新時期企業辦公室管理及方法創新

文/貴州電網公司貴陽供電局 王冉冉

縱觀企業發展中各部門的關系，辦公室是其他部門正常運轉的核心，是保證企業各部門運營發展的關鍵，表面上看對企業的收益無任何關聯，但是在實際工作中，卻發揮著重要職能。如內部協調、信息發布、監督管控等等，是整個企業運營過程中不同級別和不同部門的信息輸送紐帶，大的方面可以全面掌控發展方向，細節上還可以協助管理者處理更多的內部事宜。從某種意義上來講，辦公室作為企業各部門的重要銜接，對于管理者各項重大決策和執行力有著重要的推動作用，提高企業的運行效率，從而不斷提升自身的綜合實力。

一、新時期企業辦公室的創新特點及管理職責

（一）特點。辦公室的工作大多繁瑣、細微，在實際工作中具有以下主要特征：第一，作為企業各項規章制度和指導思想的發布中心，掌握企業發展方向。第二，辦公室直接傳達領導層的工作決策和命令，并有效反饋基層的意見等，是溝通的重要銜接部門。第三，辦公室對于企業各項重要資料進行留存，起著重要的部門協調作用。

（二）職責。1.制定科學規范的規章制度。在經濟改革的背景下，企業辦公室更要深入市場，充分了解市場的需求，制定符合自身狀況的運行機制，時刻保持高度的市場競爭力。辦公室要充分發揮其職能作用，對于企業發展數據要做好留存、整理，根據企業現狀做好分析，進而制定出滿足自身發展需求的目標，不斷完善自身管理制度。2.輔助企業領導作決策。隨著社會的發展進步，管理人員需要進行多方考慮，一旦疏忽出現紕漏，會直接影響到企業的經濟收益。故此，辦公室要充分發揮其輔助作用，留存好企業發展資料，為管理人員提供更有利的數據支撐，確保決策的正確性。3.協調和管理好公共關系。企業的外部溝通涉及到不同的行業，一旦外部溝通出現脫節將會給企業發展運營帶來很大阻礙。隨著社會經濟的發展，管理者面對的問題也逐步多樣化，在處理上難免會出現漏洞。因此，辦公室員工要緊跟社會發展的步伐，做好外部各部門之間的協調溝通，為企業創造更加和諧的外部交流環境，從而在發展中實現共贏。4.處理好日常工作。隨著全球經濟一體化的逐步加劇，企業在激烈的市場競爭中面臨的挑戰和機遇并存，要想不斷提升自身的競爭實力，擁有更多的市場占有率，就應該把握機遇，勇敢面對挑戰。但是在實際運營過程中，部分管理人員意識不足，常常會被各種問題困擾，嚴重阻礙了企業的發展，導致企業綜合實力普遍偏低。在大的市場環境發展背景下，企業辦公室工作人員要積極主動做好后勤工作，充分發揮其重要作用，為企業的發展做好保障。同時，對內細節工作要做到位，避免內部矛盾給企業發展造成影響，保證企業長久持續發展。

二、企業辦公室管理及方法創新

（一）明確管理目標。目標是企業發展方向是否正確的關鍵，在辦公室日常的工作中，要結合企業發展歷史，明確發展目標。目標管理的正確性對于各部門的工作效率和發展方向起著重要的推動作用。企業管理者要結合發展目標，不斷改善原有管理制度，最終制定出完善的制度體系，對內部員工形成有效的制約，不斷提升在職人員的工作責任感，在本職工作中發揮更加重要的作用。定期開展內部學習和培訓，不斷提高現有人員的專業素養和文化水平，與企業保持同步，確保內部工作協調有序開展。

（二）會議管理信息化。隨著人們生活節奏和辦公效率的加快，很多企業引入信息化、智能化等會議管理系統來輔助企業的運營。除保密會議外，原則上均使用無紙化會議系統（ipad），進一步拓寬視頻會議軟件使用渠道。通過會議APP等手段，進行會議的發布、分享、審核、交流、互動。會議的內容，如議程、公告、咨詢、地理交通信息、行程信息等等都可通過會議APP共享。信息化的引入，提高了會議籌備效率，為實現有效的、柔性的、集成化的會議管理提供了可操作平臺。

