探討信息化在醫院綜合檔案管理中的應用

文/揚州市江都人民醫院 吳明芳 繆從慶

目前，隨著信息化時代的來臨，社會經濟快速發展，各行各業越來越離不開計算機網絡的應用。醫療服務為了跟上時代的步伐，方便患者就醫，提供優質的醫療服務以及病例總結、科學研究等大數據的收集，信息技術在各大中型醫療機構都得到了很好的應用，如預約診療、網絡會診、檢查結果傳輸以及病案管理等。除了以上與診療行為密切相關的管理項目外，醫院綜合檔案管理往往因與日常醫療活動無明顯直接相關，是許多醫院領導忽視的環節，與目前醫院健康發展模式明顯不符。醫院綜合檔案管理涉及的內容廣泛，包括院內人事資源、基礎建設、醫療設施、科研教學、財務審計、對外合作等，囊括臨床、行政、后勤各部門，是體現醫院科學化、規范化、現代化管理的標志，因而，網絡信息化技術的應用在醫院綜合檔案管理中不可或缺。只有通過信息化建設，綜合檔案管理才能在科技迅速發展的時代背景下，符合醫院快速發展的潮流，提高醫院整體工作效率，提升醫院綜合管理質量。本文就醫院綜合檔案信息化管理的特點、難點、舉措等進行分析，探討醫院綜合檔案管理新模式。

一、醫院綜合檔案管理信息化的特點

（一）精確性的特點。傳統檔案管理模式均是檔案以紙質形式收集、保管和利用，提供的信息資料直觀、明了，可直接查閱，都是以人為編號保存在固定場所，具有不可移動性。這種管理模式在醫院發展早期檔案管理中發揮了一定的作用。隨著醫院發展增速，醫院規模不斷擴大，科室設置逐步增多，新技術新項目日新月異，需要管理的文件檔案資料也越來越多，這種傳統的管理模式越來越不適應時代的發展、醫院現代化進程。信息化數字技術通過對網絡傳輸技術、通信技術、掃描技術、多媒體技術、數據庫技術等現代技術的綜合應用，將檔案信息以文檔形式存儲到電腦、網絡空間、移動硬盤上，可重復使用，避免丟失，不僅可以節約檔案保存場地，還可以通過對檔案的數字化編碼、分類，實現精確地查閱，及時尋找到所需檔案資料。

（二）及時性的特點。傳統的綜合檔案管理中，需要各部門將新形成的檔案資料及時送到檔案管理部門集中保存。各職能部門往往不太重視檔案歸檔工作，檔案部門往往位低人輕，不便頻繁催促，導致檔案材料歸檔延遲現象嚴重，影響對檔案信息查閱使用。隨著醫院的快速發展，醫療技術的日益更新，醫院各職能部門制定的制度、流程也越來越多，而通過原始的檔案處理方式越來越不能滿足檔案管理需求，無法保證檔案管理的及時性。通過信息化技術的應用，各部門通過對本科室檔案文書進行信息化處理，及時將相關檔案通過電子文檔形式傳輸給檔案管理部門，這樣有效提高了檔案信息及時歸檔率，體現了數字化技術的時效性特點。

（三）共享化的特點。傳統的醫院綜合檔案都是以原始的文書呈現，跨度時間長，歷史久遠，內容龐大，分類繁多，保存在固定場所，需要本人到檔案管理部門去查找、借閱、歸還等一系列復雜步驟，容易丟失、破損。根據檔案的性質，使用頻率不一，有些長期無人查閱，而有些借閱頻繁，而且一份檔案不能多人同時使用，嚴重影響檔案的使用價值及職工的工作效率。信息化管理則是將檔案制成電子文檔進行保存，它可以通過網絡空間進行傳輸、共享，充分發揮檔案信息庫的重要作用，將“死”材料變成“活”材料，這樣不需要本人親自到檔案室去查閱，大大節約了時間，而將精力用于日常診療活動中，提高了醫院運行效率。

二、醫院綜合檔案管理信息化實施困境

（一）醫院領導對綜合檔案管理不夠重視。目前部分醫院領導認為，醫院發展靠的是醫療技術、業務收入、醫院規模的擴大，而認為醫院綜合檔案管理與以上并無直接關系。這種狹隘甚至錯誤的認識嚴重制約了檔案管理的發展，導致無法投入物力、財力來促進醫院綜合檔案管理的信息化發展，同樣也影響著醫院現代化管理進程。

