文書檔案管理的特點及創新途徑分析

■季文潔

/上海市黃浦區教育人才服務中心

一、前言

文書檔案是事業單位發展創新的重要依據，也是企業發展的記錄。提升相關工作效率和質量不僅要從提高單位管理水平入手，還需要著手促進企業的現代化進程，將文書檔案管理工作不斷完善，最終達到促進企業持續創新發展的目的。

二、文書檔案管理的特點

文書檔案管理是事業單位運轉時形成的信息資源，主要包括會議材料、工作計劃等多種內容和形式。事業單位文書檔案普遍具有較高的參考價值，對事業單位后續決策工作有重要幫助，其特點主要有以下幾個方面：

(一)綜合性

事業單位的文書檔案內容豐富多樣，綜合性較強，資料中涵蓋的內容不僅專業，且有黨務材料、人力資源等，因此管理工作需要由事業單位內部構建相對獨立的管理部門單獨整理，且文書檔案信息資料也要通過多個渠道獲得[1]。

(二)職業化

事業單位文書檔案通常偏向職業化，單位的日常運轉經營產生的資料都需要進行統一管理。因此，文書檔案是事業單位經營發展真實情況的具體體現，諸如單位長期發展計劃、黨建工作展開情況等，都與事業單位核心工作密切相關，具有較強職業性。

(三)保密性

事業單位的文書檔案不可避免的會涉及到一些核心內容，不能公開展示，且內部文書檔案主要作用于評價員工工作的參考，因此事業單位的文書檔案保密性較高，管理工作展開時需要加以注意，嚴格保管。

(四)階段性

事業單位運轉分為多個時期，因此產生的文書檔案階段性較強。隨時間發展，事業單位的文書檔案內容越來越豐富，與單位各時期經營狀況息息相關，為避免資料混亂，管理時應按照年份或階段將文書檔案按照順序整理，保障資料的連續性。

三、文書檔案管理存在的問題及創新途徑

(一)規范性不足

目前，事業單位的文書檔案管理工作仍舊較為隨意，許多事業單位并未建立規范化的文書檔案管理標準。直接體現主要是文書的目錄設置合理性不足，信息化文書檔案系統也不完善。產生此種情況主要是由于部分事業單位負責人對文書檔案相關管理工作重視程度不足，仍舊采用傳統的文書管理理念和方法開展相關工作。且文書檔案的管理工作是分布式，檔案信息的傳輸未形成準確理念支持相關工作，由此可見文書檔案管理規范性不足不僅會延緩事業單位文書檔案規范化管理，同時也會對事業單位整體管理工作的規范化造成不良影響。

為解決以上情況，事業單位決策人員和各部門員工需要提高對文書檔案管理工作的重視程度，領導應從自身出發，樹立強大的文書檔案管理意識，自上而下的引導事業單位全體員工重視文書檔案管理的相關工作。為提高相關工作的規范性，事業單位可以構建嚴格的管理制度，在單位內部進行宣傳，同時將工作制度和規范細節用員工接受程度高的方式進行宣傳，從根本上提升員工對相關工作的重視程度，主動配合文書檔案管理人員開展工作。

以某事業單位為例，該單位領導通過開會的方式向員工滲透事業單位文書檔案管理工作的重要性，表達自身對相關工作重視程度的同時潛移默化的對事業單位員工產生影響。同時，構建了較為完善的規范化文書檔案管理制度，要求全體員工牢記并配合文書檔案管理部門工作。為提升員工對規章制度的了解程度，該事業單位領導還將規章制度編輯成公眾號要求員工熟記，切實提高了事業單位內部的文書檔案管理規范度。

(二)檔案管理與實際文檔脫節

在事業單位的文書檔案管理當中，管理工作與實際的檔案連接不充分是普遍現象，具體體現為大部分事業單位缺乏專業的檔案管理人員，由部分員工身兼數職開展工作，其自身對于文書檔案管理的工作內容并不完全了解，導致管理工作質量得不到保障，事業單位的文書檔案實際價值無法發揮[2]。

為改變上述情況，事業單位文書檔案管理部門可以將相關工作的展開立足于紙張處理的基礎上，通常情況下事業單位的文書管理與文書間的工作關系密切。因此，事業單位必須促進兩者間的聯系，提高文書工作效率的同時保障文書檔案管理人員能夠完全理解文件內容。相關工作展開時應注意，嚴格要求整個過程注重文書檔案管理的實際要求，以及文書檔案的材料收集與分類，同時規范記錄。除此之外，文書檔案管理人員還應在提交過程中，逐步加深自身對檔案內容的理解，明確文書檔案的處理范圍，且為實現文件歸檔和文件標準，文書檔案管理人員也要保證文書工作與文檔管理完全銜接。

