云計算在企業單位檔案管理中的應用策略

羅琳娜

【摘要】隨著計算機技術的快速發展，結合自身發展，各個領域不斷更新企業信息化技術，其中企業檔案管理工作也在持續發展信息化技術。本文對云計算在企業單位檔案管理中的應用進行分析，并提出相應的對策，僅供參考。

【關鍵詞】云計算;企業單位;檔案管理

現階段，信息技術為人們生活的各個方面帶來了改變，人們通過信息技術來獲取更多資源，檔案館是獲得歷史信息的重要途徑，受到的重視越來越高，檔案管理可以充分利用云計算技術達到檔案館在未來的發展需要，在對檔案進行管理中，運用云計算能夠促進企業檔案管理工作形成良好的管理機制以及服務，進而推動企業檔案管理工作的現代化進程以及社會服務能力。如今云計算逐漸成為人們關注的焦點，為檔案管理發展提供了新機遇。

一、概述云技術

云計算是一種分布式計算方式，是指充分利用網絡“云”技術，將一個整體處理數據的程序分解為多個小程序，然后運用多部服務器共同組成的系統對這些個小程序進行分析和處理，并且將得到的結果傳遞給使用者。早期的云計算技術就是一種簡單的分布式計算，主要的功能是分發任務以及對計算結果進行合并，因此，云計算也被叫作網絡計算。通過云計算技術，能夠在幾秒鐘內完成大量數據的處理工作，以此增強網絡的服務。如今云計算技術不再是單純的分布式計算，是在此基礎上，將分布式計算、并行計算、熱備份冗雜、效用計算、網絡存儲、虛擬化、負載均衡等技術有效結合的一種產品。

二、云計算技術在企業檔案管理中的作用

企業檔案管理過程中，建設檔案管理云計算系統是在云計算技術的基礎上建立起來的，是通過信息技術來實現對企業檔案信息進行搜集、整合、管理，通過這樣的方式，促使檔案信息能夠實現共享模式，并且還可以建設檔案信息分布式云計算網絡系統。構成企業檔案管理云計算系統有幾個方面，分別是云計算應用系統、檔案管理節點、專用網絡、安全防火墻以及公用、私用的軟硬件設備共同構成。這其中檔案管理節點是指在借助云計算技術的支持下，設計的信息網絡檔案室（館），是一種檔案信息基本構成體系。一般情況下，企業檔案信息可以存儲在檔案管理節點中，以數據流形式存在。隨著檔案信息化的不斷發展，雖然已經取得了一定的效果，但是在發展的過程中仍然存在著一些煩惱。比如，檔案管理系統中軟件和數據庫的結構、類型之間的差異，檔案目錄數據實現共享、互聯具有一定難度，檔案管理難以實現軟件的通用化以及統一規范化，各家的檔案信息數據達不到跨區域、跨平臺、跨系統的需求，促使每一家企業檔案信息管理以孤島的形式存在，進而增加了數據庫建立以及后續管理、維護的成本，減少了檔案信息的使用效果。云計算技術應用到檔案管理中，可以利用云服務來實現數字檔案館或者檔案室中的軟件通用性，還可以為企業檔案管理工作提供智能檢索、先進的搜索引擎以及安全控制系統，可以進行集中儲存檔案信息數據，能夠將企業檔案信息數據庫儲存到相關管理部門的云存儲中進行集中管理，這樣不僅可以轉化各自為政建設檔案信息的局面，還能夠在最大程度上降低企業對檔案數字化建設的成本，提升其產出，進而實現檔案數據的整合。

三、企業檔案管理中應用云計算的優勢

（一）降低企業檔案管理體系軟件的投入。在云計算時期，各個企業在構建數據檔案室中，已經無須對其進行檔案管理服務器、網絡交換設備、終端、系統軟件等輔助配置，也不需要對其使用的網絡設備進行更新和維護。只需要將云平臺終端有效連接相關配備，即可實現企業檔案管理云計算系統中包含的所有功能，這樣便可以節省相關配備投入成本，進而降低企業成本支出，并且還能夠有效降低使用者對設備維修工作，也就減少使用者對這方面的技術需求。

