嘉興市中醫(yī)醫(yī)院檔案管理工作分析

文/嘉興市中醫(yī)醫(yī)院 戈家英

嘉興市中醫(yī)醫(yī)院始建于1959年，現(xiàn)核定床位600張，年門急診量近145萬人次，出院病人3.5萬人次。系國家重點建設(shè)中醫(yī)院、全國衛(wèi)生計生系統(tǒng)先進(jìn)集體、浙江省文明單位、浙江省首批“綠色醫(yī)院”和“健康促進(jìn)醫(yī)院”、國家級三甲中醫(yī)醫(yī)院。是浙江中醫(yī)藥大學(xué)附屬醫(yī)院、嘉興學(xué)院附屬醫(yī)院。

一、醫(yī)院檔案的重要性

醫(yī)院檔案是醫(yī)院歷史的記載和醫(yī)院文化的傳承，是醫(yī)院留存各種資料的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是醫(yī)院文化建設(shè)中很重要的一環(huán)，需要醫(yī)院不斷提升檔案管理水平，面對發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)，改革檔案的管理理念，創(chuàng)新檔案管理手段。

在醫(yī)院文化建設(shè)過程中，無不滲透著檔案信息。如2011年5月，嘉興市中醫(yī)醫(yī)院在嘉興市首家試點“先診療、后結(jié)算”診療模式。2012年12月3日零時起，醫(yī)院正式啟動以破除“以藥補(bǔ)醫(yī)”機(jī)制為核心的市級公立醫(yī)院綜合改革試點，全面實施藥品零差率銷售。2013年1月5日，醫(yī)院成為國家中醫(yī)藥管理局公布的第一批三級甲等中醫(yī)醫(yī)院。2016年6月7日，嘉興市便捷支付診間結(jié)算民生實事項目現(xiàn)場會暨“智慧醫(yī)療”工作推進(jìn)會在嘉興市中醫(yī)醫(yī)院召開。2018年4月23日，中共嘉興市委辦公室、嘉興市人民政府辦公室印發(fā)《“百年百項”重大項目計劃》，嘉興市中醫(yī)醫(yī)院改擴(kuò)建一期工程被列入嘉興市“百年百項”重大項目計劃。2019年10月25日嘉興市眼科醫(yī)院揭牌成立等等。

二、醫(yī)院檔案的組成和開展情況

（一）醫(yī)院檔案的組成部分廣泛，醫(yī)院在其管理工作中分類保存的文件和材料，形成于醫(yī)院各項工作活動中。包括醫(yī)院發(fā)展歷史資料、科室資源檔案，病案病歷資料檔案，醫(yī)院黨務(wù)檔案，醫(yī)院人事資源檔案，學(xué)科、科研等學(xué)術(shù)資料檔案、教學(xué)資源檔案，設(shè)備資料檔案，后勤檔案等。檔案表現(xiàn)形式有文字記錄、圖片、圖表、錄音、光盤等。

（二）醫(yī)院成立由院長擔(dān)任組長的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，成立檔案管理網(wǎng)絡(luò)小組，配備專職檔案員。建立由分管副院長擔(dān)任組長的病案管理委員會（電子病歷管理小組）。各科室檔案包含病理檔案、健康教育檔案、圖書檔案、專業(yè)技術(shù)檔案、科研制度與檔案等。

三、當(dāng)前醫(yī)院檔案工作中存在的不足

雖然嘉興市中醫(yī)醫(yī)院比較重視檔案工作，但是在檔案工作過程中，越來越凸顯以下幾個方面的不足。

（一）重視程度不足。由于檔案管理不會給醫(yī)院的經(jīng)營和發(fā)展創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益。相對其他臨床科室而言，醫(yī)院往往不重視檔案管理工作。單單從考核內(nèi)容上看，上級主管部門對檔案工作也沒有引起足夠的重視。最明顯的表現(xiàn)就是檔案管理未納入《三級綜合醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)與評審細(xì)則》。醫(yī)院內(nèi)部也沒有針對檔案方面的考核要求。

