信息時代背景下辦公室檔案管理工作新探

文/ 棗莊市婦幼保健院 李立立

隨著信息技術的快速發展，傳統檔案的管理方法已經無法滿足現代發展需求。辦公室檔案管理工作中的應用信息技術，其工作內容和流程較為復雜。通過智能化信息技術能有效提升檔案管理工作效率，推動檔案管理工作進一步發展。

一、信息化時代辦公室檔案管理概述

（一）信息化檔案管理概念。檔案信息化管理是指在辦公室檔案的管理工作中應用現代信息技術，從而實現檔案資料高效收集、整理、存檔和保存的目的，與此同時，檔案管理部門應當提供信息化檔案。傳統的紙質檔案與信息檔案有所不同，隨著技術的發展檔案管理工作向著智能化和數據化方向發展，但是通常情況下開展檔案信息化管理工作需要在相關領導部門批準下才能進行。

（二）信息化檔案管理特點。第一，開展信息化檔案管理工作應當在我國相關的法律規定范圍內進行。第二，信息化檔案管理和傳統紙質檔案管理有所不同，需要呈現信息化和數字化特點。第三，信息化檔案管理工作可以通過網絡化和數字化的手段，提升管理工作效率。總體來說，信息化檔案管理工作主要內容就是將傳統檔案管理內容和現代數字管理相融合，提升管理效果和效率。借助信息化技術手段能夠節約整理、保存和歸檔時間。

（三）信息化檔案管理具體內容。信息化檔案管理和傳統的檔案管理工作內容都是相同的，主要是添加現代信息技術，建立信息化檔案管理系統和平臺。第一，將硬件和軟件信息作為基礎，保證信息化檔案管理系統穩定運行。第二，應當結合我國實際發展情況，遵循科學發展原則，將各個部門之間工作內容相聯系，實現工作標準化、全面化和規范化。第三，強化檔案管理工作智能化和信息化，將檔案信息進行分類歸檔，加強檔案信息推廣力度。第四，在開展檔案管理工作時，強化信息技術應用，構建信息化檔案管理平臺，促進信息化管理平臺穩定運行。第五，加強信息化專業人才培養和管理。對信息化技術和專業人才要求較高，因此，應當加強專業人才隊伍建設力度，在引進高水平員工后采用激勵措施留住專業人才。

（四）信息化檔案管理的意義。首先，滿足檔案管理工作的要求。由于受到傳統管理方法的影響，一直難以發揮實效。信息化管理工作就是指改變傳統的管理方式，通過標準化和規范化的信息管理流程，滿足單位檔案管理工作的需求。其次，借助信息化技術提升管理效率。檔案管理信息化能夠優化管理程序，提升管理效率。與此同時，提高檔案管理工作效率是確保工作規范化和制度化的基本條件，實現整理、分類、歸檔和保存的高效性。最后，信息化管理離不開制度的保障。制定規范的制度保障是實現檔案信息化的重要依據。現階段，辦公室的檔案管理工作還未健全。因此，制定規范的制度促進信息化管理工作的完成，通過建立完善的制度和規范的操作流程推動檔案管理工作有序進行。

二、信息化背景下辦公室檔案管理工作存在的問題

（一）缺少信息安全意識。在應用計算機技術開展檔案管理工作過程中，部分單位未對信息安全有清楚認識，經常會出現保存檔案的機器被黑客或不法分子入侵，使得數據信息被泄露和損壞。涉及的信息種類眾多，其中還包括極其重要的關鍵性內容。檔案管理人員如果缺少信息安全認識或者在收到檔案管理信息后沒有及時采取有效措施，就會為數據安全埋下隱患，造成嚴重經濟損失甚至可能會承擔法律責任。

（二）管理人員素質較差。現階段，實行信息化檔案管理對有關人員提出了更高要求，他們不僅應當掌握熟練檔案管理理論知識，而且也應當全面掌握計算機使用方法。因為信息化檔案管理不僅是將檔案進行保存，而且也包含信息數據庫的建立，但是實際情況是辦公室檔案管理人員素質和工作能力并未符合要求。與此同時，部分單位還未重視辦公室的檔案管理工作，缺少對檔案工作管理人員的培訓。

（三）管理機制仍不健全。目前，很多單位還未明確檔案管理的具體部門，多數由會計人員或者行政部門兼職管理。在信息化的背景下，檔案管理工作存在眾多的不合理，限制辦公室檔案管理工作的開展。部分單位盡管在企業內部設置專門的檔案管理部門，但是由于缺少健全管理制度以及制約責任，使得部門更多只是形式化管理。經常出現信息丟失、篡改和泄露等問題，究其原因，還是在檔案管理工作過程中并沒有依據嚴格的制度和標準進行檔案收集、借閱和保管等工作。

（四）管理理念方式落后。信息化背景下能夠將各項資源和信息調動，充分發揮使用價值。但在目前單位檔案管理工作中，相關工作人員缺少服務意識，使得信息化管理系統趨于形式，沒有完全發揮出信息化管理的效果。在傳統辦公室檔案管理工作中，都是通過工作人員進行操作，存在許多弊端，無法及時整理、歸檔和保存；無法及時高效調動數據信息；工作人員專業素質較差，導致無法順利開展檔案管理工作。

