信息化在干部檔案管理工作中的應用分析

文/天津地熱勘查開發設計院 王曦

干部檔案，主要記錄干部在任職期間的有關信息，對其后續使用有重要的參考作用。要將信息技術融入其管理工作中，提高干部檔案歸檔、編排、使用的效率，促進干部檔案管理工作水平的提升。將信息技術應用于干部檔案管理工作，是一個全新的發展途徑，有積極的發展意義。

一、干部檔案信息化管理的現狀

（一）重視干部檔案管理的意識不足。在一個單位以往的管理工作中，干部檔案管理存在感不足，多數人對干部檔案管理工作缺乏明確的認識，經常是在需要使用的時候才能意識到對干部檔案工作知識的缺乏，特別是在當前信息化發展的大背景下，干部檔案管理工作頻繁出現滯后混亂的問題。究其原因，這與單位對干部檔案管理工作的整體重視程度不足有密切的關系。

在單位工作的進程中，由于干部檔案管理工作對單位的運轉不能產生直接的經濟效益，或者是短時期內看不到明顯的作用，因此，并沒有把干部檔案管理工作列為重要的改革事項，忽視了干部檔案管理部門的基礎建設、制度建立、人員配備、技術更新，導致了干部檔案管理工作滯后。

（二）缺乏建設信息化管理干部檔案的方法。當前，一些單位的干部檔案管理工作，仍然主要依靠傳統模式，管理方法單一、緩慢，檔案信息存在不準確現象。究其原因，從紙質管理向信息化管理轉變的過程中，難免會出現差錯，這也要求我們在記錄和歸檔管理中優化管理模式。同時，許多干部的信息不完整，在很大程度上還存在缺乏基礎資料的問題，致使干部檔案管理工作規范程度較低，形成了管理工作的障礙。此外，有一些單位已經在發展過程中引入了計算機管理理念，但仍處于形式主義階段，實質作用并不明顯，信息化建設方案置之高閣，缺乏相應的設備，有的是受到經費限制、應用方法、建設力量等因素的約束，使干部檔案管理工作不能有效地落實下去。

（三）干部檔案管理的流程不規范、專業力量不足。在實際管理工作中，許多單位都存在干部檔案保存率低、交接隨意、流轉程序不規范等問題，這些都是干部檔案管理工作的常見問題。許多單位認為檔案工作就是一把鑰匙鎖好檔案，認為檔案管理只是一種輔助性的工作，對于干部檔案的保管只限于檔案柜，在交接干部檔案時出現無人監交、手續不規范的問題，進而演化出干部檔案工作前后銜接不暢、責任不明確、界限不清晰、檔案材料在使用中缺失等問題，嚴重影響了干部檔案管理工作的完整性、連續性和科學性。

究其原因，與干部檔案管理工作的流程不規范、管理團隊的專業力量不足有密切關系。在一些單位，干部檔案工作存在職能邊緣化、團隊力量不專業、制度建設有空白的問題，使得干部檔案管理工作缺乏應有的效率，加之工作人員專業程度較低，甚至有些部門隨意找個人參加干部檔案管理工作，使得干部檔案管理工作的質量明顯降低。這就迫切要求干部檔案管理工作需要著重改進，需要從嚴格管理流程、提升工作人員素質入手，不斷提升干部檔案管理工作的質量。

二、信息化應用于干部檔案管理工作的重要性

（一）便于長久保存。干部檔案是記錄一個單位干部任職、工作期間內發生重要事件的一系列文件材料，傳統的干部檔案管理都是以紙質資料為管理對象，在管理和使用上存在一定程度的不足或不便。將信息化技術應用于干部檔案管理工作，不僅有利于長久保存相關資料，也有利于深入使用干部檔案資料，更能提升單位對所有干部情況的全局性把握，這明顯有著更重要的意義。

未來，干部檔案管理工作必然是向著信息化、數字化的方向發展，因此，單位在實施干部檔案管理工作時，應盡快提高干部檔案信息化管理的水平，提高使用、保護干部檔案資料的能力。

（二）便于提高管理效率。在過去的干部檔案管理工作中，往往使用人工方式對檔案進行采集、歸檔、編排、調轉、使用、交接等，不僅工作效率較低，而且容易出現失誤，導致干部檔案的使用也存在一定的問題。

在干部檔案管理工作中引入信息化技術，是符合當前信息化發展的大趨勢，不僅可以快速提高工作人員采集、歸檔、編排干部檔案的效率，也可最大限度地確保干部檔案資料的完整性和準確度。最終，可以促進干部檔案資料的管理效率，更好地服務于單位的干部管理工作。

（三）便于提升安全水平。干部檔案，其記錄的內容非常重要，在保存、使用過程中需要確保安全、絕密，防止出現被目的不純的人泄密而造成損失。在信息化發展的大背景下，干部檔案信息資料的安全保密工作也容易受到威脅，因此，在干部檔案管理工作中，單位也應建立健全干部檔案管理方案，確保干部檔案的信息安全不被泄露。

