改革期間軍隊院校文職人員檔案建設與管理工作研究

文/中國人民解放軍海軍軍醫大學 陳穎

檔案是社會活動中直接形成的有價值的原始記錄，不僅準確地還原了個人成長發展的歷史軌跡，也為用人單位提供了重要的信息記錄和決策支持。根據2018年新修訂的《軍隊文職人員管理條例》，為提高檔案的實際使用效率，文職人員檔案管理由原來的委托地方人才中介服務機構代理，調整為由軍隊按照權限統一管理，更好地保障了調配任免、求學深造及住房落戶等各項事業的順利開展。

我校檔案館曾多次被評為全軍檔案工作先進單位，在現役干部檔案管理方面開展得相對成熟。在軍隊編制體制改革的大背景下，軍隊人員的組成比例發生了較大的變化，急需填補文職人員檔案管理這一空白領域。因此，我單位在近兩年時間里，從無到有地建立了文職人員檔案基礎工作，對適應信息化時代聚焦備戰打仗的需求具有重要價值和深遠意義。

一、2018～2019年我校文職人員檔案工作存在的問題與開展情況

（一）檔案收集工作。1.存在問題。檔案工作繁重，保存狀況不良好。2018年8月起，原社會招聘文職人員、2018～2019年新聘文職人員、轉改文職人員的人事檔案和工作檔案源源不斷地匯總到了我校檔案室，開展全方位的檔案管理工作迫在眉睫。從文職人員檔案保管情況來看，因前期管理權責在部門之間尚未明確，所有已寄到的人事檔案都堆放在儲物室里，處于零散無序的保管狀態。與此同時，絕大部分文職人員的入職續聘證明、學歷學位證明、獎懲情況、考核鑒定文件等零散材料都保存在各業務口，缺乏專門可供對接的形成機制。從檔案整理情況來看，所有人事檔案都成套、成捆地存放在一起，沒有經過系統的梳理。尤其是部分檔案郵件在被拆封的情況下，內部材料沒有得到及時歸檔。鑒于此，2019年年底之前，我校文職人員的紙質檔案存在著嚴重的流失隱患，在安全性、完整性和可靠性上都面臨著嚴峻的考驗。2.解決措施。整合空間資源，暢通收集渠道對檔案進行高質量的安全管理是為軍隊提供精準服務的前提。為了創造良好的保管條件，我校裝配了一批新型的檔案柜，合理規劃了文職人員檔案的保存位置，并設立了由專人負責的管理區域，極大地提升了空間利用效率。與此同時，為了暢通紙質檔案收集渠道，防止多頭管理和相互推諉現象的發生，檔案室與機關各業務口明確了歸檔責任，全面接管了歷史遺留下來的文職人員的人事檔案和工作檔案。新到的檔案將由保密室直接轉接和政工干事跟進收集，經檔案室核對無誤后，再進行登記和轉移。在從被動征集到主動存檔的轉變過程中，文職人員檔案管理強調權責明確、記錄清晰，形成了常態化的信息流通機制。注重加強溝通合作，聯合相關負責人掌握材料的形成規律，把握好時間節點。唯有如此，才能從源頭上把好檔案的收集關，有效提高檔案的真實性和可信度，為高質量開展梳理工作奠定良好的基礎。值得注意的是，文職人員檔案與人事活動變化具有緊密聯系。比如，同一人可能存在兩份及以上的檔案，一是原籍地人事檔案，二是從原單位轉出的工作檔案（如具有獨立檔案管理權限的附屬醫院與學校之間的人事調動），這對我們的收集工作提出了更加全面的要求。

