項目管理思維在辦公室管理中的實踐探究

文/廣州市增城區城鄉規劃與測繪地理信息研究院 俞瑩

辦公室是企事業單位重要的行政樞紐，其管理工作具有一定的復雜性；將項目管理思維引入辦公室管理工作能夠提升工作質量、工作效率。基于此，對于項目管理思維在辦公室管理實踐中的探究有著重要意義。

一、辦公室工作特點

辦公室作為綜合辦事機構，是承上啟下的中樞部門，以服務為中心，要發揮好參謀助手、綜合協調、督辦督查、服務保障四大職能，創新工作方法和工作思路，助推企事業做強做優服務品牌。

辦公室的具體職責包括行政事務管理、公共關系維護、計劃生育管理、固定資產采購與管理、后勤服務管理、職工群眾干部的退休事宜、黨務工作管理以及平臺模塊化建設等多項工作，涉及企事業單位生產、經營、管理活動與建設發展的各個階段、各個方面。隨著企事業單位的飛速發展，辦公室原有的工作節奏、工作效率以及工作內容很難滿足不斷變化的需求。辦公室工作人員可以將項目管理思維以及相關技術引入實際工作進程中，進一步推動各項工作的全面項目化、科學化、精細化發展。項目化是現代企事業采用的通用工作方式，是一種高效的管理模式；科學化是指不能僅依靠經驗開展工作，而應構建更具規范化的工作流程；精細化是指依靠細致的工作流程，精心的工作態度，提供精品服務；為更好地推動企事業單位的發展，辦公室的工作人員要確保各項工作效果、效率，提升各方的認可度。

二、項目管理思維

項目管理思維認為項目是某一組織為達成既定目標，在特定的資源、人員、時間等條件的約束下，開展的一次性、獨特的任務。項目管理借助各類工具、技術、方法、知識，以達成各方對項目的預期要求；針對具體的活動，從項目的起始階段、結束階段，開展計劃、組織、控制的管理活動。現階段，辦公室的工作主要有兩種類型：第一，程序化、重復性工作，例如文件管理、印章管理、文件傳送等工作。第二，單次工作，例如，人員接待、服務接待、會議召開等工作。第一類工作具有既定的規章制度，第二類工作的特點在于開放性、臨時性、靈活性較強，更適用于項目管理思維。為進一步推動辦公室管理的精細化，各單位可以引入項目管理思維，優化辦公室的管理水準。

三、項目管理技術

（一）項目管理工具。將項目管理思維引入到辦公室管理工作中，有助于運用諸多項目管理工具與技術手段。比如，常見的項目計劃中項目的目標、項目技術原則、關鍵路徑法、關鍵問題分析、任務列表、時間排期表等可以引入項目管理軟件來輔助管理。項目管理軟件的核心在于明確項目的實施環節、項目時間、項目進度，并借助網絡計劃技術，綜合管理項目實施階段的資源、費用、進度。依照辦公室的工作屬性，工作人員可以選用滿足上述功能的常用辦公軟件開展管理工作，從空白項目開始，依托現有文件或模板創建項目文件，使用資源工作表、網絡圖、甘特圖等視圖，設定項目信息，設置工作日歷、項目日程、項目起始時間以及結束時間。

（二）任務編排。完成項目基本信息的設置工作后，各項目經理需要對任務信息進行編排，分解項目任務。比如，對于固定資產采購工作，項目經理需要將該項任務分解為制定采購計劃、召開采購會議、聯系供應商、編制預算、開展采購活動；在編排任務信息時，要明確資源、名稱、工期、任務名稱，確定任務執行人。與此同時，辦公室工作人員還可以借助項目計劃書設置資源信息的其他屬性，進一步完善任務信息。

（三）任務分類與關聯。辦公室工作人員應根據工作的具體結構層次，提取項目信息，提高項目管理效率，借助項目管理軟件，將項目任務信息依照大綱進行分類，明確工作思路。與此同時，辦公室工作人員還可以設置各任務信息的關聯性，確定任務信息的流程與任務的相互關系。借助項目信息軟件的高級設定，明確任務信息的前置任務與后置任務。管理工作涉及的物質、人力、資金等資源，使各項工作能夠有章可循，提高工作效率，促進工作的項目化、科學化、精細化發展。

四、項目管理思維在辦公室管理工作中的實踐

（一）確定任務目標。在項目管理實踐中，項目經理是項目團隊的領導者，項目經理首要職責是領導項目小組在預算范圍內按時優質地完成全部項目工作內容。為此項目經理必須在一系列的項目計劃、組織和控制活動中做好統籌落實工作，從而實現項目目標。

基于項目管理思維，在實際的辦公室管理進程中，辦公室工作人員可以按照項目經理角色，根據工作任務組建項目團隊，編制項目計劃，召開項目啟動會，執行、監控、調整項目任務，在項目完成后召開總結會，并將項目資料進行歸檔。

