檔案利用中的個人信息保護研究

陳紅艷

【摘要】本文結(jié)合工作實際，對檔案利用中的個人信息保護現(xiàn)狀進行研究分析。提出檔案利用中個人信息保護存在的問題，探討檔案利用中的個人信息保護措施和解決方案。

【關(guān)鍵詞】檔案利用;個人信息保護;研究

檔案資料是一個人的信息記錄、歷史記錄，甚至涉及一個人的個人隱私。在大數(shù)據(jù)時代，很多個人信息輕而易舉便可以從互聯(lián)網(wǎng)中獲得，這無疑增加了檔案在使用中個人信息安全的風險。在醫(yī)院，個人檔案有人事檔案、病歷檔案等，但病例檔案在所有醫(yī)院檔案中所占比例大。醫(yī)院個人檔案涉及信息多、信息廣，醫(yī)院檔案含有詳細的患者資料，一旦信息被泄露，患者精神上和肉體上遭受雙重打擊。在注重個人信息保護的社會大環(huán)境下，醫(yī)院更應(yīng)該建立健全檔案保護措施，承擔起信息保護的責任，加強醫(yī)院檔案管理。

一、醫(yī)院個人檔案的價值

檔案都具有一定的價值，但因為記載的內(nèi)容不同，背后所隱含的意義價值也有差異性。醫(yī)院個人檔案價值，有著與其他檔案不同的意義。病歷檔案是具有特殊性的檔案，醫(yī)院檔案不僅記錄了病人的個人信息狀況，還記錄了病人健康狀況、疾病狀況、用藥狀況、就診過程等一切信息，具有較高的價值，所以醫(yī)院個人檔案價值很高。

二、 檔案利用中個人信息保護存在的問題

（一）檔案在開放利用過程中個人信息泄露嚴重。檔案在開放利用過程中個人信息的泄露是當今社會普遍存在的現(xiàn)象，檔案開放利用時多方面的原因引發(fā)個人信息的泄露。在日常的生活中，我們總收到短信、電話或者聊天軟件的騷擾，而且這些機構(gòu)掌握信息準確全面，但自己卻從未給這些機構(gòu)留過個人信息，中國消費者協(xié)會在2018年7月做過個人信息泄露調(diào)查問卷，調(diào)查顯示遇到過信息泄露的人占85.2%，沒有遇到過信息泄露的人僅占有14.8%，最令人擔心的是占70.5%的信息泄露被利用從事詐騙活動，信息泄露名譽受損占6.6%，被廣告推銷占37.7%。由此可以看出，個人信息安全泄露已經(jīng)對個人造成了很大的困惑。

（二）檔案管理人員綜合能力弊端。檔案管理是至關(guān)重要的，是具有一定保密性質(zhì)的工作，對于檔案管理人員來講，需要具備很強的專業(yè)性和工作能力，更需要具有強烈的保密意識。首先，在一定程度上，大多數(shù)工作人員和領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理意識不夠強烈，把檔案管理工作當成形式上的工作，無法保障檔案的安全性、保密性、永久性。其次，沒有專業(yè)的檔案管理團隊，檔案管理任務(wù)重，人員少，管理水平不一致。檔案管理人員多從普通員工中抽調(diào)，把關(guān)不嚴格，沒有專業(yè)的培訓(xùn)，專業(yè)素養(yǎng)低，對檔案材料的裝訂、信息的收集、檔案的整理、歸檔等業(yè)務(wù)不熟知，導(dǎo)致檔案管理存在很多問題，例如查找不方便、信息凌亂、信息泄露嚴重等。

（三）檔案管理設(shè)施較為落后。因各種因素限制，單位用房緊缺，大多數(shù)單位將辦公室和檔案室合二為一，這樣不但不利于檔案的收集管理工作，也同樣不利于檔案的查找。甚至有些辦公室還存在手寫檔案，連基礎(chǔ)的計算機都未配備齊全，忽視現(xiàn)代化設(shè)施建設(shè)，檔案保管設(shè)備落后，無法與現(xiàn)代社會相匹配。隨著社會的發(fā)展，電子檔案越來越普遍，電子檔案易查找、易保存、易保密，單位應(yīng)加強電子檔案建設(shè)，系統(tǒng)培養(yǎng)信息化技術(shù)人才，解決檔案保管設(shè)施落后問題。

（四）檔案管理制度的不健全。因為沒有完善的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作人員沒有樹立正確的檔案管理理念，對工作沒有積極性，思想懈怠。有些單位雖然制定了相關(guān)檔案管理制度，但只是紙上談兵，往往不重視嚴抓檔案管理制度和規(guī)范學(xué)習(xí)。部分職工沒有檔案管理保護的意識，日常工作中隨意擺放和丟棄檔案文件，對需丟棄的文件不做銷毀處理，導(dǎo)致信息隨意泄露。由于在檔案使用過程中沒有完善的檔案管理制度的束縛，直接導(dǎo)致檔案信息易泄露、易丟失、檔案信息的使用不規(guī)范，影響檔案的完整性和信息安全性。

