新時代高校干部人事檔案管理路徑研究

王云飛

摘 要：高校干部人事檔案對干部的發展十分重要，是高校選人用人、培養管理干部的基礎，中央和省市也下發相關文件對干部人事檔案管理、審核提出具體要求。干部人事檔案在管理的過程中也存在管理人員不足、日常管理不規范、檔案信息化建設不足等具體問題，結合工作實際和具體調查，提出新時代高校干部人事檔案管理的具體路徑，要構建素質好、業務強的檔案管理隊伍，規范干部人事檔案日常管理，加強信息化建設。

關鍵詞：高校;干部人事檔案;管理路徑

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：2096-3866（2020）22-0-02

2018年中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》指出，“干部人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執政資源”[1]。2014年中組部印發了《全國干部人事檔案專項審核工作實施方案》，要在全國范圍內對干部檔案進行審核，各高校也根據文件要求進行了專項核查，2020年江蘇省啟動了新一輪干部人事檔案專項核查工作，這都對高校干部人事管理提出了新的要求。

一、高校干部人事檔案的重要性及主要內容

（一）高校干部人事檔案的重要性

高校干部人事檔案是干部個人信息的集合，是“紙質化”的干部，是高校教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎。

2019年中共中央印發了修訂后的《黨政領導干部選拔任用工作條例》，明確指出“干部考核程序要采取個別談話、發放征求意見表、民主測評、實地走訪、查閱干部人事檔案和工作資料等方法，組織（人事）部門必須嚴格審核考察對象的干部人事檔案，干部人事檔案中身份、年齡、工齡、黨齡、學歷、經歷等存疑尚未查清的，不得提交會議討論任用[2]。”干部人事檔案在高校干部選拔中發揮著重要的作用，干部人事檔案要及時整理、準確核對、實時更新、科學管理，確保干部人事檔案的準確性和完整性，推動高校干部建設。

（二）高校干部人事檔案的主要內容

《干部人事檔案工作條例》中提出“干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料[3]?！?/p>

目前由高校管理的干部人事檔案主要包含學籍檔案、工作檔案和組織檔案三大部分。學籍檔案主要包含干部個人基本信息、在校表現、成績單、畢業相關材料等;工作檔案主要包含干部個人入職、工資變動、職稱變動和干部任免、獎懲、考核等相關材料;組織檔案主要包含干部個人入團、入黨的申請、推薦、考察、培養等相關的材料。

二、高校干部人事檔案管理的現狀及困境

（一）干部人事檔案管理人員不足

《干部人事檔案工作條例》中規定，“要明確負責干部人事檔案工作的機構，提出每管理1 000卷檔案一般應當配備1名專職工作人員，管理檔案數量較少且未設立工作機構的單位，應當明確崗位，專人負責[4]?！倍趯嶋H運行的過程中，卻容易形成管理人員不足的情況，主要有以下兩種表現形式。

一是干部人事檔案管理人員人數不足，部分高校將干部人事檔案統一歸人事部門集中管理，部分高校將干部人事檔案分為領導干部（副處級及以上）檔案和普通教職工人事檔案，分別由組織和人事部門分開管理，但卻不能滿足國家要求的檔案管理工作人員配備比例，一般僅配備1名專職檔案管理工作人員或未配備專職工作人員。

二是干部人事檔案管理人員工作能力有所欠缺，部分專職干部人事檔案管理人員具有檔案管理的專業背景，能夠較好地完成檔案管理工作，但也存在非專業背景人員擔任、兼任干部人事檔案管理人員，其相應檔案工作能力存在一定的差距，需進一步提升，同時兼職干部人事檔案管理人員由于日常工作較多，其投入檔案管理的時間相對較少，一定程度上影響干部人事檔案管理的質量。

（二）干部人事檔案日常管理不規范

干部人事檔案日常管理主要包含建檔、更新、借閱、審核等內容。需要高校干部人事檔案管理人員規范流程，加強歸檔材料審核，及時歸檔，根據日常工作需要，及時按照檔案目錄進行材料的及時更新，同時在日常管理中要加強紙質材料保護，避免檔案材料損壞。干部人事檔案日常管理過程中存在三個方面的問題。

一是不能及時按照標準規范建立檔案。檔案管理人員在干部的人事檔案寄送到學校之后，核對檔案信息并進行初步整理，但未能規范整理、審查、裝訂，且部分人事代理人員檔案存放所在地區人才服務中心，高校未能及時建立相關人員的檔案副本。

二是干部人事檔案日常更新不及時。干部人事檔案建立后，日常的職稱、工資、崗位、學歷學位變動，日常考核、重要獎懲等材料均需及時更新歸檔，但在實際工作中，由于部分材料收集困難或相關部門提供不及時，造成部分檔案材料不能及時更新歸檔。

三是干部人事檔案日常（借）閱流程不規范。干部人事檔案（借）閱根據高校工作要求，一般需經過個人申請、相關部門審批登記等歷程，但在實際工作中也一定程度上存在口頭申請、直接查閱的問題，且紙質檔案在查閱過程中也容易出現老化破損問題。

