淺談如何做好高校新建院(系)辦公室工作

■余 婷

/中山大學

新中國成立之后，我國高等教育事業經歷了幾個重要發展階段。1995年11月，經國務院批準啟動“211工程”，即重點建設100所左右的高等學校和一批重點學科。1999年，國務院批轉教育部《面向21世紀教育振興行動計劃》，啟動建設“985工程”，即在世紀之交建設具有世界先進水平的一流大學。通過實施“211工程”、“985工程”，我國高校出現了一批重點高校和重點建設學科。2015年，國務院印發《關于統籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案的通知》指出，要推動一批高水平大學和學科進入世界一流行列，開啟了“雙一流”高校建設的步伐。與“985工程”、“211工程”不同，“雙一流”高校并非終身制，而是一個動態、競爭的過程。“雙一流”的建設使大學邁向競爭式階段。

一、“雙一流”建設背景下的新建院(系)辦公室工作特點

國家建設世界一流大學和一流學科的重大戰略目標給高等院校帶來了重大的挑戰與發展機遇。為迎接“雙一流”的建設，一方面各地不斷新建本科院校，且辦學形式多樣：如公辦高校雄安大學，中外合作辦校深圳北理莫斯科大學，民辦高校西湖大學，特色院校茅臺學院等。另一方面，辦學歷史悠久、實力雄厚的高校為提升辦學實力，也在不斷進行院(系)調整?！蛾P于高等學校加快“雙一流”建設的指導意見》中指出，要以一流學科為引領，輻射帶動學科整體水平提升，形成重點明確、層次清晰、結構協調、互為支撐的學科體系。不少高校由此對院(系)進行調整，優化學科布局，設立新的院(系)。同時，隨著高校校園面積的擴充，不少高校新建校區，由此誕生了新的院(系)。

本文中所指的新建院(系)指的是在“雙一流”建設背景下，新建本科院校中的二級學院或是老牌高校發展過程中新設立的院(系)。

(1)新建院(系)的特點。與老牌院(系)有著深厚歷史底蘊和完善的架構不同，新建院(系)有自身的特點。首先，新建院(系)的成立是高校深化改革的體現。新建院(系)的成立既是高校內在管理體制的改革，標志著高校在不斷優化內在設置，不斷進行組織的擴大。新建院(系)的成立又是高?？缭绞桨l展的需要，是高校自我拓展中的新增長點，也是高校發展的“未來”。新建院(系)所支撐的學科往往是具有極大發展潛力和服務國家重大戰略需求的學科，承擔了為地方產業經濟培養人才的使命，所承擔的任務更重，所背負的社會期望更高。社會對其期望高，其自身的起點更高。高校在院(系)設置中往往會對新建院(系)提出更高的發展要求，在資源政策方面也會給予更多的傾斜。其次，與老牌學院不同，新建院(系)是白紙一張，歷史包袱少，沒有歷史遺留問題需要解決，其可創新空間大；自身也有極強的創新驅動發展意愿，給予青年教師的成長環境良好。第三，正所謂萬事開頭難，新建院(系)在發展中存在各種困難和挑戰，例如師資不夠充足、辦公場所緊缺、行政管理人員缺少，管理機制不健全等等。新建院(系)的發展需要克服諸多困難。

(2)新建院(系)辦公室工作的特點。新建院(系)辦公室是學院內外聯系的窗口，承擔著教學管理、科研管理、人事管理、學生管理等諸多職責。新建院(系)辦公室作為學院最基層的管理機構，高效、良性地運轉對學院發展有著重要作用。新建院(系)辦公室工作呈現出以下特點：一是人員少。院(系)成立之初，人員缺少，既缺少行政管理人員，也缺少充足的師資。需要一人身兼數職，有時教師需要承擔部分行政工作。二是事情多。新建院(系)辦公室需要對接學校各職能部門，而且常常是多職能部門同時布置任務。三是經驗淺。新建院(系)由于建立時間短，辦公室規章制度不完善，工作往往憑經驗，缺少成熟的運作經驗。

