國(guó)土資源行業(yè)檔案管理效率提升研究

■陸 丹

/上海市崇明區(qū)規(guī)劃和資源管理所

一、前言

在檔案管理當(dāng)中，國(guó)土資源管理是非常重要的一項(xiàng)管理工作，也是檔案管理中不可或缺的重要組成部分。所謂的國(guó)土資源檔案管理實(shí)際上就是針對(duì)土地進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)和利用，通過(guò)這一系列過(guò)程在土地測(cè)繪以及地籍管理當(dāng)中逐漸形成文字或者圖片等便于管理和查閱的資料。將檔案管理工作應(yīng)用了國(guó)土資源當(dāng)中不僅能夠提高對(duì)國(guó)土資源的利用率，還能簡(jiǎn)單快捷的查證歷史資料，并且對(duì)于保護(hù)國(guó)土安全而言有著極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。妥善的解決阻礙國(guó)土資源檔案管理發(fā)展的問(wèn)題對(duì)于檔案管理而言是非常重要的。

二、國(guó)土資源檔案管理工作的主要特點(diǎn)

(一)重復(fù)性

就國(guó)土資源檔案而言，其具備一定的重復(fù)性特點(diǎn)，所以很多國(guó)土資源檔案資料之間都有著一定的緊密聯(lián)系和重新信息。例如：建設(shè)用地的審批檔案中就存在很大重復(fù)性，主要是因?yàn)樵谵k理審批手續(xù)的過(guò)程中所涉及到的部門(mén)相對(duì)較廣泛，并且在辦公室、地籍處、耕保以及估價(jià)等各個(gè)部門(mén)都存在一定的相關(guān)資料，也都形成了獨(dú)立的檔案[1]。但是由于每個(gè)部門(mén)的職責(zé)不同，所以其保管資料的重點(diǎn)也不盡相同，但是每一宗檔案之間都存在一定的重復(fù)性。

(二)兼容性

當(dāng)前的土地資源管理具有極強(qiáng)的業(yè)務(wù)性，并且所涉獵的范圍十分廣泛，檔案的種類也呈現(xiàn)多元化，所以對(duì)于管理工作的要求相對(duì)較高。國(guó)土資源檔案分為兩種：一是，綜合性檔案管理；二是業(yè)務(wù)性檔案管理，兩種不同的檔案之間存在明顯的區(qū)別，但是彼此之間也處在一定的聯(lián)系，所以具備一定的兼容性特點(diǎn)。以土地出讓檔案為例，該檔案中也存在屬于文書(shū)檔案的相關(guān)信息，例如：土地出讓請(qǐng)示、證明材料、會(huì)議記錄、合同等；也存在屬于測(cè)繪檔案的相關(guān)信息，例如：規(guī)劃紅線圖、位置地圖等；還存在屬于地籍方面的相關(guān)信息。例如：權(quán)屬信息以及四至界定等[2]。一份檔案中可能存在多個(gè)類型，但是彼此之間卻能夠相互聯(lián)系彼此兼容。

(三)實(shí)效性

國(guó)土資源管理部門(mén)需要根據(jù)相關(guān)的國(guó)土資源檔案為依據(jù)開(kāi)展工作，并且國(guó)土資源檔案也是當(dāng)前解決土地糾紛的唯一一個(gè)取證方法。例如：“當(dāng)村民起訴某工廠占用其承包地時(shí)，相關(guān)受理單位可以通過(guò)查閱土地資源檔案的方式來(lái)驗(yàn)證該土地的實(shí)際歸屬妥善解決這一問(wèn)題，而根據(jù)我國(guó)的《土地法》中明確規(guī)定，某工廠確實(shí)臨時(shí)占用了村民的承包地，所以應(yīng)該將所占用土地恢復(fù)原種植條件并返回給村民，同時(shí)處罰金95萬(wàn)元。”由此可知，詳細(xì)的國(guó)土資源檔案可以有效幫助村民維護(hù)自己的合法權(quán)益，也能夠有效的化解雙方的矛盾，既保護(hù)了土地的安全，也維護(hù)了群眾的利益[3]。

二、國(guó)土資源行業(yè)檔案管理存在的主要問(wèn)題

我國(guó)的國(guó)土資源檔案管理工作已經(jīng)開(kāi)展了很多年，雖然積累的一定的管理經(jīng)驗(yàn)，但是卻依舊存在很多亟待解決的重要問(wèn)題，長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)該項(xiàng)工作一直受到多種因素的干擾，以致于當(dāng)前階段的國(guó)土資源檔案管理工作一直不理想，不僅管理的效率低，還嚴(yán)重的缺乏規(guī)范性與科學(xué)性所以無(wú)法很好的滿足當(dāng)前國(guó)土資源的管理需求。

(一)檔案管理制度規(guī)范不夠完善

由于國(guó)土資源檔案管理存在一定的復(fù)雜性，所以該項(xiàng)工作的開(kāi)展需要建立在完善的檔案管理制度基礎(chǔ)上，這樣可以保證檔案管理的有效性與規(guī)范性。但是現(xiàn)如今所不得不的面臨的問(wèn)題就是檔案管理人員不了解檔案的整理、收集與歸檔工作，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，以致于在管理的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)資料不全的現(xiàn)象，不僅導(dǎo)致檔案管理的效率低，同時(shí)也缺乏一定的完整性與規(guī)范性。