（五）新舊檔案卷宗混亂。盡管目前單位意識到信息化管理工作的重要作用，但現階段部分醫院硬件和軟件設備還沒有配備齊全，使得檔案管理工作難以真正落實和運轉。開展檔案管理工作面臨巨大困難。檔案管理的工作質量存在參差不齊的狀況，限制檔案管理工作的發展。部分單位由于長期疏于卷宗管理，使得很多卷宗出現與記錄情況不相符合的狀況，造成醫院花費大量資金找回信息卷宗。

三、信息化背景下辦公室檔案管理工作的有效措施

（一）增強信息安全意識。為避免檔案信息遭到泄漏或者破壞，辦公室檔案管理工作人員應當加強安全意識。辦公室檔案信息主要包括各個部門工作進度、會議記錄、員工檔案和病患信息等，都是保證單位正常運轉的重要資料。單位日常運轉的資料有著很大的保存價值，并且應當確保檔案信息的真實性和準確性。信息時代的背景下要將各類資料進行信息化處理，應用現代計算機技術將信息以電子形式保存，并且將各項資料分類保存，建立對應的數據信息庫，使得單位檔案形成系統和完整的電子信息系統。將傳統的紙質檔案保存的信息經過技術處理加以保存，并且采用加密形式進行處理，保護檔案信息。建立辦公室檔案信息化體系是漫長過程，也是構建信息化辦公室檔案管理平臺的主要方法。

（二）提升管理人員素質。部分辦公室檔案管理人員并非是學習檔案管理專業或者計算機專業的，掌握的檔案管理知識相對較少而且還不全面，無法符合信息時代辦公室檔案管理工作的要求。并且非專業的人員也沒有充分認識到檔案管理工作的重要作用，在實際工作過程中，經常由于疏忽造成各種問題。因此，各單位應當重點關注辦公室檔案管理工作人員的專業技能和綜合素質。通過組織有關人員參加學術討論活動或者交流會的形式進行相互溝通交流，學習其他單位的管理經驗，提升自身專業能力和素質，聘請專業性較強的檔案管理人才完成此項工作，為單位構建優秀的檔案管理人才隊伍。

（三）健全檔案管理機制。在信息時代的背景下，辦公室檔案管理工作應當重點關注資源、使用和安全三個方面的建設，促進單位辦公室的檔案管理工作朝著信息化方向發展。第一，建立專門的檔案管理部門，依據各單位實際發展水平、經營狀況和規模設置人員組成結構。第二，應當依據管理部門的有關內容建立相應的機制，包括管理人員獎勵懲罰機制和考核機制，確定全面管理制度，有效約束工作人員的行為，保證工作質量。第三，將信息化技術作為檔案管理工作的切入點，將資源、使用和安全體系作為基本建設點，促進辦公室檔案管理工作實現數字化。第四，建立檔案管理機制應當結合單位文化和其他規章制度，才能真正實現信息化檔案管理目標。

（四）創新檔案管理方法。推動辦公室檔案管理工作進一步發展，需做到如下兩方面：一方面，創新管理理念。檔案信息有著極為重要的價值，相關工作人員應當創新管理理念，不僅僅是做好資料收集、整理、歸檔和保存等工作，還應當轉變管理理念。包括單位領導人員和檔案工作管理人員都需要拓寬檔案管理思維，不斷積極學習先進檔案管理理念，并且以理念為基礎構建信息管理系統，實現信息化的檔案管理。另一方面，創新管理方式。第一，單位可以通過多方面力量推動檔案管理工作信息化建設，將信息技術作為基礎，為實現現代化檔案管理提升管理效率提供有利條件。各單位應當提供充足的人力、物力和財力加以支持。第二，傳統人力工作形式無法順應現代化檔案管理工作，要建設數字化檔案管理，提升管理效率。第三，建立檔案信息化管理系統，提供查詢和搜索功能，解決傳統檔案管理存在的查詢難和搜索慢等問題，提高檔案管理工作的有效性。

（五）明確檔案管理工作。第一，單位為有效提升信息化檔案管理水平應當配備相應的硬件和軟件設備，使信息化檔案管理真正得以落實，促進單位正常有序運轉，推動檔案管理工作信息化發展。第二，單位應當加強檔案管理，定期開展檢查整理工作，避免出現遺失或者與記錄不相符的狀況，也充分保證醫院在開展檔案管理工作時節省資金投入量。與此同時，單位應當實行檔案信息化管理，加強檔案管理力度，提升檔案管理質量和效率。第三，對于一些從事多年檔案管理工作的老員工來講，面對新的檔案管理模式一時之間難以適應，特別是在剛剛引進信息化管理模式時涉及信息轉寫、歸檔、歸類和錄入等環節，對于檔案管理老員工而言是不小的挑戰。因此，單位可以組織員工參加相關培訓或者適當調動工作崗位，以滿足現代信息化檔案管理的要求。

四、結語

檔案管理工作在現代單位發展中有著重要作用，特別在制定決策階段，要通過檔案管理總結以往工作經驗保證決策合理性。傳統的檔案管理工作無法順應新時代信息技術的發展需求，要建立信息化檔案管理系統，提升檔案管理工作效率和質量。