融媒體視域下的檔案管理模型建構(gòu)

李素芳

摘 要：在融媒體視域下，許多傳統(tǒng)的檔案管理方式受到影響、改變或消失，在媒體融合的大背景下，檔案管理面臨著巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文從媒介融合的角度分析總結(jié)了檔案管理模式的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)檔案管理模型的構(gòu)建方向提出了幾點(diǎn)建議，以期能夠給相關(guān)機(jī)構(gòu)或者類似研究起到一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：融媒體;檔案管理;模型;構(gòu)建

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-3866（2020）22-0-02

檔案管理是所有直接管理檔案、檔案信息和提供服務(wù)的商業(yè)交易的總稱，是檔案工作中最基本的組成部分之一。近年來(lái)，自動(dòng)化進(jìn)程逐步推進(jìn)，一些傳統(tǒng)的檔案管理方法發(fā)生了變化，但整個(gè)過(guò)程并沒(méi)有太大變化。比如，在管理健康信息檔案時(shí)，需要側(cè)重于被管理人員的病例病史的收集和整理，在中小企業(yè)的檔案管理過(guò)程中，管理內(nèi)容就相對(duì)較少，管理相對(duì)輕松。

檔案管理模型顯然不是靜態(tài)的，而是在不同的環(huán)境中有不同的構(gòu)造方法。本文旨在探討融媒體背景下檔案管理模式的一般特征。

一、融媒體的起源和特點(diǎn)

狹義上的融媒體，是指充分利用媒體，將廣播、電視、報(bào)紙等有協(xié)議、有互補(bǔ)性的不同媒體充分融入勞動(dòng)市場(chǎng)中。融媒體是當(dāng)今媒體發(fā)展的必然結(jié)果，并在一定程度上尋求市場(chǎng)突破，也與信息社會(huì)高度融合的程度密切相關(guān)。

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展、信息爆炸的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)媒體高度發(fā)達(dá)，而傳統(tǒng)媒體卻在衰落，通過(guò)不同媒體類型的組合，傳統(tǒng)媒體可以從原有利益中獲益，獲得清晰的信息。因此，融媒體的發(fā)展符合市場(chǎng)的規(guī)律。廣義上的融媒體，不僅是媒介整合的產(chǎn)物，也是傳播信息的一種手段。融媒體是一種信息處理的概念，融入了現(xiàn)代信息社會(huì)，提供高水平的集成和最大化的發(fā)展。傳統(tǒng)紙媒大多通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的整合，轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)和線下的相互促進(jìn)。它不僅完成了自身的轉(zhuǎn)型，而且促進(jìn)了整個(gè)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的優(yōu)化和發(fā)展。從媒介融合的角度來(lái)看，無(wú)論是檔案管理還是傳統(tǒng)媒體的改革，新技術(shù)與傳統(tǒng)資源的有機(jī)結(jié)合是創(chuàng)新與突破的關(guān)鍵。

融媒體的任務(wù)不僅僅是促進(jìn)傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的技術(shù)發(fā)展，同時(shí)也為傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展提供了更廣泛的思路和方法，從技術(shù)上講，融媒體是“云技術(shù)”的代名詞，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展迅速。它不僅能在短時(shí)間內(nèi)收集到大量的信息，而且極大地?cái)U(kuò)展了傳統(tǒng)的信息存儲(chǔ)空間，節(jié)省了人力、物力和空間。從概念上講，融媒體代表了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代最先進(jìn)的發(fā)展理念，鼓勵(lì)傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提升自身能力，實(shí)現(xiàn)線上與線下的共同發(fā)展。從這個(gè)角度來(lái)看，媒體整合概念在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)變革中的應(yīng)用至關(guān)重要。

二、融媒體視域下檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理內(nèi)容較傳統(tǒng)更加多樣化

完整性是檔案管理的首要目標(biāo)。在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，員工在線下的收集和整理內(nèi)容復(fù)雜，人力物力及其時(shí)間有限，很難保證內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，在傳統(tǒng)情況下，這或許能滿足個(gè)人檔案的需要。但現(xiàn)階段人才、檔案和信息流動(dòng)性的不斷提高，使其難以滿足現(xiàn)代社會(huì)檔案的需求。從融媒體的角度來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案收集和分類方法不再是唯一的選擇。員工可以充分利用手中的多媒體工具收集文件內(nèi)容，評(píng)估過(guò)程更有效。

