行政單位人力資源檔案管理現狀及應對策略

文/福建省寧德市霞浦縣人力資源和社會保障局 韋雪榮

隨著我國經濟的不斷發展，社會各部門也紛紛加強改革力度以適應新時代的發展潮流。在科學化、信息化和技術化愈發重要的今天，人力資源檔案管理工作的重要性逐步凸顯出來，而這一部分的工作在行政單位同樣也非常重要。人力資源檔案管理是行政單位檔案管理的基礎工作，做好這一部分工作可以提高人事管理效率，保障各項管理工作的高效運轉。因此，加大對行政單位人力資源檔案管理的研究力度，形成專業性認識是我們當下階段開展工作的重要方向。

一、人力資源管理解析

（一）人力資源管理概念。現代人力資源管理亦簡稱為管理，主要是指在既定的戰略目標下，相關部門對其內部人力資源進行一系列的采集、配置、培養、開發和利用等工作。人力資源管理概念最早出現于企業中，而后這種先進的管理模式逐步延伸到事業單位乃至政府工作部門。政府部門也成立了專門從事人力資源管理的相關機構，這有利于提高人力資源管理的效率，保障人才隊伍建設的高質量。

（二）人力資源檔案管理的作用。政府行政部門開展人力資源檔案管理工作主要有以下幾點作用：1.有利于提高行政部門內外員工的整體素質和個人素質。行政單位內部的人力資源管理一般來說主要包括了內部招聘和外部聘請兩個基本方面。這與當下階段社會企業從事檔案管理工作的基本理念擁有很強的相似性。所謂內部招聘主要是指充分挖掘行政單位內部那些適合從事檔案資源管理的優質人才。外部招聘主要針對面向整個社會層面和各大高校采用某種特殊的方式（如公務員考試）聘請相關人才。綜合分析這兩種人力資源的開發模式，內部聘請可以節約行政單位的工作時間，例如不需要面試機構在完成人才招聘后花費時間指導新人熟悉工作。而外部招聘來的員工雖然需要加強培訓以適應工作節奏，但是作為外來者，這些新力量的參與能夠直接為部門內部帶來新的活力，引發行政單位內部的鯰魚效應，從而激勵每一位員工保持高水準的工作狀態，這對行政單位整體工作效率的提升是非常有幫助的。2.有利于行政單位合理規劃人力資源。在行政單位人力資源檔案管理的工作中，首先要做到的一點就是通過整理人事檔案合理劃分各項人才的專業工作方向。這有利于行政單位接下來開展相關規劃的制定。例如，行政單位每年都會面臨老員工退休和新員工加入的情況，檔案管理部門加強對這些方面的工作關注，有利于行政單位決策層及時掌握單位內部檔案管理工作的實施情況，把握人才流動狀況，從而為單位接下來一段時間的工作規劃的制定提供重要的參考依據，這也有利于行政單位行政效率的不斷提升。3.有利于行政單位實施針對性培訓。加強員工培訓以提高工作效率不僅是當下階段企業開展工作的重要內容，也是新時代建設服務型政府應當具備的重要項目。加強對行政機關工作人員的培訓力度可以保障他們提升工作能力，樹立服務意識。而要真正獲得這種效果，在開展培訓之前，就要充分了解每一個參加培訓員工的實際情況和個人訴求，這也就是針對性的培訓。具體來講，我們通過人事檔案管理可以得知行政單位內部每個員工的受教育背景、年齡、主要工作經歷這些關鍵信息，而這些信息的獲取可以為培訓部門提供第一手資料，為他們正確認識每一名員工做好準備。只有正確認識受訓員工的基本情況，才能保證培訓工作充分落實到位。

二、行政單位人力資源檔案管理現狀

當下階段行政單位的人力資源檔案管理主要存在兩個方面的問題：

（一）管理機制的滯后性。行政單位人力資源檔案管理模式是從社會企業的檔案管理中吸取的經驗，而且考慮到行政單位與社會企業存在的諸多不同，所以在行政單位加強檔案管理的過程中必須要結合自身特點走出一條專業化道路，不能原封不動地照搬企業的檔案管理機制。當下階段，行政單位在人力資源檔案管理方面存在的一項最大問題便是滯后性，先進的管理理念和管理機制無法真正傳達到行政單位的檔案管理日常工作體系中。管理機制的滯后性主要體現在兩個方面：首先，檔案管理觀念落后且具體的操作過程不規范。在行政單位，從事檔案管理的工作人員以及負責檔案管理的領導階層并沒有深刻認識到檔案管理的重要性，只是把它當作一種統計行政單位內部所有工作人員的基本信息的一種手段而已。角色定位方面出現的偏差也就導致他們對這一項內容的重視程度不夠，進而在實際操作環節只追求大致符合和基本完成，不會處理好所有的細節工作。其次，管理機制更新速度緩慢。與社會企業不同，行政單位具有較強的穩定性。在國家政權力量的支持下，行政單位本身所面臨的競爭環境和風險意識都是相對淡薄的。即便在檔案管理的過程中表現出一定的滯后性和誤差，整個行政部門也不會因此受到非常嚴重的影響，這與社會企業檔案管理是不同的。企業為了追求經濟效益，必須保障自身的每一項工作都不能變成短板，但是行政部門卻不需要面臨這種非常激烈的競爭趨勢。因此在檔案管理機制選擇上，很多工作人員的工作態度不夠積極，而領導層的創新意識和改革意識也有待提高。