（二）各職能部門對檔案管理信息化抵觸。傳統的醫院綜合檔案都是以紙質呈現，而檔案管理部門對這些文書進行收集歸檔，甚至有些職能部門以各種理由不愿意將本科室檔案文書交出。在信息化技術的管理中，要求檔案管理具有精確性、及時性、共享性特點，各類檔案需要及時送至檔案部門，有時甚至需要該部門提供電子文件版本，同時職工查閱電子檔案方便、快捷，提高了對職能部門的制定政策以及工作嚴謹性要求，這導致職能部門存在抵觸情緒。

（三）醫院綜合檔案管理人員技能不足。檔案信息化管理需要熟練掌握計算機使用、網絡傳輸等基本技能，如錄入數據、建檔分類、上傳共享、安全設置等，同時我國發布了關于使用電子檔案管理的規章制度，對利用計算機進行檔案管理及其使用的有效性、安全性等均有明確要求，從管理模式上與傳統檔案管理明顯不同。醫院綜合檔案管理人員素質相對低下，甚至存在許多臨時、兼職人員，導致工作人員的專業知識、計算機應用技術水平均比較低，與信息化發展明顯不符。

三、醫院綜合檔案管理信息化實施對策

（一）強調醫院綜合檔案管理信息化的價值。通過與醫院領導反復溝通，或建議其去大型醫院檔案管理部門參觀，讓他們了解醫院綜合檔案管理在現代化醫院發展進程中的作用。醫院領導應主動認知檔案管理信息化的重要性。醫院檔案管理與信息化相結合，完善或者構建系統化的管理體系，不僅提升信息化管理水平，更在工作和方案管理上實施精細化管理。通過檔案信息化建設，確保醫院內部的各個部門可以通過網絡及時查閱，實現網絡共享，從而提升醫院管理水平。同時通過檔案信息化管理，建立管理維度，從而更好地為醫療提供服務，利于促進醫院可持續發展。

（二）建立醫院總信息平臺，完善綜合檔案管理信息化流程。目前，醫院信息化建設都在不斷升級，各部門存在各自的信息系統，處于分離狀態。醫院綜合檔案信息化管理的目的就是為了能夠高效統一醫院檔案信息，因此要加強各部門信息子系統的整合，建立醫院總信息平臺，達到高效、共享的目的，更好地為醫院發展服務。醫院綜合檔案管理涉及的職能部門很多，內容廣泛，各部門之間容易出現相互推諉、拖延現象，醫院應制定相應的檔案信息化管理制度，避免管理漏洞，通過對檔案一體化處理流程，形成電子文檔，使各檔案信息出現在各部門信息系統上，實現檔案信息的統一、高效管理。需要根據不同的分類方法，簡易查詢流程，達到方便、快捷查詢目的，實現真正的信息化管理。

（三）加強綜合檔案管理人員更新及技術培訓。醫院綜合檔案室一直是多數醫院忽視的部門，管理人員多是年齡大、學歷偏低、操作技能不足人員，與信息化發展嚴重不符，需要醫院加強對檔案管理信息化的重視，促進人員更替，形成人員梯隊，引進新鮮血液，有了人才才能實現高效優質管理。同時，要安排科室負責人到其他醫院參觀學習，更新管理觀念。信息化技術培訓尤其重要，不僅僅需要學習計算機的基本操作技能，更需要熟練掌握系統軟件的使用，可選拔一些計算機專業背景人員加入。對于一些特色?？茩n案如體檢中心檔案、三大中心檔案（胸痛中心、卒中中心、創傷中心）等，需要具備一定專業素質，可聘用特色?？频膶I人員進行檔案技能的培訓，充實到檔案管理隊伍中，構建檔案管理部門及?？茖μ厣珯n案的共管體系，利于對于專業檔案的優質管理。檔案管理人員，既需要掌握檔案信息化管理技能，同時，信息化資料的安全也非常重要，管理好計算機安全，避免黑客攻擊導致數據丟失，必須加強職業道德修養，避免主動傳播機密檔案資料。

四、結語

醫院綜合檔案管理中信息化技術的應用在實現醫院節約化、精細化、現代化管理進程中非常重要，是醫院發展中不可忽視的環節，而要實現綜合檔案信息化管理就必須要從信息平臺建設、人員培訓、制度完善等多個方面采取措施。通過醫院綜合檔案的信息化管理模式，不斷提高醫院運行效能，提供優質的醫療服務能力，更利于實現醫院持續健康發展。通過信息化在檔案管理中的應用，綜合信息平臺的建立，實現了高效、快捷地查詢資料，各部門之間形成協調合作的氛圍，實現了醫院管理的一體化，為建立優質現代化醫院提供了保障。