淺析新形勢下如何做好社會保險檔案的管理工作

文/ 福建泉州市鯉城區社會保險中心 賴柳珠

近年來，我國的基本養老制度越來越完善，參保人數急劇上升，在辦理過程中所產生的參保人員檔案自然而然也就增多了，社會保險檔案管理這項工作變得越發重要。社會保險業務面向的人群廣大，幾乎涵蓋了我國的所有人口，所以社會保險檔案管理的數量是以人口為基礎的，一旦出現檔案丟失、損壞等問題，會給之后的保險工作帶來非常大的影響，嚴重的還會使得保險工作無法進行下去，因此，在如今的新形勢下，做好社會保險檔案管理工作是一項非常重要的事情。社會保險檔案管理人員應該要端正自身態度，對參保人員負責，不斷提升自身管理水平，為所有的參保人員提供優質的檔案管理服務，讓我國的社會保障事業發展得更好。

一、新形勢下社會保險檔案管理的工作現狀分析

（一）社會保險檔案管理形式存在差異。在當前的社會保險檔案管理工作中，由于現在的保險種類不斷增多，檔案管理工作的難度較大。以當前的實際情況來說，我國社會保險檔案管理系統有不少的分支，每一個分支都代表著不同的保險類型，它們所歸屬的部門自然也就不同，這樣一來給社會保險檔案管理帶來一定的難度，同時還因為歸屬部門大多存在信息交流不及時等情況，使得參保人員的利益受到影響。另外，我國目前的社會保險檔案管理原則還沒有統一，一旦有問題出現，很難找到實際的責任人，問題無法得到及時的解決，會給整個部門以及社會保險事業的發展造成不利影響。

（二）社會保險檔案管理缺乏統一的原則。目前，我國還沒有制定出統一的社會保險檔案管理標準和規范，這就導致每一個地區在進行社會保險檔案管理時，都會依照自己地區的規定來管理，而每一個地區的管理水平具有差異性，并且隨著時間的推移差異越來越大。由于沒有規定參保人員所需要提交的材料內容，造成不同地區所收集上來的參保人員檔案內容比較繁雜，這樣一來社會保險檔案管理工作的效率嚴重降低，工作質量也在一定程度上受到了影響。

（三）社會保險檔案管理手段比較落后。近年來，隨著社會保險事業的發展，我國的社會保險制度經過改革之后也變得越來越完善，但是社會保險檔案管理手段卻沒有隨之提升，還使用著以往落后的管理手段。按照常理來說，在新形勢下，互聯網科技發展得越來越快，如果在社會保險檔案管理工作中對計算機進行合理使用，可以讓檔案管理的效率大幅度得到提高，但事實上，很多社會保險檔案管理部門對于計算機的使用率很低，沒有讓計算機發揮出它該有的作用，從而導致社會保險檔案管理的工作增加之后，管理人員的工作效率以及工作質量無法提高。

（四）工作人員以及領導不重視。在社會保險檔案管理工作中，很多工作人員還沒有意識到檔案管理工作的重要性，對于檔案管理工作真正的價值認識也不夠充分，很多管理人員也沒有給予足夠的重視，認為社會保險檔案管理就是把資料簡單整理一下就可以了，像收集、整理、分類、歸納等這些工作，在一定程度上都存在著不少的缺陷，但這些缺陷卻沒有引起工作人員和領導的重視，所以自然也就不考慮如何去改進，導致社會保險檔案管理工作一直得不到改善。

二、新形勢下社會保險檔案管理的工作措施分析

（一）提高各方人員的檔案管理意識。社會保險檔案對于保險行業工作的順利開展，以及參保人員的切身利益都有非常重大的意義，但是很多參保人員卻沒能意識到檔案的重要性。新形勢下，我們要想做好社會保險檔案管理工作，就必須使得參保人員的檔案管理意識增強，使得參保人員的檔案管理重視程度提高，這樣參保人員才會去積極地配合檔案管理人員的工作，從而使得檔案管理部門在管理社會保險檔案時效率得以提升。再者，我們還要提高相關檔案工作人員的意識，讓社會保險檔案從產生到管理都得到足夠的重視，這樣一來即便有問題出現，只需要將核對工作做好就不會有太大的工作紕漏出現。為了能夠提高社會保險檔案相關工作人員的意識，部門領導人一定要加強工作人員的職業素養培訓，必要的時候還可以采用激勵機制來調動工作人員的積極性，使其對自己所從事的檔案管理工作認真負責，看到使用時間過長的檔案管理設施積極向上級報告，并進行更換，發現問題及時地去思考解決措施并付諸實踐，讓社會保險檔案的價值得以發揮，進而促進保險行業的發展。