二、如何提升新建院(系)辦公室工作

新建院(系)辦公室的特點也對工作提出了更高要求。如何做好新建院(系)的辦公室工作？

(1)配齊行政管理隊伍。新建院(系)事務性工作多，任務重，如果長時間“一人多崗”、超負荷工作，會影響行政效率，長期以往，問題百出。因此迫切需要定崗定編，快速組建行政管理隊伍。尤其是對于教務秘書、科研秘書等業務水平要求高的崗位，更需盡快配齊人員。對于到崗人員，要加強明確崗位職責和人員分工，加強業務培訓，打造高效的行政服務團隊?！氨娙耸安窕鹧娓摺保藛T之間要形成相互配合，互相支持、互相學習的良好氛圍，要提升辦公室管理人員的服務意識，塑造積極向上的行政氛圍。新建院(系)辦公室人員自身也要不斷提升個人業務能力，不斷完善自我。眼界要寬、思維要勤；既要是能手，又要是強手。要認真學習黨和國家的教育方針政策，了解高校發展的狀況、目標和階段性任務，不斷學習高校教育理論，掌握高校教育的基本規律。多多關注學校的整體工作，善于總結辦公室工作的規律特點，增強辦公室工作的預見性。

(2)建章立制規范化管理。沒有規矩，不成方圓。規章制度是高校行政管理的重要依據。建立完善的規章制度和工作規范是辦公室工作制度化、規范化的保證。針對辦公室工作中出現的諸多問題，要立足學院發展的頂層設計，結合學院實際情況，制定適宜本學院特點的規范化的規章制度以及切實可行、方便師生的工作流程，讓辦公室工作有章可循，高效有序。

(3)積極尋找外部資源。好風憑借力。新建院(系)的發展需要積極去拓寬外部支持渠道。多舉并措，尋找外部資源：可與同一學校相關學科的院(系)加強交流，借鑒成熟學院的發展經驗；可積極聯系同一學科的其他高校院(系)，為學院的學科間交流搭建橋梁；可與學校的機關職能部門加強溝通，尋求校內的各項政策支持；可與學生家長保持密切聯系，征求學院發展的建議；可與學科相關的企業和社會機構交流，探索院、企合作的可能。源源不斷的外部支持，是學院全面快速發展的重要保障。

(4)用心打造院(系)文化。文化是一個集體的精神凝聚，院(系)文化是學院辦學精神的集中體現,反映了院(系)辦學特色和辦學內涵。院(系)文化的塑造有利于樹立院(系)文化自信,增強師生的認同感。新建院(系)歷史雖短，但卻是文化塑造的關鍵時期，更需用心塑造院(系)文化。落到具體措施上,可以通過制作院徽、院服、院歌、學院宣傳片、宣傳冊、宣傳標語、宣傳用品(筆記本、紙)等多種方式實現。院(系)文化的打造另一方面可以需要妥善做好院史的保存。院史資料是院(系)長期發展的珍貴記錄,也是院(系)文化的重要組成部分。工作中要將重要的資料妥善保存并及時歸檔。特別是有歷史紀念意義的照片、視頻影像、重要的決策會議等。

(5)做好新引進教師的服務。大學是由每一位教師和學生所組成的，沒有教師就沒有大學。新建院(系)發展的過程中會伴隨著新教師的不斷到崗。優秀教師是學院發展的基石，新入職的教師更是新建院(系)的“源頭活水”。新建院(系)辦公室需要協助做好新引進教師的服務，幫助教師解決“后顧之憂”?？梢宰龅氖虑楹芏啵缰谱骱喢饕锥ぷ魃钪敢?，幫助教師盡快了解學校、學院的規章制度，熟悉校園環境，以免新入職教師開展教學科研工作時“摸不著頭腦”。多組織教師之間的交流活動，增強教師之間的了解，加強對學院的歸屬感。細致關心新教師的需求，特別是分配住房、子女入學等方面，給予力所能及的幫助。教師隊伍的穩定就是院(系)的穩定。只有老師能無后顧之憂安心做教學科研，學院才能行穩致遠地發展。

三、結語

院(系)的新組建是新鮮事兒，但是辦公室工作并不是新鮮事。辦公室工作是一項綜合性工作，雜亂無章，千頭萬緒，更應該在無章中尋找章法。二級學院辦公室工作要立足于黨的教育方針，為院(系)的發展做好服務。