高校學生檔案數字化創新管理模式構建策略研究

■馬迎彌/西北大學現代學院

近年來，學生的教育水平有了提高。隨著高等教育的發展、學生檔案的數量也跟著劇增，高校學生檔案的管理遇到了明顯的困難。傳統紙質檔案管理模式中不斷出現各種問題，利用數字化管理模式對學生檔案信息進行管理已成為必然趨勢。許多大學在學生入學時為他們創建電子檔案，但一些大學仍然使用傳統的文件管理方法。高校數字化管理模式是管理學生學籍信息的必然趨勢。數字管理模式對于管理高校學生信息檔案的地位非常重要。從以下幾點進行探討：

一、高校學生檔案管理的大部分現狀

(一)管理者檔案意識薄弱

一般表現為檔案管理者觀念落后、對學生檔案重視程度低，只是按照相關文件的歸檔范圍收集一些必要的檔案材料，對于學生成果過程中的細節材料往往會被忽視，這就導致學生在校期間的多種資料沒有進行有效的整理和入檔，很大程度上影響了學生檔案的完整性，這就會對學生以后的就業和發展產生檔案資料隱患問題。

(二)管理系統過時，管理過程不受控制

據筆者調查發現，目前多數高校在管理學生檔案的過程中使用傳統的管理模式。即，只有當學生完成了學業，管理者才開始整理其檔案，學生在校期間的實際表現、評優獲獎、學年考核等材料無法及時進行入黨，無法將學生的真實品質、修養、潛能、誠信度等情況完整的反映出來；用人單位很難從學生檔案了解學生，削弱學生在就業市場上的競爭力。

(三)檔案管理人員專業知識不足

在檔案數字化方面的綜合素養更是普遍偏低，這是影響檔案數字化發展的重要因素，這樣就要求檔案管理者的綜合素質一定要過硬，避免在檔案管理過程中出現各種錯誤，減少對學生以后就業和發展造成的影響。

二、高校學生檔案數字化創新管理意義

(一)檔案形式更新

高校檔案數字化創新管理的實現是時代發展的先決條件。數字技術的迅速發展，深刻地改變了過去的信息媒體。錄音機和其他原始通信手段已被廣泛數字化，其自身的存儲和媒體更新特征的數字化應用于高校檔案管理。特別是隨著近年來信息技術和互聯網的迅速發展，檔案的一般格式發生了變化，傳統的印刷文件被更新為數字文件。這個這有助于提高大學檔案管理的靈活性，從而減少以往檔案管理員面臨的管理問題，并有效地確保總體工作質量。

(二)提升檔案管理工作人員管理理念

高校學生檔案數字化的創新管理，有效提升了檔案管理人員的整體管理理念.隨著科學技術的飛速發展，整個人類社會生活和工作的便利得到了充分的展示，檔案的數字化管理不再需要依靠檔案直接管理，實現了存儲實體和虛擬存儲的共存。與傳統的檔案管理相比，數字檔案管理的效果強調了人與計算機的雙向互動，使整個檔案管理工作更加高效和高效。

(三)完善整體檔案信息組織規范性

檔案數字化創新管理模式的形成和運用，有效體現了檔案管理系統整體和信息組織的規范性，避免了傳統的人為操作，將檔案管理表現為直接網絡，最大限度提高了管理員和用戶的檢索效率。實際看的話，數字管理的組織標準化，以前的高校的檔案管理依靠人工管理的形式完全是過去的。目前，數字化學生檔案管理模式的規范性主要表現為數據倉庫技術，數據挖掘技術，數據推進技術，數據包裝技術，這些技術的應用最大限度地簡化了學生檔案管理過程的復雜性，顯示了檔案信息組織的實效性。