(三)檔案檢索質量不高

在事業單位的文書檔案管理工作中，文件的檢索質量關系到整個管理工作效率。當今計算機技術已經在事業單位普及，文書檔案的檢索方式逐漸發展為兩種，一種為手動檢索，另一種為計算機檢索。但目前部分事業單位由于不擅長使用計算機檢索，因此主要還是使用手動檢索，導致文書檔案的檢索速度減慢，且計算機管理水平也始終得不到提升。

為切實保障文書檔案檢索質量和文書檔案管理的創新，事業單位可以從以下方向著手：

一是詳細梳理檢查文書檔案，在文件歸檔管理中全面掌握文書檔案的方向和有效時間，并將相關信息記錄，方便后續工作展開。

二是要注意重新整理組織文書檔案，事業單位的文書檔案量大且內容多有重復，為提高后續檢索效率，在文書檔案歸檔前，管理人員應先篩查內容，將重復內容進行簡化，同時將相同類型的文書檔案統一管理。

三是要將文書檔案管理工作細分，事業單位為保障文書檔案標準化，必須嚴格規定其規范性，管理人員在歸檔時應注意保障文書檔案的完整性、規范性以及連續性，提高后續檢索工作的效率。

(四)信息化管理模式運用不足

由于決策人員的不重視，目前大部分事業單位的文書檔案管理模式存在缺陷，主要表現為檔案管理人員本身并不理解該工作的價值和重要性。且文書檔案主要是為事業單位內部員工服務，因此使用傳統的管理模式難以滿足單位內部員工的實際需求，手工管理模式的質量難以把控，一旦質量下降，容易對文書檔案的對外價值產生影響。

為保障管理模式的有效運用，事業單位文書檔案管理工作應注意信息創新建設。隨著計算機技術的迅速發展普及，事業單位有必要加強文書檔案管理的信息化建設程度。可以在實際工作中利用大數據、計算機技術等對文書檔案管理工作進行優化、存儲、檢索等工作進行優化。當下事業單位的文書檔案存儲方式逐漸由紙質文檔轉化為電子文檔，因此為與文檔資料的存儲方式一致，管理也應提高計算機技術的應用，充分利用網絡技術和檢索技術幫助文書檔案管理人員提高工作效率，同時質量也能夠得到保障。且事業單位信息化文書檔案管理模式的應用，能夠促使文書檔案的保存更加穩定，對管理儲存條件的限制也大幅減少。

(五)檔案管理人員素質仍需提升

目前，部分事業單位的文書檔案管理部門沒有單獨設立，采用的管理方式主要是將文書檔案分配給各部門獨立管理，或指派員工兼任。但事業單位的文書管理工作復雜性和專業性高，非專業的工作人員兼任很難集中精力工作，且兼任員工一般不具備專業知識，因此事業單位的文書管理工作創新困難，相關的工作質量和效率提升也會受到嚴重阻礙。

為幫助事業單位文書檔案管理工作創新發展，事業單位應注意幫助管理人員提升工作能力。由于文書檔案管理工作最終是由管理人員落實，因此創新的重擔也落在管理人員身上。

以某事業單位為例，該單位根據不同階段和類型的文書檔案管理要求有針對性的加強對管理人員能力的培訓，主要內容包括，專業素養、職業道德、計算機應用等。該事業單位每季度組織全體文書檔案管理人員參與一次培訓，從多元化、多角度對相關工作展開分析，重點強調管理人員的信息素質，培養方向以計算機應用為主要內容，同時以加強文書檔案管理人員的服務意識為輔助，在培訓結束后及時開展每期一次的能力考核，提供公正的晉升機會，促進管理人員提高工作積極性。該事業單位的做法有效幫助文書檔案管理人員樹立了創新意識，真正為事業單位培養綜合型文書檔案管理人員起到了保障作用，切實達到了促進相關工作創新的目的[3]。

四、結語

綜上所述，事業單位的文書檔案管理工作時單位管理和發展體系中不可或缺的一部分，想使相關工作得到創新發展，需要從多個方面入手，多管齊下的開展工作，最終促使事業單位得到更好發展。