新時期高校檔案信息化管理模式探究

李 強／青島大學紡織服裝學院

一、前言

高校檔案管理工作具有較強的復雜性，并且分為教職工檔案管理與學生檔案管理這兩個方面，相對而言，學生檔案管理的難度要高于教職工檔案管理，所以學生檔案信息對接與處理工作要更加頻繁。正常情況下，教職工的檔案由高校內部有關部門統一管理，而學生檔案則是由各個院系管理，來減輕學校內部有關部門的工作壓力。在新時期背景下，實現高校檔案信息化管理十分重要，其不僅能夠提高檔案管理效率，還能降低失誤率。因此，高校內部有關部門要加強檔案信息化管理模式引用，充分發揮其應用價值，推動高校檔案管理效率上升到新高度。

二、高校檔案信息化管理模式實施的重要性

（一）利用提升檔案管理效率

在高校檔案管理中，若想要查詢某一檔案信息，需要經過很多步驟，例如，查詢學生的檔案信息，首先要得到系內和學校的同意，之后再回到系內由專人帶領到檔案室中查詢。另外，還要防范檔案拿出后被擅自改動的情況出現。但實施檔案信息化管理模式后，學生能夠直接到檔案管理部門申請電子檔案查詢，而調出的檔案只能瀏覽，不能修改。因此，檔案信息化管理模式更能保證檔案安全，節省查詢時間［1]。

（二）利于減少檔案管理失誤

其實，高校檔案管理工作具有較強的復雜性，需要專業人員進行管理，若是應用系內導員為主、學生為輔的管理模式極易發生檔案管理失誤，如檔案遺失，檔案被改等，這盡管是少數 現象，但是也不能完全排除。除此之外，學生畢業后檔案寄送與分配出現問題，致使學生不能正常接收檔案，需要回學校補開證明，不但影響學生就業，還影響檔案工作效率。

三、分析高校檔案管理現狀

（一）管理人員綜合素養待提升

在信息化時代下，高校檔案管理人員在思想上接受了信息化發展方式，但是并未制定詳細檔案管理優化策略，欠缺技術型人才，技術指導與理論指導匱乏，行動較為遲緩，腳步和思維不能達到協調發展，改革速度較慢。另外，高校檔案管理人員欠缺有效的培訓，改革能力不足，檔案管理工作較繁雜，沒有充足的時間研究有關內容，很難制定行之有效的改革策略［2]。此外，一些高校檔案管理人員缺少改革的勇氣，為了避免麻煩，一直沿用傳統的管理方式，固性思維嚴重，造成高校檔案管理工作不能跟緊時代發展的腳步，停滯不前，甚至出現落后的情況，逐漸的與鄰校產生差距。

（二）欠缺完備的基礎設施

在基礎設施建設上，高校領導對信息化技術認識不充分，將檔案信息化管理當做是管理人員自己的事情，其實并非如此，檔案管理人員在改革檔案管理模式時，會遇到很多問題，比如設施配備、資金應用、技術創新等，需要校領導和教育部門的支持［3]。高校若想實現檔案管理信息化，一定要配備計算機設備，當前高校的基礎設施建設速度比較慢，資金短缺是亟待解決的問題，不但行政管理工作，在學生進行實踐操作時，所應用的計算機也存在陳舊的問題，不能實現更新，校領導與有關部門應加大對新型技術引入，給予硬件支持，讓有關人員充分發揮自身才能，應用互聯網技術創新檔案管理模式。

