機管理以及應用的人才。其次，在保證人才引入的同時，相關單位還應注意強化對檔案館現有人員隊伍的建設。所以，檔案館管理層應定期組織人員集中學習信息化技術，從而使其掌握一定的應用能力。并且檔案館還應經常同一些信息化建設較為成功的機構互動學習，定期交流經驗以及心得，從而達到“以交流促發展”的目的，進而推動檔案館隊伍的建設。

四、結語

總而言之，隨著時代的不斷發展，檔案館在社會發展中的作用愈發突顯。因此，如何切實有效地保證信息化創新建設，成為當代檔案館工作開展的一個重中之重。正是在這樣的背景下，當代檔案館信息化創新建設需要以客觀實際為出發點，發掘信息化創新建設展開過程中可能存在的問題，而后以此為基礎，做到理論與實踐有機結合，從而為檔案館信息化創新建設注入新的活力，繼而推進我國檔案館建設的現代化。