近年來(lái)得到中國(guó)支持的國(guó)家身份信息網(wǎng)就是一個(gè)收集全國(guó)基層組織公民指紋和肖像的大型檔案館的一個(gè)例子，在檢查身份時(shí)，可以提取身份證或身份證號(hào)，通過(guò)查詢可以快速高效地訪問(wèn)個(gè)人檔案。傳統(tǒng)的檔案管理方法很難收集到如此大量的人員信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，檔案的收集整理可以更加完整、準(zhǔn)確、高效。安全合理的程序甚至可以破壞特定檔案管理中的原始文件單元，并將其轉(zhuǎn)換為具有更大容量和更完整內(nèi)容的在線存檔。這不僅僅是文檔管理方面的突破，這也是進(jìn)一步信息自動(dòng)化的有力證據(jù)。

（二）檔案管理方式較傳統(tǒng)更加高效

中國(guó)人口基數(shù)大，經(jīng)濟(jì)體量多，不同行業(yè)、不同單位的檔案管理是一個(gè)龐大的系統(tǒng)。為了保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，有必要尋找一種更合理的管理方法。以高校畢業(yè)生為例，每年有近千萬(wàn)的大學(xué)畢業(yè)生畢業(yè)，學(xué)籍檔案發(fā)送的工作量是巨大的，然而大多數(shù)高校仍然使用手動(dòng)方式傳輸文件。學(xué)籍的分配是高校畢業(yè)的重點(diǎn)和難點(diǎn)。

隨著畢業(yè)生人數(shù)的逐漸增加，這份工作難度的增大已成為一種不可回避的趨勢(shì)。另外，目前的遠(yuǎn)程醫(yī)療系統(tǒng)可以通過(guò)全國(guó)病人網(wǎng)絡(luò)及時(shí)處理，醫(yī)保報(bào)銷(xiāo)可以及時(shí)進(jìn)行，體現(xiàn)了媒體一體化的理念，最新的醫(yī)療技術(shù)是自我優(yōu)化的補(bǔ)充。學(xué)生檔案管理系統(tǒng)也可以借鑒全國(guó)異地醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)，目前，全國(guó)學(xué)生檔案的網(wǎng)絡(luò)版是聯(lián)網(wǎng)的，但實(shí)施信息化管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前社會(huì)的需要，檔案管理機(jī)構(gòu)還需要充分思考。學(xué)生檔案發(fā)放、學(xué)籍管理智能化，方便了學(xué)生的就業(yè)和流通。從融合媒體的角度看，將傳統(tǒng)技術(shù)與新興技術(shù)相結(jié)合，可以有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理方法的相互發(fā)展。

（三）檔案利用過(guò)程較傳統(tǒng)更加有效

檔案管理的最終價(jià)值在于檔案的使用。檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著不可替代的基礎(chǔ)性作用。傳統(tǒng)的檔案使用方法存在文件量大、查詢速度慢、數(shù)據(jù)使用效率低等缺點(diǎn)。這是對(duì)大量檔案資源的巨大浪費(fèi)，也是對(duì)社會(huì)資源的利用缺位。例如，當(dāng)大學(xué)畢業(yè)生靈活工作時(shí)，大多數(shù)檔案由當(dāng)?shù)毓ぷ魅藛T和社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)保管，在畢業(yè)以后的使用過(guò)程中，由于信息不對(duì)稱，檔案的利用往往受到延遲。比如，人事檔案的管理是當(dāng)?shù)厣绫２块T(mén)的總負(fù)責(zé)，在機(jī)構(gòu)調(diào)整過(guò)程中，具體責(zé)任主體和辦事處所在地可能會(huì)改變流動(dòng)性，如果間隔的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，畢業(yè)生們很難及時(shí)接收到相關(guān)信息，所以對(duì)于他們的檔案使用有些延遲，甚至影響到畢業(yè)生就業(yè)。

從融媒體的角度看，電子檔案通過(guò)傳統(tǒng)檔案與互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合，可以部分取代實(shí)體檔案的功能。如果對(duì)實(shí)物檔案的要求難以滿足，則予以更換，在某種程度上有利于畢業(yè)生檔案的使用。

三、融媒體視域下檔案管理模型的發(fā)展方向

（一）檔案管理充分結(jié)合信息技術(shù)

信息時(shí)代的檔案管理應(yīng)充分體現(xiàn)時(shí)代特征。電子時(shí)代和互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)為信息的存儲(chǔ)和傳播創(chuàng)造了更大的空間，為大容量的信息存儲(chǔ)提供了契機(jī)。