三、高校學生檔案數字化創新管理模式構建策略

(一)建立和完善數字檔案管理框架

構建高校學生檔案數字化創新管理模式，首先要建立完善的檔案數字化管理平臺框架。重視計算機技術和存儲技術是高校學生檔案數字化的重要組成部分。

基礎應用平臺是高校檔案數字化模式建設成功的關鍵。主要體現在應用服務功能上，以保證整個數字文件模型的系統功能為前提，使系統中的數字技術充分發揮其應有的作用。在具體實施過程中，主要組織軟件院校和IT部門的人才組成專業軟件開發團隊，完成高校檔案數字化應用基礎平臺的建設。之后，根據數字檔案管理模式的特點，建立了信息服務平臺。信息服務平臺本身是在基礎應用平臺的基礎上使用的，它是反映學生檔案指標和分析的重要系統。在信息服務平臺建設中，高校必須根據自己的實際情況設計模型，在現階段，我們可以參考其他高校檔案的數字信息，完善具體的服務平臺，以有效體現數字化管理框架的專業性和可行性。

(二)系統功能維護與安全保障設置

在完成具體的管理平臺框架后，為建立高校學生檔案數字化創新管理模式，對系統的主要功能特點進行了實時檢查，并對整個系統的邏輯進行了分析。管理平臺及其維護目標設定功能高校學生數字檔案模式中的索引系統基本上每天都受到極其重要的數據流的影響。然而，大多數高校內部系統在招生、畢業等特殊時期，往往難以滿足先進研究的要求，導致網絡癱瘓。因此，為了避免妨礙學生和相關用戶使用，我們必須建立一個相對完善的系統功能維護模塊，根據后臺接口和備用模擬系統的異常監測集成，邀請專業技術人員組成的專業技術團隊對系統運行中的異常現象進行實時分析并制定相關的建議，確保其日常工作得到改進和穩定的適當解決辦法。對于其安全保障雙向接口的建立，指出雙向接口的方向，一端主要位于學校的主系統中，其作用是高校進行實時輸入管理；另一端往往是基于高校學生或相關設施的全面開放，如學生根據自身的身份和校園內的網絡站點來展示學生檔案的個性化特征。

(三)高校學生檔案數字化創新管理模型的應用

1、數字化歸檔帶來的創新管理效果

高校學生數字檔案管理模式開發完成后，必須進行全面的應用檢查，確保整個模式的穩定性和可靠性。主要表現在有效地收集和管理所有數據檔案這是不現實的，因為在這部分教學中創建學生內容檔案的時間還不長，高等教育機構通常以規定的格式運作，不考慮檔案的具體內容只是對其數據任務的回顧，即使學生進入高校，高校也無法妥善合理地組織文件夾與學生之間的實質性聯系，這就導致了學生檔案來源的混亂和檔案內容的不完整；高校學生檔案數字化創新管理模式的構建和運用有效地改變了這一現象，其中最重要的是創新管理模式，部分內容是記錄學生在高等教育期間的學業表現和專業實踐，但由于其信息采集能力高、集成搜索系統快，數字采集保證了整個學生文件夾輸入的準確性和完整性，從而獲得充分反映學生自身信息的內容。

2、學生檔案數字化創新管理要點

高校學生檔案數字化創新的管理重點是檔案數字化后實施的一系列有針對性的專業管理過程。高校檔案的數字化管理包括理論知識、模型建設、檔案開發等。在這期間，通過數字管理，學生文件可以全面應用檔案數據，在對數字檔案的內容和特征進行直接分析的同時，學生獲得在線咨詢服務或在學校檔案系統中以適當的圖像和格式建立個人檔案是非常方便的。根據檔案的特性，創建數字檔案與管理不同傳統的這是通過數字化充分顯示學生文件夾內容價值的先決條件。

四、結語

隨著整個社會的數字化，高校學生學籍檔案管理應適應時代的要求，根據學校自身的現狀，高校應調整學生檔案管理模式構建策略，以提高高校學生檔案管理工作的工作質量和工作效率，為學生以后就業創造有利競爭力。