信息化技術的融入，可以有效提升干部檔案管理工作的安全性能，具有明顯的優勢，比如，可以實行干部檔案管理的獨立管理，對使用的電腦設立登錄密碼、防火墻、數字化備份、開啟授權、添加水印等，也可根據干部檔案保密級別的不同分別采取相應的管理方式，最大限度地保護干部檔案資料。

三、提高干部檔案信息化管理的策略

實行干部檔案的信息化管理，主要是將干部檔案材料形成數字化信息，建立起數字檔案，通過計算機的管理，納入單位的信息數據庫，同時建立完整的目錄檢索系統，實現對干部檔案數字信息的分類整理、檢索提取、數據分析和材料加工。

（一）重視干部檔案材料的采集與整理。開展干部檔案管理工作的基礎，首先表現在事先采集與分類整理，這也是確保干部檔案材料原始、真實、完整的重要源頭。因此，為了達到這一目的，需要建立起干部檔案資料的采集保存制度，并制定配套的管理辦法，促使工作人員積極、及時、完整地采集、補充干部檔案的各類資料，根據其入職調查、崗位設置、績效考評、年度考核、薪級晉升、表彰獎勵、離職降職等一系列工作實時采集資料，為實施信息化管理干部檔案資料奠定良好的基礎，確保干部檔案資料的原始性、真實性和完整性。

（二）高度重視積極推進干部檔案信息化管理工作。在單位工作中，干部檔案信息化建設，點多面廣，內容繁多，對信息化技術的應用要求也較高。一是要加強對干部檔案信息化管理工作的宣傳力度，提高單位內部所有人員對該項工作的認識與重視程度，使各部門全體成員都能對此重視，在工作中積極配合。二是要設立專職的工作小組，明確工作職能，從組織機構上確保該項工作的穩定推進，促進實際工作中的相互協調、共同完成工作任務。三是要不斷完善干部檔案信息化管理工作的保障機制，在利用信息化技術的同時，要切實保障所需要資金及時到位，配備必要的硬件設施確保干部檔案信息化管理工作能夠全面開展。

（三）建立健全數據庫信息管理系統。干部檔案資料的信息化管理，離不開數據庫的支撐，在此基礎上才能實現干部檔案信息的整合、銜接、共享。因此，在單位內部應建立起以業務使用為導向、滿足日常使用需求的網絡化應用系統，操作要簡便、功能要完善，同時要兼容多種類型的軟件端口，實現與上下級單位的銜接與共享。值得重視的是，要根據單位的實際情況，建立基于干部檔案信息的虛擬資料庫，方便所有信息的實時提取、閱讀或其他使用，可以為提高此項工作的管理效率奠定基礎。從檔案聲像資料的應用角度來看，可以通過掃描、拍照等方式廣泛采集干部檔案的所有資料，統一錄入，建立信息資料庫。建成后，可以實現隨時隨地的利用。比如，在干部競爭上崗時，可以通過展現競爭干部的動態聲像資料，使不同地區的單位機構都可以參與，參與決策的領導可以對其言行舉止、形象氣質等進行深入了解，甚至可以根據會議情況，跨出會場，讓更多的一線成員都能實時觀看，實現干部競爭上崗的技術性突破。

（四）切實保障干部檔案資料的信息安全。干部檔案的信息管理工作有多種特殊性。除了要有規范采集、整理和保存的制度，也要明確儲存和使用環節上的安全保障。儲存方面，要依靠環境、介質等來保障；使用方面，要從采集、整理、共享等環節上考慮。一是要建立有效的數據備份、恢復制度，將技術手段與保密措施結合起來，做到單位內網的獨立運行，且辦公電腦不聯網，強化干部檔案的安全管理，運用建立防火墻、數字簽名、殺毒軟件、CA認證等先進的安全技術去保密。二是要加強工作人員對保密法及相關法規的了解與掌握，提升工作人員的法制保密意識，杜絕干部檔案信息數據的泄露，切實提高安全性。

（五）提高干部檔案管理工作人員的專業能力。對于單位各個部門來說，提供專業的干部檔案信息化管理是一個重要的工作目標。所有工作人員要掌握基礎的信息管理技術，努力提升專業水準。一是要熟悉檔案業務，了解干部檔案管理工作的采集、歸檔、調轉、使用、保存等業務流程。二是要熟練掌握計算機的相關理論知識，不斷學習信息化辦公技術。三是要努力加強自身的政治素養，努力成長為一名政治水平硬、專業能力高、業務能力強的綜合型人才。要建設整合、使用、共享干部檔案信息的管理平臺，一支高素質的專業化隊伍是非常重要的因素。

（六）加強系統的應用與維護，提升其使用價值。干部檔案信息化管理，重在日常使用與維護。在實際工作中，要秉承真實、有效、實用、快捷的原則，將現代化的信息管理技術與單位干部選拔任用工作結合起來，發揮信息化的優勢，在干部使用的各個環節上切實落實信息化技術，才能有效促進干部檔案管理工作的實踐價值。

四、結語

總之，干部檔案信息化管理，是大數據時代發展的要求，對提高工作效率有著重要的促進作用。在具體的工作過程中，要重視信息化的高效作用，注重日常使用的各個細節，不斷提高工作人員的專業能力，提升干部檔案管理工作的持續性。