（三）公務接待的精細化管理。公務接待的工作具有協作性，涉及的內容比較多，要求各個單位協作完成。要想確保會議的順利開展，在會議籌備前期總負責人要和各個單位密切聯系，做好規劃。接待任務下達后，由企業負責同志選定接待組具體成員，并部署相關接待任務，例如：與合作單位確認職責分工，了解該單位的困難與需求；與酒店落實房間數量，并留夠余量，為嘉賓分配房間，落實會議安排以及嘉賓、志愿者和車隊司機的用餐地點；了解掌握來賓的人數、姓名、職務、事由、陪同人員、考察內容、行程安排等情況；獲取車隊司機通訊錄，并為車隊預備停車地點以及車位等，接待過程中靈活運用所掌握的業務知識，細致入微地完成接待服務工作，最大限度優化接待流程，規范完善接待工作。

（四）綜合治理，創新管理模式。在日常工作中，要加強對管理的重視，對于一些成形的制度要加大執行力，此外，對于管理中遇到的問題要及時加以改進。結合企業內部辦公現狀，制定出符合自身發展需求的管理制度。結合以往工作經驗，加強各個部門之間的溝通、交流。此外，不斷加強提升現有員工的企業榮譽感和工作責任感，讓他們在工作中投入更多的精力。辦公室工作人員要認識到自身崗位的重要性，不斷提升工作能力，協助各部門做好溝通工作，從而保障企業的高效發展。

（五）辦公室職能的強化。從某種意義上講，辦公室可以稱之為企業的“智囊團”，在市場競爭中應該作為企業強大的后盾，為企業發展提供更多的策略，幫助企業解決各種困難。時刻保持敏銳的市場洞察力，充分領會領導意圖，并在工作中貫徹執行。與市場保持緊密聯系，搜集市場變化動態，進行分類整理，以供領導參考，不斷學習，勇于創新，具備獨立處理問題的能力。除此之外，辦公室還有一項重要的職責是做好各部門的有效監管。通過內部實踐、創新，更好地發揮其主導作用，加快企業發展速度。主要表現是協助主管領導下達工作命令，發布各種文件等。制定各部門的崗位職責，加強監督管理，違法現象及時上報主管部門及領導，當職工出現難題時要及時予以解決。及時匯報，加速解決，最終制定出一套監督、整改為一體的內部管理體系，獎懲明確，嚴肅處理工作消極人員，對于認真負責者要給予更多的鼓勵，使其在重要崗位上發揮更大的作用。

（六）協調處理好各部門之間的關系。企業的發展過程好比是一個人的日常生活，其內部組成機構是人身體的不同器官，如果合作中缺乏協調性，那么日常行動就會變得非常困難。也就是說，企業要想獲得理想的收益根本不可能。這種協調有序的工作需要辦公室做好內部協調，因此辦公室的工作能力非常重要。比如，在內部關系處理過程中，企業管理層深入辦公室內部對員工進行逐一考察，最終選出符合需求的工作人員。同時，通過考試的形式進行考察，結合其考試結果最終判斷其是否能夠勝任辦公室工作。另外，對于在職人員也要制定出合理的管理制度，通過獎懲機制判定員工是否勝任本職工作，對于優秀者予以適當獎勵。通過這種激勵制度，提升員工的工作責任感，充分發揮其工作熱情，保持積極主動的工作狀態，為企業創造更大的經濟收益。

（七）提高工作人員的整體素質。要想讓辦公室人員在日常工作中發揮更大的職能作用，就要通過各種形式提升他們的綜合素養。首先從人員聘用環節就要重視素質考察，盡量選擇高水平人才。此外，工作過程中的培養也非常重要。第一，我們要從思想上加強重視，不斷提高其對本職工作的熱愛，提升其責任感。第二，在年底或者季度制定相應的獎勵措施，對優秀人員予以嘉獎。通過這些激勵政策，發揮個人在崗位上的最大作用，推動企業效益的增加。賞罰分明，對于那些工作消極、混日子的員工要適當予以懲戒，以示公正。第三，我們通過內部交流培訓等形式，加大對專業知識和工作能力的宣傳，讓他們感受到企業對自身的重視，從而在工作中不斷提升個人整體水平，為企業創造更大的價值。

三、結語

辦公室工作對于企業發展的重要作用不言而喻，為了適應市場的需求，企業在自身發展過程中要不斷提高對辦公室工作的重視，針對現有問題不斷整改，廣泛吸收他人的先進管理經驗，摒棄傳統不適合的管理形式，在工作中更注重細節，從日常工作中的點滴抓起，做好打持久仗的準備。此外，在管理問題的細化上，要對員工加強思想宣傳教育，讓他們與企業保持同步，形成認真負責的工作態度，使得企業內部辦公管理更加精準化，落實各項工作，為企業的長久發展打下堅實的基礎。