做好新時期辦公室行政事務管理工作的措施

文/福建省云霄縣人民政府辦公室 何志賢

在機關單位發展過程中，辦公室行政事務管理占據著重要地位，對于機關單位的發展有著重要影響。辦公室行政事務管理工作本身具有系統性與復雜性特點，所涉及的內容眾多。為此，要注重對于辦公室行政事務管理的優化，全面保障辦公室行政事務管理工作的質量與效果。以下圍繞當前辦公室行政事務管理中存在的問題展開分析與探討。

一、辦公室行政事務管理工作概述

機關單位辦公室行政事務管理發揮著至關重要的作用，其主要具備了以下幾個重要特點：

（一）服務性特點。辦公室行政事務管理本身是一項綜合性工作，正因如此，其工作性質決定了其具有服務性這一特點。在單位發展與進步過程之中，辦公行政事務管理是否高效，很大程度上會影響單位的發展。

（二）繁雜性特點。我們都知道，任何綜合性工作都具有內容繁雜這一特點，辦公室行政事務管理工作也不例外，這項工作所涉及的部門眾多。作為行政管理人員，除了要負責本職工作，還要保持與各部門之間的密切溝通和聯系。由此可以看出，要想做好辦公室行政事務工作，所需要耗費的時間與精力較多，工作難度也較大。

二、現階段辦公室行政事務管理存在的問題

目前，辦公室行政事務管理處于不被組織機構重視的狀態，造成辦公室行政事務管理存在多方面的問題，影響了組織機構的健康發展，具體而言，主要包括以下幾個方面問題：

（一）準確定位行政事務管理工作。辦公室行政事務管理是非常復雜的，所涉及的內容，在開展辦公室行政事務管理工作之前，首要任務是準確定位行政事務管理工作。然而，現實情況是，目前相關部門忽視對辦公室行政事務管理進行正確定位，造成實際開展工作中出現多種多樣的問題，無法滿足組織機構的發展需要。

（二）完善的管理機制是保證辦公室行政事務管理順利進行的基礎。目前許多組織機構并不重視辦公室行政事務管理工作，并未制定完善的辦公室管理制度，在辦公室行政事務管理出現問題時無法根據相關規章制度進行妥善處理，最終給辦公室行政事務管理帶來極其不良的影響。

（三）高素質的工作人員是保證辦公室行政事務管理工作順利進行的基礎。作為工作人員，應當全面認識與理解辦公室行政事務管理，并按照規定與要求認真開展辦公室行政事務管理工作，充分保障辦公室行政事務管理的質量與效果。然而，現實情況是，由于目前大多數行政管理人員本身的專業水平與綜合素質不高，在出現相關問題時未及時制定出有效的解決方案，最終導致辦公室行政事務管理質量大打折扣，難以發揮出辦公室在組織機構中的重要作用，而這必然會給組織機構的健康發展造成阻礙。

三、改進與優化辦公室行政事務管理的措施

（一）對辦公室行政事務管理范圍進行準確定位。辦公室行政事務管理是一項綜合性的工作，正因為如此，復雜性與系統性是辦公室行政事務管理工作的突出的特點。此外，就目前而言，辦公室行政事務管理范圍不清這一問題在眾多單位普遍存在，具體表現為辦公室行政事務管理范圍劃分不明確，行政事務管理人員經常需要處理超出職責范圍的工作，很顯然，這不僅會給辦公室行政事務管理工作質量與效率帶來不良影響，而且將會嚴重影響工作的秩序，甚至會引發責任模糊問題。針對這些問題，作為各個單位的領導者與管理者，要及時制定有效的解決措施，全面認識辦公室行政事務管理，明確辦公室行政事務管理工作范圍，切忌隨意安排工作。與此同時，要根據本單位的實際情況，明確所有人員的工作職責，保證責任落實到個人。除此之外，要加大對辦公室行政事務管理的宣傳力度，深化全體工作人員對這一工作的認識，使其積極配合行政管理人員開展辦公室行政事務管理工作。

（二）建立健全辦公室行政事務管理工作相關制度。為了提高辦公室行政事務管理質量與水平，單位要重視建立健全管理體系，明確工作人員的職責，規范辦公室管理程序，充分調動工作人員工作熱情。與此同時，單位要重視加強對行政辦公人員的監督與管理，全面保障工作人員工作質量與效率。構建辦公室管理制度體系過程之中，在立足于本單位實際情況與需求的情況下，充分考慮工作人員的真實想法，建立以人為本的管理制度，增強工作人員的忠誠度，挖掘工作人員的內在潛能，點燃工作人員的熱情，為辦公室各項工作的順利開展打下堅實基礎。與此同時，要重視提升工作人員的服務意識，只有辦公室人員具備不怕吃苦的精神，才能夠全面保障辦公室行政事務管理工作的嚴謹性與高效性。

（三）全面提升辦公室行政事務管理工作人員的綜合素質。作為辦公室行政事務管理工作的主要執行者與實施者，行政管理人員本身的專業水平與綜合素質高低直接關系著工作質量與效率。所以，為了提升辦公室行政事務管理質量與效率，單位要重視做好辦公室管理人員的再培訓工作，組織辦公室管理人員參加各種培訓與教育活動，全面提升辦公室管理人員的整體素質。與此同時，作為辦公室管理人員，要具有追求進步的意識，在平時工作中，要不斷加強專業知識學習，不斷提高自身素養與思想水平，提高辦公室行政事務管理水平與質量。

（四）加快建設信息化行政事務管理系統的步伐。隨著信息時代的到來，網絡技術與計算機技術在社會各個領域得到充分的應用，而辦公室行政事務管理也不例外，應當注重對現代化信息技術的運用，依托于信息技術的運用改進辦公室行政事務管理方式，從而提升工作質量與效率。因此，單位要重視建設信息化行政事務管理體系，積極推進信息化改革的進程，強化資金與技術投入，不斷改進與優化現代化網絡信息系統與計算機設備，為各項工作順利開展創造有利條件。與此同時，單位在開展信息化建設過程之中，對于網絡安全這一問題要引起高度重視，由專業技術工作人員負責網絡與信息的安全工作。與此同時，加強工作人員對網絡信息技術的學習，使其掌握有關的專業技術知識。

（五）注重對辦公室行政事務督查服務工作的優化。為了保證領導所制定決策的科學性與合理性，有必要積極開展相關的督查工作。新時期，為了樹立起各級黨政部門在辦公室行政事務管理中的權威，保證各項工作有效執行，要重視改進并優化督查管理工作。在開展行政監督與管理工作中，辦公室要保持與各個部門的溝通與聯系，利用多種方式保證各項工作的落實。新形勢下，為了更好地服務于領導、員工以及基層等，要積極開展辦公室行政事務管理工作，改變傳統工作思路與方法，積極探索新的工作方式與措施，全面拓展辦公室行政事務管理工作范圍，重點解決基層發展過程中遇到的種種困難，明確辦公室服務管理新的發展方向。

四、結語

綜上所述，新時期，隨著機關單位的進步與發展，辦公室行政事務管理的重要性越來越凸顯，這就要求機關單位全面認識當前辦公室行政事務管理中面臨的各種問題，并在此基礎上積極探索有效的解決辦法，全面保障辦公室行政事務管理工作質量與水平，從而為機關單位健康長遠發展打下堅實基礎。