在項目管理思維的實際應用進程中，要充分考慮辦公室的組織特點，辦公室的架構并不復雜，但其工作具有常規性、繁重性、并行性、多目標性、周期長等特點。可以從以下幾步著手推進項目管理思維：需要明確項目目標，評估目標的可行性，相比于其他行業的項目管理，辦公室的工作項目目標較為清晰，能夠清楚地驗證目標的可行性。辦公室的工作任務都是自上而下地進行部署，對于項目目標的確定，更有助于辦公室工作人員充分貫徹上級部門及相關領導的實際意圖，推動項目目標的具體化，凝結各參與人員的工作共識，推動項目參與者能夠從不同角度深入探究項目屬性，為后續工作的開展打下良好基礎。

（二）制定工作任務計劃。基于項目管理思維開展的辦公室工作，通常服務性強、任務強度大；因此，辦公室工作人員應在項目執行前制定工作計劃，評估工作計劃的可行性。具體可以從以下幾步著手：

第一，分解任務。根據任務的實際性質，拆分細化任務，依照一定的層次結構，構建任務目標體系，確定最小任務單元的時間周期。

第二，連接任務。經過邏輯分解工作，工作人員將任務依照實際性質進行分解，從時間維度銜接各項工作任務；在任務連接前，確定最小任務單元的執行周期，評估、觀察每個任務單元的實際執行周期，進而加強執行人員、制定者的理解程度，有助于后續評估任務工作量；辦公室工作人員通常會借助流程圖銜接各項任務，按照一定的順序，依照任務流程和時間維度對工作任務進行梳理；不同于常規的流程圖，引入項目管理思維的工作流程圖不僅要實現可視化，還應清楚界定各最小任務單元的工作量以及時間節點；由于辦公室的工作任務常常會有明確的時間約束，因此，辦公室工作人員應按照時間維度反向梳理工作任務，確保在約定的時間內能夠高質、高效地完成工作任務。

第三，連建各任務。任務單元的流程圖清楚地描繪了工作任務各任務單元的依賴關系、并行關系，進而形成明確的執行路徑；流程圖的每個任務單元應該包含了執行周期、最早結束時間、最早起始時間、最晚結束時間、最晚起始時間等五個基本信息；通過流程圖的基本信息，確定各任務單元的緩沖期限；借助項目管理思維，結合各執行路徑，能夠從網格圖中找出關鍵路徑，這使得該路徑上各任務單元都為關鍵任務單元，其關鍵點在于每項任務單元都不存在緩沖期限，具有較高的要求，需要辦公室的工作人員在規定時間內達成各項任務單元的目標，進而確保在約束時間內完成工作任務；刨除關鍵任務單元，剩下的任務單元即為非關鍵任務單元，根據具體的緩沖期限進行靈活安排，有助于工作人員優化資源配置。

第四，分配人力資源。辦公室的各項工作任務需要依靠人力資源完成任務目標，由于工作任務的特殊性，辦公室工作人員往往身兼多項任務，在一定程度上制約了人力資源的分配。通常情況下，辦公室工作人員在開展工作任務時，常常會接受優先級更高的工作任務，會打亂原有的工作計劃；同時，工作人員在開展主要任務活動時，還需兼顧對其他任務的監督與指導工作，因此，辦公室管理層在分配人力資源時，要充分考慮辦公室工作任務的實際特點。在實際工作進程中，常表現為工作任務實際完成時間要超過預期規定時間。為確保工作任務能夠在約束時間前完成，辦公室需要根據各任務單元的實際特點調整順序，進一步對任務進行分解，細化流程圖，加快任務的完成時間。

第五，發布工作計劃。在充分考慮各項限制因素的前提下，辦公室管理層需要對完成的任務網絡圖進行可行性分析，并借助辦公系統分發給辦公室工作人員。

（三）監督執行情況。基于項目管理思維，在任務的實施進程中，應對辦公室工作人員全程進行監督。由于項目計劃書明確規定了各任務單元的起止時間、緩沖期限，各項任務單元的實際執行人員能夠更加科學合理地安排工作。與此同時，各任務單元都有明確的截止時間，可以督促執行人員進一步提升自身的工作效率，避免自身的原因延誤整個任務目標的完成時間。若關鍵任務單元的執行人員能夠充分認識到自身承擔的工作任務彈性較低，不可拖延，應投入大量的精力、時間，保證關鍵任務單元能夠在規定時間前順利完成。在各項任務工作完成后，辦公室工作人員應根據實際的完成情況對任務目標、任務進度、任務的執行情況進行總結，梳理出任務計劃與實際執行的差異，找出原因、吸納教訓；在確定下次任務計劃時，要避免再次出現上述問題。辦公室工作人員還可以借助任務總結活動，發現各執行人員的實際能力以及工作適應性，提升后續工作任務的分配質量，制定合理的執行人員分配方案，進一步發揮項目管理思維的功效。辦公室工作人員還可以借助上文所述的甘特圖管理軟件，借助關鍵路徑、網絡圖、甘特圖，提升工作任務的分解質量、分解效率。

五、結語

綜上所述，基于辦公室管理工作特點，引入項目管理思維，借助任務目標確定、制定任務計劃、監督任務計劃的執行情況、總結工作任務，借助甘特圖管理軟件，推動辦公室管理工作的全面項目化、精細化、流程化，提高辦公室管理工作效率、質量。