（二）建立完善的檔案管理規章制度。社會保險檔案管理的工作中，想要做好這份工作，就必然不能缺少一套完善的檔案管理制度，而要想建立完善的檔案管理制度，我們必須從以下三個方面進行：其一，借助法律。在社會保險檔案管理過程中，很多人對檔案管理都報以輕視的態度，如果不借助法律的強制到最后會很難管理，這樣不利于參保人員合法權益的保障，所以，為了能夠引起各方面人員的重視，同時也為了保障參保人員的合法權益，借助法律來完善檔案管理制度是非常有必要的。其二，規范工作流程。在實際的社會保險檔案管理工作中，很多時候出現問題之后，管理人員卻不知道問題出在哪里，這給后續的補救工作帶來了很大的阻礙，因此我們應該對管理人員進行培訓，讓檔案管理人員嚴格按照工作流程進行工作，這樣不僅可以提高工作效率，而且在遇到問題之后就能很快找出問題的原因。其三，對于已經提交的社會保險檔案做好管理工作，最好同一個參保人員的檔案集中到一起進行管理，這樣可以減少檔案丟失或者檔案篡改等問題的出現，同時還可以將檔案管理的責任落實到每個人身上。此外，自2007年開始，我們還進一步有了中心系統檔案管理組織機構和崗位設置，由1名中心領導全面負責檔案管理工作，明確了各基層單位的分管領導，落實了專兼職檔案管理人員的崗位職責與工作標準，切實落實管理責任制。

（三）充分利用科技手段簡化檔案管理流程。在新形勢下，我國的科技越來越發達，而這些科技的出現本身就是為了方便人們的生活和工作，所以我們在社會保險檔案管理的工作中也應該將這些科技利用起來，特別是現在已經得到普及的互聯網以及計算機，這些技術的使用會給社會保險檔案管理工作帶來積極的影響。一方面，有了計算機技術，我們的檔案管理工作效率會提高，同時還能讓數據的準確率得到保證，這樣對檔案管理工作人員來說，可以減少他們大量的重復性工作，讓工作人員的壓力減小。另一方面，有了計算機技術，在進行信息查找時也就更容易了，不像以往還是紙質檔案的時候，工作人員為了查找一點信息要翻閱大量的檔案，不僅難度大還耗費時間?，F在有了計算機技術，社會保險檔案管理人員可以將檔案做成電子檔，存放在計算機里，這樣不僅查找起來容易，還不會因為環境因素出現損壞等，讓檔案可以保存更長的時間。值得注意的是，當我們在使用計算機技術進行社會保險檔案管理的時候，一定要對檔案安全的問題進行著重考慮，嚴格防止計算機病毒以及黑客的侵入，避免社會保險檔案丟失或者泄露，具體實施起來可以從三個方面入手。首先，我們要從社會保險檔案管理的主體入手，堅持黨的領導，堅持檔案管理工作為人民服務、為中國特色社會主義建設服務的基本方向。其次，我們要從社會保險檔案管理的客體入手，嚴格把控檔案信息的真實性以及完整性，最好能建立標準的檔案模板，這樣在利用計算機技術進行檔案信息管理時也會更加方便。再次，我們要強調理論對檔案管理實踐的指導作用。（1）要明確檔案管理實踐在不同部門之間的具體分工，確保檔案管理工作的順利開展。（2）要強調服務屬性，即檔案管理的目的是為檔案信息使用者服務。最后，我檔案中心還將嚴格按照《檔案室建設規范》改進檔案庫房基本建設及安全防護設施，確保達到“八防”標準，積極購置硬件設備，并通過自動化手段，不斷提升檔案管理水平。同時我檔案中心還將嚴格按社保中心的要求，加快健全覆蓋廣大群眾的檔案資源體系及服務廣大群眾的檔案利用體系，切實推進館室現代化、操作標準化、資源信息化、服務人性化、隊伍專業化建設。加強檔案管理工作，履行好我們對廣大參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的承諾。

三、結語

總而言之，在當今的新形勢下，人們的保險意識在不斷提高，面對種類越來越豐富的保險業務，社會保險檔案管理人員的工作量也在不斷增多。讓社會保險檔案工作得以有效開展，對于社會保險工作的開展有著非常明顯的提升作用，同時也能讓檔案管理人員的工作能力得到提高，因此，在新形勢下，作為檔案管理人員，我們一定要保證社會保險檔案管理工作順利開展。目前我國的社會保險檔案管理工作仍存在許多不足，作為檔案管理人員必須從這些不足入手，并有針對性地提出解決辦法，將這些問題一一擊破，如此才能為全體參保人員提供全面、便捷、優質的檔案管理服務，讓我國社會保險事業發展得更好。