（二）檔案歸檔工作。1.存在問題：檔案材料不一，缺乏分類依據。在尚未出臺明確的檔案分級制度背景下，文職人員檔案管理工作只能借助現有的信息資源進行充分挖掘和摸索。當前，文職人員主要有三大身份屬性：一是來源于改革前原社會招聘的合同制文職人員，其最長任職年限不超過10年，我校保存了他們入職后的工作檔案，沒有經過系統的梳理，不但有許多龐雜的紙質材料有待鑒定與合并，而且不斷有新的人事檔案和原崗位工作檔案并入。二是來源于2018年起面向社會招考的文職人員，該群體的檔案涵蓋了從高中求學階段起所有的社會活動情況（如個人身份證明材料、學歷學位材料、黨團材料、表彰獎勵情況、健康檢查等），每年都會隨著全軍統一招考進程不斷得以補充。三是來源于現役軍人轉改文職人員，其檔案材料在入伍時開始形成，內容相對簡單。在軍地迥異的培養模式和人事活動中，三類人員檔案呈現出復雜、多元與互不兼容的特點。如何將他們的檔案納入同一套分類標準體系，實現人事檔案與工作檔案的有效整合是推進文職人員檔案管理的重要挑戰。2.解決措施：開展空間管理，建立數字檔案。 （1）完成檔案編號與排架。根據最新的文職人員名冊，我們核查并完成了檔案編號、排架和入柜工作，做到專區專人專柜，充分保證檔案實體的安全保密性。（2）開展立卷合并工作。參照現役軍官檔案管理實施方法，以時間軸為順序，將文職人員人事檔案和工作檔案進行了有效合并，重點保證檔案實體的有序性和邏輯完整，使每一份檔案成為文職人員成長發展的“活歷史”。其中，少數曾在政府機關、企事業單位任職的文職人員檔案已被“十分法”分類裝訂，暫時不進行拆卸，在個人檔案目錄數據庫中注明了他們原來的身份屬性，等分類標準體系明確之后再進行第二輪梳理。

（三）檔案鑒定和分析工作。面對文職人員檔案樣本代表性不足、歸檔材料內容龐雜繁瑣的情況，以《軍隊干部檔案工作實用手冊》為依據，結合十年社會招聘文職人員檔案中反復出現的高頻材料，歸納出文職人員檔案必需歸檔的內容，并以此為依據開展了檔案鑒定工作。

根據表格所示，文職人員檔案分成正本第一部分和第二部分，每一部分材料都與現役軍人檔案材料相對應。這不但體現出文職人員檔案分類的科學性，也充分考慮了轉改文職人員檔案管理的延續性。值得注意的是，在歷年政策調整過程中，同一份檔案材料可能存在不同的制表名稱。這就要求我們盡可能熟悉文職人員招錄聘用的時代背景，將不同年份的文職人員檔案視為有機聯系的整體，充分把握材料的精神內涵，減少漏用和錯用，以此來適應編制體制改革調整的需要。

目前，我已經完成了入職材料（序號1、2）的核查工作，統計了歷年聘用合同的延續性情況，確保所有工作經歷完整有效；完成了個人獎懲材料（序號5）真實性的鑒定，對獲得立功、嘉獎表彰的文職人員進行特別標注，推動任職調級工作的開展；開始收錄并建立文職人員歷年高頻表格的數據庫，為解決軍隊文職人員身份轉換、變更職務待遇等問題提供依據。

此外，對于已離職的文職人員，我也會秉持有始有終的原則，將所有材料清單進行一一核對后予以調出；對于不在以上征集范圍內的個人材料，開辟了暫存專區，與相關業務人員進行確認后予以統一退還或銷毀。

（四）檔案數字化進程?！皺n案數字化”已逐漸成為檔案管理工作的重要內容，廣義上的“檔案數字化”不僅包括了檔案實體從紙質到數字信息的轉換，還包括為建立數字檔案目錄而建構的檔案目錄數據庫，便于加強信息資源整合和檢索利用，更好地為人民服務。

目前，我校文職人員檔案管理主要面向傳統載體文件和少數電子文件管理。相關人事檔案和工作檔案、各類政策文件（如績效考核通知、生活福利待遇等）、通知命令（如調職調級、評優評先）的數據庫工作都在進一步推動過程中。