三、檔案利用中個人信息保護措施和解決方案

（一）加強群眾對檔案信息的保護意識。當前大多數(shù)群眾對檔案信息保護處于漠視狀態(tài)，對檔案信息缺乏保護，為避免個人信息泄露問題的發(fā)生，應(yīng)加強群眾對個人檔案信息的保護意識。檔案管理工作的順利進行和有效落實，一方面可以完善信息化管理，另一方面可以保護檔案信息的安全性，可以有效避免人民群眾的個人隱私和財產(chǎn)安全不受威脅。互聯(lián)網(wǎng)時代，個人信息保護迫在眉睫。例如，2015年發(fā)生的“瓊女郎”事件，“瓊女郎”俞小凡在2015年12月18日因信息泄露接到詐騙電話，詐騙犯聲稱自己是“上海公安”，質(zhì)控俞小凡涉及一起詐騙案件，對其賬戶要監(jiān)控管理，讓她將賬戶中存款轉(zhuǎn)入指定賬戶，俞小凡先后轉(zhuǎn)款6次，其被騙金額高達800萬人民幣。在現(xiàn)階段，想要通過法律途徑解決信息泄露問題，會因為缺少有力證據(jù)、找不到侵權(quán)主體、信息泄露途徑不明確而導(dǎo)致維權(quán)的失敗，為避免以上悲劇重現(xiàn)，現(xiàn)階段要提高個人保護意識。醫(yī)院可在大廳播放個人信息保護教育視頻，廣泛開展個人信息安全教育宣傳活動，使群眾關(guān)注重視檔案個人信息保護。

（二）檔案管理工作者加強綜合素質(zhì)，提高信息保護意識。醫(yī)院檔案管理是預(yù)防個人信息泄露的重要環(huán)節(jié)之一，檔案工作者是檔案管理的把關(guān)者，個人信息的泄露將對個人和單位造成嚴重的損失或傷害。檔案管理工作者應(yīng)該提高綜合素質(zhì)，熟知檔案管理條例，加強自我教育，提高自身責任感和檔案安全意識，在檔案提供和利用中嚴格操作。醫(yī)護人員要妥善保管患者的病例檔案和診療信息，避免非工作人員翻閱查看患者病例及基本信息。工作人員應(yīng)管理好電子檔案系統(tǒng)，使用后及時關(guān)閉和退出，防止信息被篡改，保障個人利益、患者利益及醫(yī)院利益。嚴格按照醫(yī)院相關(guān)檔案信息管理流程辦事，樹立檔案管理責任意識，嚴格遵守職業(yè)規(guī)范，堅決維護他人利益。檔案管理的優(yōu)良程度取決于檔案工作者的工作態(tài)度和管理檔案的專業(yè)程度。作為有高尚職業(yè)道德的檔案管理者，應(yīng)當通過不斷學(xué)習(xí)、不斷反思、培訓(xùn)學(xué)習(xí)來提高自己，制定出更加科學(xué)、更加符合現(xiàn)實狀況的管理方案。

（三）建立健全檔案管理制度。為保障個人信息在利用過程中的安全，要建立健全檔案管理制度：1.檔案管理制度要簡明實用。規(guī)章制度的建立要具有可操作性，應(yīng)該建立在方便實用、操作性強的基礎(chǔ)上。2.檔案管理制度要具有雙向性約束。不但要約束領(lǐng)導(dǎo)班子，也要約束職工。3.檔案管理制度堅持執(zhí)行的嚴格性。管理制度要堅決維護和執(zhí)行，在執(zhí)行時堅持“有功者獎勵、過錯者處罰”原則，充分樹立管理制度的權(quán)威性。建立健全檔案管理制度，嚴格把握體系制度，讓檔案信息利用更加規(guī)范、嚴格、高效化。

（四）加強檔案管理設(shè)施建設(shè)。加強醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是檔案管理的關(guān)鍵。主要的實施措施是：1.改善檔案管理室，成立專門的檔案管理部門，更新電腦和軟件設(shè)施，例如，監(jiān)控設(shè)施，網(wǎng)絡(luò)安全軟件。2.成立專業(yè)的檔案管理團隊，加強團隊建設(shè)學(xué)習(xí)。3.改變傳統(tǒng)的檔案操作流程，不斷提升工作效率，加強檔案信息利用安全。例如：婦產(chǎn)科張大夫需調(diào)取婦產(chǎn)科住院部王某患者病例信息，需嚴格按照級別和權(quán)限來登錄查看，查看全程電腦軟件可監(jiān)控利用電子檔案全過程，電子檔案的拷貝和復(fù)制也需要雙登錄系統(tǒng)，保證信息安全。

四、結(jié)語

隨著時代的發(fā)展，檔案信息利用安全是值得深思熟慮的問題，應(yīng)逐步提高檔案管理水平，完善健全相關(guān)管理制度，開拓新方法、新思路，實現(xiàn)檔案利用中個人信息的保護。

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