文檔管理本身就需要大量的存儲(chǔ)空間和完整的通信平臺(tái)。在這樣的客觀條件下，檔案管理可以進(jìn)一步融入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代。事實(shí)上，信息管理可以為文檔管理節(jié)省更多的人力物力，使文檔管理部門(mén)和管理者有更多的精力專注于拓展文檔管理。資源管理、檔案管理、現(xiàn)代存儲(chǔ)手段和網(wǎng)絡(luò)安全通信的完美結(jié)合，使檔案館在記錄過(guò)程中獲得更多的信息，在評(píng)價(jià)過(guò)程中更加有效。一種更方便的存儲(chǔ)方式和科學(xué)的價(jià)值識(shí)別方法，不僅實(shí)現(xiàn)了渠道的擴(kuò)展，而且使檔案管理過(guò)程更加高效。

因此，我們需要更加重視檔案管理的自動(dòng)化，充分拓展檔案管理的范圍，充分整合現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和智能存儲(chǔ)管理技術(shù)。實(shí)現(xiàn)專題檔案管理資源整合優(yōu)化和信息技術(shù)推廣。檔案管理機(jī)構(gòu)的職能在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中起著至關(guān)重要的作用。

（二）線上線下結(jié)合管理

線上線下結(jié)合可以提高文件管理的效率。事實(shí)上，檔案管理的目的是服務(wù)，相對(duì)集中的原始檔案管理方式已難以適應(yīng)當(dāng)今高效社會(huì)的發(fā)展。因此，對(duì)網(wǎng)上和網(wǎng)下結(jié)合的管理是非常重要的。

如果以人才檔案為例，人才檔案可以實(shí)行網(wǎng)上和網(wǎng)下相互結(jié)合管理，有效簡(jiǎn)化了人才到外地工作的手續(xù)，節(jié)省了時(shí)間和金錢(qián)，在一定程度上節(jié)約了社會(huì)資源。然而現(xiàn)階段很多檔案管理領(lǐng)都有著不同的地域限制，異地管理的很多事情都很難管理，這阻礙了人才的流動(dòng)和社會(huì)的進(jìn)步。因此，在未來(lái)建立一個(gè)對(duì)在線和線下鏈接進(jìn)行管理的檔案管理模式時(shí)，我們需要更加重視和利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)處理原來(lái)在網(wǎng)上完成的事情，使檔案工作變得更加靈活和高效，提升檔案管理工作的效率。另外，在線和線下有機(jī)結(jié)合管理為檔案管理提供了更大的靈活性，在線信息更新更快更高效，傳統(tǒng)的檔案更新需要耗費(fèi)巨大的人力物力財(cái)力。因此，在線和線下有機(jī)結(jié)合管理也有助于及時(shí)更新檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息，提高文件管理、存儲(chǔ)和使用的準(zhǔn)確性。

（三）更加注重信息整合集中

通過(guò)整合和集中，信息可以發(fā)揮更大的作用。在人事檔案方面，全集成的人事檔案在使用時(shí)具有很高的參考價(jià)值和使用價(jià)值，使用單位可以更全面、更詳細(xì)地了解人才，更適合企業(yè)在聘請(qǐng)人才時(shí)的特點(diǎn)，做到人盡其才。在企業(yè)檔案中，檔案的完整性可以為相關(guān)部門(mén)對(duì)企業(yè)進(jìn)行監(jiān)督和控告提供很大的便利，系統(tǒng)集成的檔案也可以對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)起到震懾作用，促進(jìn)企業(yè)能夠在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中遵紀(jì)守法。

當(dāng)前，國(guó)際經(jīng)濟(jì)正處在大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)在于能夠及時(shí)有效地整合最準(zhǔn)確、最全面的信息，并將這些信息提供給用戶。這樣，無(wú)論是政治決策還是貿(mào)易方法的制定，都可以更有針對(duì)性，一旦實(shí)施，就能以更低的成本做更多的工作。檔案管理是社會(huì)經(jīng)濟(jì)管理的基本內(nèi)容，如果更加重視信息整合，將極大地促進(jìn)人才管理、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和社會(huì)秩序的穩(wěn)定。現(xiàn)階段，互聯(lián)網(wǎng)上先進(jìn)的信息技術(shù)也為迅速將信息整合到文件管理過(guò)程中提供了可能，電子信息數(shù)據(jù)的計(jì)算使信息的整合、分類、集中迅速實(shí)現(xiàn)，這與傳統(tǒng)檔案管理有很大不同，更有效地創(chuàng)造了各方共贏的局面。

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