四、高校檔案信息化管理模式的設施方法

（一）大力建設基礎設施，實現檔案信息化管理

在新時代背景下，高校若想實現檔案信息化管理，首先需要加強基礎設施建設，教育部門和當地要充分了解檔案管理在高校行政工作中的重要作用，并給予資金和政策支持，給高校檔案信息化管理提供有效條件。其次校領導要給予檔案管理工作高度重視，第一時間下發資金，及時配置硬件設備，優化高校檔案信息化管理缺少基礎設施支持的問題，完善檔案管理模式，促進高校檔案管理工作有序進行。基礎設施的建設工作可以從下屬幾方面入手：第一，高校需要配備收集數據信息的設備，比如掃描儀和文字識別軟件，可以快速且準備的把學生檔案信息掃描至計算機中，通過提升技術的先進性，來降低檔案信息存儲工作的失誤率，確保高校檔案信息的真實性與有效性。第二，在高校檔案管理中要嚴格遵守規范性與科學性的原則，確保高校檔案管理的前沿性，基于此，需要在有關人員的指導下構建完整的檔案管理信息系統與信息庫，確保高校檔案管理工作的有效性與科學性［4]。第三，還需得到網絡系統等一些基礎設施的支持，可以實現檔案管理人員應用互聯網展開基本操作的目標。

（二）加強在職人員培訓力度，實現檔案信息化管理

在網絡時代下，高校不但要注意檔案管理信息化基礎設施建設，還需要加強對檔案管理者的技術水平和管理理念培養。管理人員為實施檔案管理模式的主體，若是檔案管理者沒有足夠的能力體會到社會的發展趨勢，沒有足夠的勇氣去面對時代的挑戰，那么高校檔案管理便會進入到一個死循環，毫無突破與進展可言。為了提高高校檔案管理人員的綜合素養，校領導需要給予其思想教育高度重視，通過向檔案管理人員灌輸信息化管理模式的應用優勢，讓其了解創新與改革的必要性，調動他們的創新與改革的積極性，讓其主動接受新事物與新思想，還能積極的投身于工作，通過不斷研究與時間，找出新興的發展方式［5]。不但要強化高校檔案管理人員的思想，還要組織技術培訓活動，通過外聘優秀的技術員來帶動高校檔案管理者學習檔案掃描、存儲等工作，減少適應時間，另外還能降低失誤率，讓其能夠在較短的時間內進入網絡時代，只有在檔案管理人員擁有足夠的工作能力以后，才會實現對原有管理模式創新，找到滿足高校檔案管理現狀的有效管理策略。

（三）建立完善的管理體系，實現檔案信息化管理

高校檔案管理工作若想實現創新與改革，一定要構建科學的管理體系，實現一體化管理目標。以往的高校檔案管理模式已無法滿足當前學校行政工作需求，網絡時代下的檔案管理一定要建立專業的管理平臺，以及穩定性較強的系統。當前諸多高校基本實現了局域網覆蓋，甚至一些不明建立了屬于自己的局域網，在某種程度上實現自動化辦公，現如今的高校檔案管理工作根本不能脫離開網絡的支持，在信息掃描、處理以及存儲中，一定要確保網絡的穩定性。另外，應用學校進行檔案管理的信息技術，能夠對各部門的重要圖片與文件進行在線存儲，在某種程度上能夠給高校信息化檔案構建奠定堅實基礎［6]。在應用信息化管理平臺管理學生檔案和教職工檔案時，需要對檔案的歸檔方式進行深入考慮，找出物理歸檔方式與邏輯歸檔方式間的相同之處與不同之處，每個系上交的檔案多半是紙質檔案，高校檔案管理人員需要漸漸摸索電子檔案與紙質檔案間的連接處，找到最有效的轉換方法，在某種程度上節省轉換時間，提升工作效率，確保高校檔案管理工作質量。

五、結語

在新時期背景下，加強高校檔案信息化管理模式應用十分重要，其不但有助于提高高校檔案管理效率，還能減少高校檔案管理失誤，創新檔案管理模式。因此，高校檔案管理人員要給予信息化管理模式高度重視，通過大力建設基礎設施、加強在職人員培訓力度、建立完善的管理體系，將信息化管理模式的應用效率發揮出最大化，給高校日后更好發展提供有利條件。