（三）干部人事檔案信息化建設不足

習近平提出“沒有信息化就沒有現代化”，要“高度重視信息發展對黨的建設的影響”。高校干部人事檔案的信息化建設對紙質檔案的保護、人事檔案的利用都有著積極的作用，但是現階段部分高校的干部人事檔案建設卻明顯滯后，主要體現在以下三個方面。

一是信息化設備欠缺，現有部分高校對干部人事檔案信息化建設重視程度不足，信息化建設設備購置資金投入不足，不能滿足干部人事檔案信息化建設。

二是干部人事檔案信息化建設隊伍不足，現有部分高校的檔案管理人員日常工作較多、壓力較大，沒有精力進行信息化建設的思考和實踐，同時也存在信息技術、網絡技術、大數據技術等相關知識缺乏的現象。

三是檔案信息共享和安全的沖突，高校干部人事檔案信息涉及隱私，相關信息需嚴格保密，信息共享更多是網絡共享，網絡共享就可能出現信息泄露的問題，如何結合信息共享和信息安全的問題十分重要。

三、高校干部人事檔案管理路徑

（一）構建素質好、業務強的檔案管理隊伍

一支強有力的高校干部人事檔案管理隊伍是做好干部檔案工作的基礎，干部組織人事部門要高度重視檔案管理隊伍建設，應根據上級文件要求按照工作人員和干部人事檔案1∶1000的比例配齊檔案管理隊伍，既減輕因人員過少帶來的工作壓力，又能提升工作成效。要根據崗位需求、工作需求選配工作能力強、業務素質好，能夠踏實肯干的黨員同志從事干部人事檔案工作，干部人事檔案工作人員要不斷加強自我教育、自我學習。同時要強化黨性教育和業務培訓，根據需要，及時選派相關人員參加業務培訓，不斷提升工作人員的業務能力和工作水平。同時要注重對檔案工作人員的激勵鼓勵，制定相關的激勵鼓勵保障制度，可采用物質獎勵或精神激勵等方式，不斷激發干部人事檔案工作人員的工作積極性，提升工作動力和工作激情。對于在干部人事檔案管理工作中表現優異的人員，要注重繼續培養和使用，暢通晉升渠道，提高優秀干部人事檔案管理人員的待遇和職稱，穩定干部人事檔案工作隊伍。

（二）規范干部人事檔案日常管理

干部人事檔案建設重在平時管理，組織人事部門要根據上級相關文件要求，結合學校實際，制定出具有學校特色的檔案管理制度，規范檔案工作。干部人事檔案工作人員要依據具體的檔案管理規范，及時做好檔案建檔，嚴格檔案審查程序，對干部人事檔案相關信息認真核對審核，規范整理建檔，做到不留疑問、及時建檔。高校相關部門和個人要依據干部人事檔案材料歸檔要求，自覺及時提供真實有效的歸檔材料，方便歸檔存檔;同時干部人事檔案工作人員也應及時、定時對相關材料進行歸檔，保持檔案的完整性，為干部選拔、晉升等工作做好準備。制定干部人事檔案借閱、查閱制度，規范借、查閱流程，做好申請、審批規范，查閱過程保證兩人在場，檔案本人不得參與閱檔，保證檔案管理的嚴肅性。同時注重紙質檔案保護，做好防火、防潮、防盜建設，查閱過程小心、細致，避免紙質檔案破損。

（三）加強干部人事檔案信息化建設

高校干部人事檔案的信息化建設是檔案管理的必由之路，針對檔案信息化建設過程中的問題，高校要從做好以下三個方面的具體工作。

一是要增強干部人事檔案信息化建設的重視度，制定檔案信息化建設規劃，加大相關經費支持，加強檔案信息化硬件軟件基礎設施建設，如涉密計算機、快速掃描儀、檔案信息系統、安全防護軟件系統等。

二是要建設檔案信息化工作隊伍。一方面要加強檔案信息化培訓，現有的干部人事檔案工作人員要學習檔案信息化相關知識，不斷提升工作人員的信息化思維和信息化能力;另一方面，高?？梢愿鶕刹咳耸聶n案信息化建設需要，配備具有檔案信息化相關專業背景的人員，充實檔案管理工作隊伍，由專業的人員負責檔案信息化建設，同時在日常工作中加強與其他檔案管理人員的交流學習，相互促進。

三是構建信息安全保護系統，通過身份識別、加密技術、防火墻、分級保護等各種手段，加強干部人事檔案信息安全防護，同時做好日常的監控、檢測，及時妥善解決相應問題。

參考文獻：

[1][3][4]中共中央辦公廳.干部人事檔案工作條例.[EB/OL].http：//dangjian.people.com.cn/n1/2018/1129/c117092-30431229.html.2020-7-1.

[2]中共中央.黨政領導干部選拔任用工作條例.[EB/OL].http：//www.xinhuanet.com/politics/2019-03/17/c_1124245012.htm？baike.2020-7-1.