（二）管理制度不完善。醫(yī)院在檔案管理方面現(xiàn)代管理水平較低，不能適應(yīng)建立健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度試點的要求。管理體制不健全，管理工作不規(guī)范，缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在檔案的收集、存放、整理等流程上沒有相應(yīng)的成熟模式可以參考。醫(yī)院大多仍是手工記錄、紙質(zhì)操作。職責(zé)不明確，不規(guī)范，有人為涂改信息或資料不慎丟失的風(fēng)險。檔案分布各部門，沒有收檔制度。醫(yī)院現(xiàn)存的管理制度照搬國家的相關(guān)法律法規(guī)要求，制定的制度缺乏針對性和有效性，無法滿足醫(yī)院的檔案管理工作需求，與實際工作脫節(jié)。

（三）經(jīng)費投入不足。“工欲善其事，必先利其器”。醫(yī)院的檔案房間面積較小，不利于諸多檔案的整理、存放。醫(yī)院現(xiàn)有的設(shè)備老化現(xiàn)象層出不窮。甚至辦公電腦老化，配備不足現(xiàn)象也存在。存在重視病案收集、輕視文書檔案的現(xiàn)象。忽視對檔案管理人才的引進(jìn)，人員配備不足，查辦、催辦工作不到位，甚至有可能造成原件遺失，無法保障檔案的完整性。

（四）專業(yè)人才素質(zhì)有待提高。檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，相關(guān)專業(yè)知識能力欠缺。醫(yī)院檔案管理人員大多是由護(hù)理人員轉(zhuǎn)崗或者行政人員兼職，對檔案業(yè)務(wù)知識以及管理學(xué)、相關(guān)專業(yè)知識和信息技術(shù)等知識與技能欠缺。兼職人員由于無法投入更多的時間和精力，存在管理漏洞，甚至可能會出現(xiàn)資料丟失甚至損壞。造成檔案收集資料不到位、不連續(xù)、不完整。相關(guān)知識的欠缺導(dǎo)致一些電子檔案管理的過程中，無法進(jìn)行計算機(jī)的相關(guān)應(yīng)用。

（五）歸檔、整理時間不明確。除了醫(yī)院對病歷資料有較明確的歸檔時間要求，超過時間會有一定懲罰之外，醫(yī)院尚未對其他檔案文書明確規(guī)定檔案的歸檔時間。不及時歸檔，懲罰制度不健全，行政科室、臨床科室上交不積極，會人為造成歸檔文書的缺漏。檔案人員雖然通過收集、整理、移交等步驟將散落在各個部門、具有保存價值的文件資料集中起來。但是未及時進(jìn)行檔案的編目、整理以及存儲，檔案整理不及時，造成檔案文書堆砌。

（六）業(yè)務(wù)意識淡薄，創(chuàng)新能力不足。對檔案工作人員沒有激勵政策，如果是轉(zhuǎn)崗人員，不存在晉升機(jī)會的話，工作人員很容易安于現(xiàn)狀，工作思路不創(chuàng)新，跟不上時代步伐。導(dǎo)致檔案利用率低，物不能盡其用。另外，檔案管理成本高，資源開發(fā)和利用滯后矛盾持續(xù)存在。

四、做好醫(yī)院檔案管理工作的舉措

對于醫(yī)院提升檔案管理水平，做好醫(yī)院檔案管理工作，如何更好地進(jìn)行管理，探究應(yīng)用舉措，筆者有以下幾點思考：

（一）加強(qiáng)檔案管理人員思想政治素質(zhì)。檔案工作是一項政治性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員應(yīng)努力提高思想政治覺悟和辨別是非的能力，在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問題時貫徹執(zhí)行《檔案法》，嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密，熱愛檔案事業(yè)，樹立良好的職業(yè)道德，全心全意為人民服務(wù)。檔案管理人員要增強(qiáng)檔案意識，忠于職守，恪守檔案工作紀(jì)律。這就要求檔案管理人員必須要具備較強(qiáng)的黨性原則，具有正確的政治方向、政治立場和政治觀點，樹立正確的人生觀、世界觀和價值觀，有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感。政治過硬是第一位的要求。必須要提升政治站位、強(qiáng)化思想認(rèn)識，加強(qiáng)政治歷練、增強(qiáng)政治本領(lǐng)，以過硬的政治素質(zhì)確保各項任務(wù)順利完成。