（二）檔案管理人力資源開發使用不合理。檔案管理人力資源的開發和使用沒有達到最優效果也是當下階段行政部門檔案管理的一個重要問題。人力資源開發不合理主要表現為兩個方面：首先是上文提到的招聘環節。行政單位從事檔案管理的人才招聘主要由內部和外部這兩種方式，在內部聘請過程中，同事關系、朋友關系這些因素對招聘的影響非常大。在進行內部招聘時，如果應聘者和招聘者的關系比較好，那么就可能會對應聘者打開綠色通道；反之，如果應聘者和招聘者二者之間平時所處的關系并不融洽，招聘者便有可能提出一些苛刻條件以阻擋應聘者進入檔案管理工作部門。這種情況的發生很容易導致有實力的人進不去，而進去的人未必有實力的局面。在外部聘請環節，當下階段我國行政單位的招聘方式仍然以考試為主，考試成績的高與低將直接影響外部應聘者有沒有機會進入行政單位參加工作，但是應試教育模式也存在弊端，考試成績高與工作能力強這二者之間并不是完全對等的，所以應試教育的外聘模式不能保障能夠吸收優秀人才的進入。其次是培訓環節。行政單位在培訓新人方面一般采取的都是以一名老員工帶領一名新員工的一對一的輔導方式，老員工雖然工作經驗比較豐富但是其教學能力是否達到專業水準這一點是未知的，工作能力強但講解能力差的老員工去培訓新人所取得的效果，要想達到預期是有難度的。

三、提升行政單位人力資源檔案管理的策略

為了提升行政單位人力資源檔案管理的效率，我認為可以從以下三個方面著手開展工作：

（一）管理機制的更新。更新管理機制是提高行政單位人力資源檔案管理效率的制度保障。只有擁有了先進的制度，檔案管理工作才會被注入新的活力。管理機制的更新首先要加強行政單位與社會企業的合作力度。那些在社會上生存發展了多年的優秀企業，必然有著自己的生存之道。而管理機制正是支撐一家企業在日趨激烈的社會競爭中能夠生存并進一步壯大的重要保障。行政單位可以派遣檔案管理工作人員和領導層到本地區的優質企業參觀學習，借鑒他們新型的管理模式。在此過程中也要充分注意結合行政單位的具體實際情況實現創新。例如當下企業在管理中比較青睞的“996”模式（工作時間為9:00—21:00，一周工作6天）可以作為行政單位的研究對象，在對這種管理模式進行深入研究后，行政單位的考察團也要結合本部門的實際情況，例如每周雙休是國家法定，而六天的工作制度自然而然就會涉及加班問題，所以要結合行政部門人力資源檔案對所有員工的實際情況展開研究分析，從而把這種既符合時代發展潮流又充分結合行政單位內部實際情況的新型管理模式真正落實到檔案管理的每一個方面。

（二）合理開發檔案管理人力資源。合理開發檔案管理人力資源同樣也需要落實到人才招聘和人才培訓這兩個方面。首先是人才招聘方面。在內部招聘的過程中，行政單位應當避免單一的招聘模式，同時也要對面試官的權力作出制約。比如可以規定：內部招聘分兩期進行，而在面試官的選擇上要保證有3位面試官且在面試過程中同時出席。關于應聘者的面試結論也需要3位面試官共同協商決定，采取少數服從多數的原則。通過這種方式盡可能保證內部招聘環節的公平性和公正性。除此之外，每一次內部面試結束后，面試官都要根據實際的面試情況寫一份面試報告，在報告中詳細闡明求職者之所以被錄取或被拒絕的原因。通過這一系列的操作保障行政單位檔案管理人才吸收的合理性。而在外部人才招聘方面，行政單位可以直接聘請那些在企業內從事多年檔案管理工作的有經驗的人才，這也有利于為部門注入新的活力。其次是培訓方面。行政單位對檔案管理人員的培訓，應當注意完善整個培訓流程并實現培訓流程的科學化和正規化。例如，首先要組建一支高質量的培訓教師團隊，這也是實現培訓流程正常的基礎。每當部門內有新人加入時，培訓者要結合新人檔案的基本信息進行針對性培訓。這樣不僅可以幫助新人及時適應工作環境，同樣也有利于增強其工作能力，以最快的時間進入正常的工作狀態，而這對行政單位各項工作的開展和規劃建設都能產生積極作用。

四、結語

時代的發展不僅催生了各行業的變革，同時也對各個項目（工作）的開展提出了更高的要求。人力資源檔案管理的實施必要性和開展重要性在今天愈發突出，科學合理的檔案管理模式可以提高人力資源開發效率，實現行政單位人才隊伍建設的高效化。因此，我們必須正視人力資源檔案管理過程中出現的系列問題，分析其原因并明確其解決之道，才能促進這項工作的良性發展。