(二)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施落后

當(dāng)前國(guó)土資源檔案管理部門(mén)所需要的管理的檔案種類較多，工作壓力較大，加上管理人員對(duì)檔案管理不夠重視，造成很多基礎(chǔ)性設(shè)施都得不到應(yīng)有的維護(hù)與更新，嚴(yán)重的阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行。例如：檔案保管室的面積相對(duì)較小，不具備通風(fēng)條件和光照條件，導(dǎo)致很多紙質(zhì)的資料都出現(xiàn)發(fā)霉的問(wèn)題，嚴(yán)重的影響了資料的使用價(jià)值。并且，當(dāng)前檔案管理部門(mén)沒(méi)有引進(jìn)信息管理系統(tǒng)，仍然以傳統(tǒng)的人工模式進(jìn)行管理，不僅效率低，也無(wú)法充分的挖掘出檔案的價(jià)值，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享。

(三)檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理人員的素質(zhì)高低決定了檔案管理的效率與實(shí)際利用價(jià)值。而當(dāng)前檔案管理團(tuán)隊(duì)中工作人員的素質(zhì)參差不齊，主要原因而是國(guó)土部門(mén)忽視了檔案管理的重要性，并且在人員配備上過(guò)于隨意，管理人員不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，導(dǎo)致在管理的過(guò)程中漏洞百出[4]。另外，檔案管理人員沒(méi)有接受再教育的機(jī)會(huì)，且薪資水平較低，以致于出現(xiàn)大量的人才流失現(xiàn)象。

三、國(guó)土資源行業(yè)檔案管理效率的提升策略

(一)完善國(guó)土資源檔案管理體系

想要提高國(guó)土資源行業(yè)的檔案管理效率就必須要完善當(dāng)前的國(guó)土資源檔案管理制度，明確崗位職責(zé)，制定工作紀(jì)律，將責(zé)任落實(shí)每一個(gè)工作崗位當(dāng)中。在原有的基礎(chǔ)上健全獎(jiǎng)懲機(jī)制，以此來(lái)激發(fā)出員工的工作熱情與積極性。構(gòu)建安全管理與安全巡視制度，不定期

開(kāi)展檔案安全檢查工作，制定完善的應(yīng)急方案，針對(duì)突發(fā)事件可以妥善的做好應(yīng)急處理工作。

(二)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

適當(dāng)?shù)募訌?qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實(shí)施信息化管理是完善檔案管理工作提高管理水平的一項(xiàng)關(guān)鍵性因素，尤其怎對(duì)一些相對(duì)基層的檔案管理部門(mén)而言，更應(yīng)該建立專項(xiàng)資金，構(gòu)建完善的基礎(chǔ)設(shè)施。例如：紙質(zhì)檔案室應(yīng)該具備良好的通風(fēng)和光照條件，必要時(shí)安裝排風(fēng)系統(tǒng)與除濕設(shè)備，最大化保障檔案管理的安全性[5]。此外，檔案管理部門(mén)應(yīng)該引入目前先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)，以智能化的電子檔案實(shí)現(xiàn)檔案資料的收集與管理工作，將國(guó)土資源檔案的價(jià)值充分的發(fā)揮出來(lái)。現(xiàn)如今信息化、智能化儼然已經(jīng)成為了檔案管理行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)檔案管理部門(mén)還需要加強(qiáng)人力資源的投入力度，切實(shí)的提高檔案管理的效率與質(zhì)量。

(三)提高管理人員的專業(yè)水平

就目前為止國(guó)土資源檔案管理資料的內(nèi)容越發(fā)復(fù)雜、工作量也越來(lái)越大，不僅包括紙質(zhì)的檔案也包括電子檔案，如果想要高水平、高效率的完成檔案管理工作就必須要建立一支高素質(zhì)高水平的管理團(tuán)隊(duì)。而當(dāng)前國(guó)土資源檔案管理部門(mén)中缺乏專業(yè)化的高素質(zhì)人才，所以應(yīng)該加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)，首先應(yīng)該將檔案管理崗位的薪資待遇提高，吸引高學(xué)歷的高素質(zhì)的人才加入到檔案管理工作中，除了學(xué)歷以外還需要具備一定從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，可以快速的適應(yīng)崗位工作需求；其次，對(duì)于目前在職人員可以為其提供有針對(duì)性培訓(xùn)活動(dòng)，提高其工作能力，可以在未來(lái)的工作中嚴(yán)格的遵守管理制度與工作流程，提高國(guó)土資源檔案管理工作。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，國(guó)土資源檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，而且具備一定的重復(fù)性、兼容性與實(shí)現(xiàn)性，所以相關(guān)管理人員需要切實(shí)的做好的檔案資料的收集、整理與保管工作，但是目前的檔案管理工作不僅效率還存在一定的問(wèn)題，為了能夠最大化的提高檔案管理效率則需要完善國(guó)土資源檔案管理體系、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、提高管理人員的專業(yè)水平，確保國(guó)土資源檔案管理工作可以規(guī)范且有序的進(jìn)行，推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化、高效率檔案管理工作的實(shí)現(xiàn)。