為了推動文檔一體化進程，我在6個月時間里同步建立了文職人員的個人檔案目錄專題數據庫，并通過掃描和借助光學字符識別技術（OCR），將2006年以來收集到的涉及文職人員切身利益的政策、通知、命令等，全部轉換成了便于檢索的數字檔案，為今后查漏補缺提供依據，為推動信息安全提供有力支持。

二、下階段開展文職人員檔案管理工作的思考

目前，我校檔案室已經完成所有校直文職人員的檔案立卷合并工作，初步提出了文職人員檔案分類標準體系，針對入職續聘、個人獎勵等材料開展了審查和鑒定工作，同步建立了文職人員檔案目錄專題數據庫和政策文件數據庫，提高了紙質檔案的完整保存效果。

不容忽視的是，隨著新一輪面向社會公開招考及軍隊現役軍人轉改工作的展開，文職人員檔案管理工作依舊任重而道遠。按照時間軸排列的梳理方式具有一定的局限性，文職人員檔案分類方式需要結合標準，向兄弟院校先進單位看齊。在現階段成果基礎上，如何進一步提升文職人員檔案管理的效能和提高檔案工作信息化水平，將成為今后開展工作的重要課題。我主要有以下幾點思考和建議：

（一）建立明確規范的檔案分類標準體系。文職人員的工作檔案主要有招錄聘用、考核評價、專業技術資格評定、職務任免、崗位等級調整、教育培訓、待遇保障、獎勵處分、續聘競聘、辭職辭退、解聘退休等內容。隨著相關政策條例的完善和文職人員隊伍的不斷壯大，檔案材料之間的共性和個性將得到進一步顯現，文職人員的檔案分類標準體系也將逐步完善。因此，全體同仁將繼續秉持“檔案管理無小事”的審慎心態，不斷探索更加全面的文職人員檔案分類標準體系，結合實際情況編制本級《文職人員檔案歸檔范圍表》和檔案信息密級分級制度，開拓檔案管理新局面。

（二）深入開展檔案鑒定和分析等研究工作。隨著改革的推進和優秀人才的補充，檔案信息資源的開發程度直接決定了檔案室服務效能水平。為了更好地發揮文職人員檔案的潛在價值，檔案管理工作的重心應逐漸從收集、整理轉移到分析和鑒定中來。根據學校在黨代會提出的改革發展目標，檔案室將依托智慧校園建設智慧型檔案室，真正挖掘人事檔案信息資源的內在價值。

（三）推動檔案信息化建設穩步發展。當前，檔案工作正在經歷“從接收保管紙質檔案到接收保管電子檔案，從管檔案實體到管檔案數據，從手工操作到信息化智能化操作，從檔案資源分散利用到聯網共享的變革過程”。紙質資源數字化建設不但可以有效地維護個人信息的安全，完成雙套制向單軌制的歷史性轉變，還能最大限度地滿足軍隊單位之間溝通交流的需求。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》明確提出“完善檔案治理體系，提升檔案治理能力”指導思想，這也對我們實現以信息化為核心的服務方式提出了新的要求。

檔案管理者作為第一手原始資料的接觸者，不僅負有妥善保管的責任，更應該積極運用新技術不斷探索互聯網、大數據、區塊鏈、人工智能與檔案管理的融合，通過信息化推動治理能力的現代化，從而真正建立健全覆蓋全校的檔案資源體系。

（四）切實提高檔案服務意識。在檔案利用過程中，檔案室管理人員應嚴格遵守《中國人民解放軍保密守則》，以各項保密檢查和評比工作為契機，切實維護好文職人員的信息安全工作。檔案管理者應站在軍隊檔案工作體系建設的高度，樹立“大檔案”思維，推動檔案資源在各級系統共建共享，真正做到以檔案管理的工作成效促使“經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展”。