建設工程檔案的質量控制與創新機制研究

文/中建鐵投集團發展公司 齊蕊

一、建筑工程檔案的特點、基本內容與重要作用

（一）建設工程檔案是各種建筑物、構建物、地上地下管線等基本建設工程的規劃、設計、施工和改建、維修活動中形成的不同類型和載體的文件材料。建設工程檔案主要有四個方面的特點：1.專業性特點。建設工程檔案的專業性主要指的是形成領域的專業性和內容的專業性兩方面。工程檔案的專業性特點使它和其他專門檔案區別開來，比如，工程檔案的整理分類及檔案部門的組建，都是要以工程檔案的專業性作為基礎的。2.成套性特點。建設工程的特點是工程項目成套。所有建設工程，都是以工程項目為單元進行建設的，因此形成的工程建設檔案就圍繞項目構成一個有機聯系的整體，其成套性的特點尤為突出。3.多樣性特點。工程檔案的來源較為廣泛，凡是進行生產活動的企事業單位、科研院所、小型工廠都可以形成建設工程檔案，工程檔案的多樣性特點對工程檔案管理提出更高要求，需要采取科學化規范化管理手段和方法。4.現行效用性。工程檔案不同于文書檔案一旦完成歸檔后就失去現行效用，工程檔案立卷歸檔后仍處于現行活躍期，比如，設計單位歸檔的底圖和藍圖與生產單位的材料是設計、使用以及維修不可或缺的依據和憑證。工程檔案的現實效用性特點使其管理也較為特殊，眾所周知，文書檔案一經歸檔不能更改，而工程檔案歸檔后，當一個工程的功能、結構、消防等發生變化時，工程檔案也要隨之更改或補充，保證工程檔案的準確性。

（二）建設工程檔案一般按內容分為工程規劃與設計檔案、施工檔案、竣工檔案等。具體包括以下幾方面的主要內容：1.前期準備階段形成的文件。包括上級部門批準的可行性研究報告、項目任務書、工程設計選址情況、基建規劃、上級批復、相關的招投標文件、合同及協議等。2.設計過程中形成的文件。初步設計、改擴建文件、工程施工圖設計說明、設計文件以及預算文件等。3.施工過程中形成的文件。一般包括能夠真實記錄和反映施工情況的內容文件，例如，施工準備和驗收文件、總結性文件等。4.竣工時期形成的文件。一般包括工程竣工驗收合格證書、驗收報告和驗收證明、工程竣工圖、工程決算書以及竣工驗收會議紀要等。5.后期運營和管理階段形成的文件。一般包括工程竣工后投入使用過程中改擴建、維修等形成的文件。

（三）建設工程檔案的重要作用和重要意義。1.工程檔案為工程竣工驗收提供重要保障和有力支撐。工程檔案能夠將施工整個過程客觀、真實而完整地呈現出來，與工程質量檢查、監督、評定息息相關，工程竣工之際，質量監督部門通過翻閱查找工程檔案，有利于質量監控，充分了解工程實際質量，讓檔案質量與實際工程無縫連接，為工程竣工驗收提供重要保障和有力支撐。2.工程檔案為后期的基建維修、技術改造提供翔實的可靠憑證。

工程項目有一定的可變性，工程后期運營使用和管理過程中經常會涉及基建維修、改擴建、技術改造等情況，工程檔案如實記載工程中的真實情況，為基建維修、技術改造等提供翔實可靠的憑據，確保企業各項工作有序地開展。

二、建設工程檔案管理的現狀及存在的問題剖析

（一）檔案管理意識不強，規章制度不健全。很多企業認為工程檔案不能創造經濟效益和社會效益，一味地重視工程建設，而忽視工程檔案的重要性，對檔案部門的資金投入不足，導致基礎設施薄弱，軟硬件水平不高，使得“巧婦難為無米之炊”的現象凸顯。另外，也沒有真正制定和落實相關的檔案管理制度，并未將檔案管理工作納入單位工作的日程中，這必然阻礙企業發展的步伐。

（二）工程檔案管理分散化，存在各部門“各自為政”的現象。工程檔案是比較系統、周期長的艱巨工程，有些單位在建設過程中管理無序、混亂，比如由于工程檔案的形成部門和流轉部門都不相同導致工程檔案的存檔混亂，分散在公司的企業管理部、人事部門、財務處或者個人手中。存檔材料沒有按照工程檔案質量驗收程序和標準，不齊全不完整，檔案質量較差，竣工圖的編制達不到規范要求，圖片不清晰等。

（三）工程檔案數字化管理和信息化水平滯后。據了解，當前，很多單位工程檔案都是紙質化存儲方式，整理方式還是以傳統的手工操作為主，有些單位雖然實現工程項目檔案目錄級錄入與檢索，但并未實現全文級的電子化管理，檔案的現代化管理水平有待提高。