（二）創(chuàng)新檔案管理思路和方法，創(chuàng)新管理新路徑。檔案工作人員需改變工作方式。按照《檔案法》相關(guān)規(guī)定，把文書檔案歸檔時間要求、歸檔范圍等要求，發(fā)至各行政、臨床、醫(yī)技科室，加強(qiáng)指導(dǎo)。改變之前“等、靠、要”守株待兔的工作方式為主動深入臨床一線，“上門”指導(dǎo)，主動服務(wù)臨床，主動和行政職能科室負(fù)責(zé)人面對面溝通，收集紙質(zhì)、圖像、音頻等全方位多角度收集圖文并茂資料，并及時編輯、整理、歸檔。

（三）建立健全檔案管理體制，擴(kuò)充專業(yè)人才，為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)努力。制定檔案管理獎懲條例，納入崗位考核、醫(yī)院目標(biāo)責(zé)任制考核，對上交滯后、不積極的科室進(jìn)行考核扣分。擴(kuò)充專業(yè)人才并加大培訓(xùn)力度。對于職前培訓(xùn)，作為試用期測評主要方面。在職管理人員，定時培訓(xùn)，除提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)之外，醫(yī)院管理干部要培養(yǎng)檔案管理人員對檔案工作的興趣，利用競爭機(jī)制有效調(diào)動人們的積極性，激發(fā)檔案工作者提高自身職業(yè)道德素質(zhì)。完善考核制度，鼓勵工作人員晉升晉級并且提高自身的信息化水平。對于高技術(shù)人才，提高薪酬待遇。保證有效性、針對性，對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、整理和監(jiān)測。

（四）加大資金技術(shù)支持，開發(fā)更為有效的信息處理系統(tǒng)。運用現(xiàn)代信息管理原則和技術(shù)，減少文件的數(shù)量。利用醫(yī)院局域網(wǎng)，OA系統(tǒng)等進(jìn)行銜接，擴(kuò)大電子文件收集途徑。開辟電子檔案，把檔案存儲于計算機(jī)或云系統(tǒng)云儲存，可以直接從網(wǎng)絡(luò)調(diào)用。

（五）具有價值的文件移交市檔案館。嘉興市中醫(yī)院建院伊始的老照片可反映嘉興市建設(shè)進(jìn)程中醫(yī)療文化事業(yè)發(fā)展的見證等材料、醫(yī)院改擴(kuò)建一期工程被列入嘉興市“百年百項”重大項目計劃的嘉興市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)批示文件等資料可提交嘉興市檔案館，具有永久保存的價值。

（六）日益增多紛繁復(fù)雜的檔案數(shù)量和類型，需要對檔案進(jìn)行有目的的選擇。有計劃地銷毀，不是簡單地把行政上不再需要的最老的案卷加以銷毀，往往銷毀的正是歷史上最有價值的文件。兩種材料基本上包含同樣的信息，則保存較小的案卷比較合算，節(jié)省庫房面積。保證把那些在現(xiàn)行工作中不需要的文件從辦公室移到保存成本較低的保管倉庫中保存，減輕檔案運營成本。

（七）加強(qiáng)檔案工作的宣傳。由于檔案是醫(yī)院文化建設(shè)過程中形成的文書資料、聲像檔案等，很容易被遺忘。因此，我們必須真正樹立起宣傳意識，采取積極有效的措施，讓更多的人了解檔案，進(jìn)而讓更多的人利用檔案。

（八）做好現(xiàn)行文件的咨詢服務(wù)，促進(jìn)檔案的利用率。目前大多數(shù)單位檔案室（病案室）所能提供的服務(wù)十分有限，甚至連一個可供查閱檔案的閱覽室都沒有，現(xiàn)有的服務(wù)僅僅是一種你查我調(diào)的單一服務(wù)方式，一種不冷不熱的服務(wù)態(tài)度，僅此而已。如何更好地利用檔案進(jìn)行學(xué)習(xí)和研究，迫切需要有一個幽雅的環(huán)境，以便于利用者獲取各種信息的參考資料。更需要檔案管理人員改變自己的服務(wù)態(tài)度。檔案工作人員本身要更好地服務(wù)臨床科室，微笑面對自己的服務(wù)對象。