新形勢下學籍檔案管理中的問題和對策

■楊班瑪草/甘肅省甘南州衛生學校

一、前言

隨著信息技術的飛速發展，辦公自動化已經成為學籍檔案管理的主要依托之一，結合電子檔案和紙質檔案的收集、分類、歸檔、保管和整理等工作，檔案管理成為中職衛生學校科學發展運作中的關鍵環節，需要檔案管理人員能夠靜心學習，分層探究，創新模式，提高效率，具備服務意識，提升科學性學籍檔案管理能力。

二、學籍檔案管理存在的問題

(一)電子檔案和紙質檔案融合性不強

學籍檔案實現從紙質化到電子化的轉變是目前的大趨勢，但很多中職院校在學籍檔案管理時不能緊隨信息化發展，造成學籍檔案內容不夠全面，數據缺失等現象，同時在查詢時比較浪費時間與精力，同時因為學生學籍的內容不夠詳盡，導致不能發揮學籍檔案的信息查閱。紙質檔案的不完備造成電子檔案的不健全，這導致無法做好兩者之間良好的對接，檔案管理人員無法將紙質化完全電子化，造成檔案管理不具備連續性和規范性。因整體比較散漫，無法進行系統化管理，導致檔案內容利用率不高。雖然辦公自動化已經作為檔案管理操作模式，可是仍然有很多人繼續采用紙質版檔案進行查閱，造成無法完全應用辦公自動化。

(二)管理意識不強，利用率不高

學籍檔案管理意識不強,在中等職業學校檔案管理中,不論是校領導還是任課教師，都在一定程度上對檔案管理工作不夠重視，只是認為檔案管理工作僅僅需要做好整理、歸納,將檔案放在固定的柜子里進行存儲即可。正是存在這種認知,導致了檔案管理只是其他部門人員進行兼職，沒有專職人員負責，不能形成體系化管理。由于學校對學籍檔案重視程度不夠，相關經手人員對檔案歸檔、整理利用意識不強，對學籍檔案信息開發不足，造成檔案利用率不高。

(三)管理制度不規范，收集率不高

雖然學校有專職檔案管理人員，但沒有安排學籍檔案管理人員的專業培訓和學習，只是沿用老套的管理方式，實際不符合學籍檔案管理的規范要求，并且教學過程中形成的材料經手人員較多，沒能做好相關的交接手續與流程，這種不規范的操作形式，導致更新或添加的學籍內容無法及時進行登記或補充到學生的檔案中，造成信息的不完整，影響了學籍檔案的查詢與利用，也降低了檔案的收集率，導致檔案管理服務水平下降。由于缺乏規范性的管理，學生檔案信息缺乏整合性，又沒有專人進行科學化的管理，同時中等職業學校學籍檔案的管理方式并沒有進行改進，信息立卷歸檔后，檔案管理人員沒有進行后續的補充工作，降低了更新速度。不夠規范的檔案管理,導致教師在查閱檔案時，無法準確找到學生信息，并且無意中破壞了檔案的保密性，尤其是針對新生的學籍檔案，很難進行科學快速合理的整理歸檔，使得學籍檔案管理無法發揮正常的作用，對學生學籍檔案的有效管理不利。

三、學籍檔案管理的解決對策

(一)加快無紙化學籍管理工作

中職學校在日常教學過程中都會產生大量的學籍檔案信息材料，因此需要進一步引入全新的信息化管理技術，加強辦公自動化的利用率，構建一個更加符合衛生學校自身檔案管理特點的管理體制，制定統一的紙質檔案管理標準,規范紙質檔案管理制度，能與電子檔案的內容保持一致，并且成為紙質版檔案的延伸，為學籍信息的補充利用、檔案的來回流轉提供方便。在學籍檔案管理上,采用統一的管理軟件，形成一個完整的信息體系，利用大數據技術進行深入分析、歸類、整理，提升檔案管理的針對性，同時提高學籍檔案管理的效能，幫助管理工作能夠有效開展。以此為基礎,在規范學籍檔案管理制度的前提下，可以將電子檔案與傳統紙質檔案充分結合起來，實現電子檔案與紙質檔案的融合管理，不僅能夠更加真實、準確的提供學生信息，同時能夠充分發揮電子檔案的優勢，規范檔案管理流程，提升檔案管理效率。

(二)建立健全檔案管理制度

制訂明確的檔案管理制度,加大對學籍檔案管理內容與數據的開發力度，確保學籍檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱各個環節工作都具備規范化，形成完整的檔案管理體系，使檔案管理工作規范運行，同時使檔案管理中存在的問題得到有效解決，用制度的約束力讓學籍檔案規范性得到加強，進一步健全完善檔案管理制度。為確保管理制度落到實處,還需要制定有效的措施,明確責任,依制管理,做到有章可循，在正確的管理理念引導下，在相關制度的約束下開展檔案管理工作,以端正的態度,創新的意識,高效的服務完成檔案管理的工作。規章制度要合理、科學，必須針對學校的具體特點和實際要求進行,避免制度與實際的脫節。

(三)建立檔案信息安全機制

學生的學籍具有一定的保密性，借閱、流轉一定要符合管理規定，辦公自動化融入到檔案管理工作后,安全工作也是不容忽視的。學籍檔案管理人員一定要保證學生學籍信息的安全,可以建立層次分明信息管理體制,建立完整的檔案的保存、遷移及驗證機制，確保學生檔案信息的安全性；同時加強檔案管理的安全性，注意硬件信息存儲設備的質量，做好多層的備份為電子學籍檔案的長期保存做好媒介；管理人員通過規范管理系統軟件、設置密碼管理等安全性保護機制，保障學生學籍信息的完整性，不被外界破壞，并且管理者能夠更新有效信息。

(四)提高檔案管理人員素質

目前檔案管理工作因為缺乏領導的重視，導致檔案管理人員的專業素質和水平并沒有得到發揮以及提升，這就要求中職學校對此進行改進，要求檔案管理人員專業素質夠高，首先需要具備良好的道德素養，工作作風嚴謹，尊重每一份學籍檔案，而且具有保密的思想意識，在實施學籍檔案管理工作時能夠緊跟代發展需求，提升學籍檔案管理的工作效率，學校可以不定期的組織管理人員進行學習，去其他學校進行參觀考察，之后每一個階段都要進行工作匯總，查落補缺，進行階段性的測試以便提升管理人員的業務水平。甚至為了學校檔案工作更加完善，還可以邀請專業的人士對學校的檔案管理人員進行培訓，不定期進行講座或者座談，有方向，有路徑的幫助檔案管理人員提升職業素養。建立健全提升管理工作機制，對于表現良好，對檔案管理工作有突出貢獻的，給予及時的肯定和獎勵，激發人員的工作熱情和認真負責的態度。同時也要對強調學籍檔案管理人員的服務意識，除了強化人員的專業素養，也要培養人員的檔案服務意識，這也是提升管理人員的綜合水平，及時如實得補充學生檔案內容，不虛假不瞞報，公平公正，一定要貫徹主動服務的思想觀念，增強服務意識。

四、結語

通過健全學籍檔案的管理機制，做好學籍檔案收集、整理、更新、存儲、利用和流轉等工作，增強服務意識，將學籍檔案管理工作納入到辦公自動化的新形勢下，提升中職衛生學校管理體系水平，提升科學化治理能力。作為中職衛生學校檔案管理人員，必須遵守管理規則，及時調整工作方式，實現學籍檔案管理的目標，對中職學校的發展有至重要的意義。