（四）工程檔案管理者意識和管理水平欠缺。很多單位沒有配備工程檔案專職檔案管理員，而是兼職檔案管理者，甚至是臨時“抱佛腳”借調人員完成檔案歸檔工作，檔案管理者缺少相關的檔案學科知識，導致工程檔案管理水平和效率低下。

三、建設工程檔案管理的創新機制、路徑與策略

（一）強化提高站位意識，夯實制度和經費保障。首先，摒棄傳統的固化思維，樹立正確的思想意識，圍繞新時期檔案工作的新要求，本著“統一領導、分級管理”的檔案管理原則，遵照《檔案法》《建設工程文件歸檔規范》以及《建筑工程資料管理規程》制定和完善本單位工程檔案管理規章制度，并將規章制度落到實處，使歸檔文件質量符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術標準和規范，做到擲地有聲，確保檔案資料的收集、整理、歸檔、移交、查閱、借出都有明確手續。其次，遵循電子文件的生命周期理論，將工程檔案管理工作前置，實行前端控制原則，即從一個項目的立項就做好把控，其中涉及各類合格證書、檢測報告以及施工中的技術方法、監理檔案等都要全部搜集，將檔案收集、整理、立卷、歸檔等業務流程貫穿整個工程項目建設的全過程。最后，領導要高度重視，保障項目經費和資金的充足。另外，積極做好宣傳工作，增強檔案管理者和相關責任者的責任意識，最大程度上實現工程檔案的價值，推動工程事業順利發展。

（二）提高工程檔案數字化水平和信息化水平。過去很長一段時間，建設工程檔案以大量紙質載體形式存在，大多是手工整理模式，這不僅給檔案管理者帶來繁重的壓力，也阻礙了檔案數字化與信息化的水平。伴隨新型信息技術快速發展，特別是近年來檔案學者紛紛提出單軌制數字轉型政策，催生了大量的電子工程文件，必須要轉變管理方式，工程檔案的數字化和信息化是工程檔案現代化管理的必然趨勢，也為無紙化辦公與OA系統的無縫鏈接創造條件。開發和構建工程檔案數據庫管理系統，與網絡信息部門通力配合，開發工程檔案數據庫，完成綜合類和竣工圖檔案的數字化掃描，逐步完善工程檔案數據庫系統的各項功能，系統應當涵蓋對工程檔案在線收集、整理、歸檔、在線咨詢、服務與利用等多種功能，逐步實現增量檔案數字化和存量檔案數字化，使不同載體形式的檔案信息得到轉換與再現，實現工程檔案信息資源的共建共享。

（三）不斷開發整合工程檔案信息資源，實現工程檔案信息共建共享。1.工程檔案信息數字化的最終目的和最終歸宿是實現用戶滿意的檔案信息社會化服務。隨著信息技術的崛起，在工程檔案管理中嵌入新型信息技術，利用云計算、大數據、知識管理等新型技術深入開發、挖掘工程檔案館藏資源，并通過整合公司檔案資源，建立豐富多樣的工程檔案資源，通過系統化的服務模式設計，不斷擴大工程檔案信息的存儲量，做到快速響應，在最短的時間內為企業爭取最大的經濟效益，將成為企業發展、行業發展中的制勝關鍵。2.突破信息壁壘，打通信息孤島。建立基于大數據的工程檔案信息資源共建共享平臺，并利用云計算、區塊鏈等新型技術有效挖掘潛在的工程檔案信息資源，實現工程檔案電子信息資源的高效開發與利用，做好線上與線下的無縫對接，融合協同管理，不斷提升工程檔案的利用率。

另外，電子工程檔案的安全保障問題是在工程檔案管理過程中面臨的難題。為此，為了確保電子文件的真實性和可靠性，我們應該積極呼吁出臺相關法律法規，實行電子文件前置管理，提倡提前介入，并對其真實性進行公證，維護其法律效力。也可以借助網絡中心的技術設備為輔助力量，與網絡中心積極配合，多方溝通，一旦出現法律紛爭的時候，想辦法得到網絡中心的支持，網絡中心儲備的電子文件是最有資格和證據效力的。

（四）切實提升工程檔案人才隊伍素質。信息時代對工程檔案管理提出更高的要求和挑戰，因此必須切實提高檔案管理者梯隊建設，打造一批懂專業、高素質、具有創新精神的檔案人才隊伍。

首先，保證工程檔案管理者相對穩定，注重高級、中級和初級人才的合理結構配備。另外，由于工程檔案具有較強的專業性，開發工程檔案信息資源必須對工程專業技術深入了解，為此大中型企業工程檔案部門應吸納一定比例的干部加入，發揮其作為工程檔案信息研究開發的骨干作用和引領作用。

其次，定期組織對工程檔案工作者的教育培訓。教育培訓可以采取通過參加省市檔案局的繼續教育培訓、網上答題、邀請檔案專家蒞臨講座等多層次、多渠道的方式進行，培訓后，定期對檔案人員考核，將考核指標與年終的績效考核掛鉤，提高工程檔案的效率，從而推動工程事業的健康順利發展。