（二）能夠為用戶使用檔案資源提供方便。“云檔案”信息資源的共享系統是充分利用B/S架構，在檔案節點服務器上集中存放各個機關檔案信息，對用戶采用透明服務機制，為使用云檔案用戶提供更為便捷的服務。

（三）云計算提供給檔案信息化更多益處。云計算技術為數據檔案建設提供的益處主要有以下幾點：一是提供檔案信息共享功能，利用云計算技術，可以有效避免檔案管理系統使用的軟件因開發商不同而導致檔案信息資源出現“孤島”的情況，能夠在檔案管理部門之間建設信息共享渠道，促使檔案管理部門實現資源互通，進而滿足用戶獲得信息的需求。二是可以有效降低成本，許多檔案管理部門能夠分享云計算系統中的一些基礎程序以及設施，可以實現企業投入最低成本，但最大程度獲取云計算系統的運算功能，這樣可以讓使用者不再受到訪問服務器的限制，也就不必為了達到用戶的需要增加設備，進而促使企業加大投資成本，可以在最大程度上降低檔案部門的投入成本。與此同時，還可以提高檔案部門的運營效率。

四、云計算技術在企業檔案管理中面臨的挑戰

（一）對云計算技術的應用存在不正確的認知。這里對云計算的認知需要關注的是云計算技術中依然存在著“端”，只是將“端”的發展放緩了進程，可以將“端”理解成終端用戶。云計算時代是“云”和“端”共同存在。檔案室應用云計算以后，以往的檔案信息數據依然存在，其中包括館藏數字化成果以及投入的IT技術人員。因此引入云計算是建立在企業自身檔案信息化的基礎上，通過云計算技術的優勢結合企業發展情況，對自身信息化檔案工作進行適當調整的一種方式。

（二）檔案管理中信息數據安全及隱私隱患。檔案館需要保密的信息比較多，并且其公開權限也具有一定的局限性。由此可知檔案館在對數據進行管理時，并不是可以將全部信息都存放到“云”中。企業檔案中必然會存在一些保密性質強的重要資料，這就不可以存放到“云”中，需要企業另行保存。

（三）企業中建設軟硬件力度較弱。我國經濟發展隨著區域的不同具有一定的差距，因此處于不同區域的企業，在對檔案館進行數字化建設的過程中必然會存在差距，進而存在“鴻溝”問題。并且每一個數字檔案館使用的系統也具有差距，使用的計算機端口也不是統一化，實現信息共享以及信息跨庫具有較高的難度，這也是檔案云計算服務平臺建設中的一個工作阻礙。

五、企業檔案管理中云計算的應用

（一）提升員工認識及參與性。任何一個企業都需要具有較強領導能力的管理人員，結合相應的管理制度以及財力、物力的輔助，推進企業檔案管理云計算的應用進程，在企業信息管理剛成立時，企業員工對于云計算技術的應用了解并不深入。造成這種情況主要是由于企業工作人員缺少這方面的相關知識。企業在管理方面針對建設專業人才隊伍沒有制定長期計劃，信息專業技術人員的晉升和從業很難得到保障，因此導致信息專業技術人才流出企業，進而，為企業建設檔案信息化帶來一定阻礙。因此需要企業管理層在處理人才、信息技術以及相關費用時，需要各部門在認知檔案管理信息化建設方面實現統一化，定期組織檔案管理工作人員參加專業技術的培訓活動，還可以聘請專業人員到企業進行指導，進而培養出高技能的人才隊伍，以便于更好地使用信息化技術。

（二）提升檔案館信息的安全性。首先，需要對使用人員設置訪問權限控制和管理，是為了保護企業檔案在使用過程中不會被泄露。并且在企業應用“云”技術時存儲了大量的檔案信息資源，云環境的復雜性比較高，由此很容易存在漏洞，這樣的環境下很容易遭受到網絡黑客的攻擊，致使檔案信息遭受破壞。針對一些角色的使用權限，是為了保證特定用戶能夠正確使用“云”資源。特定用戶登錄云環境后能夠在檔案數據庫對信息進行檢索、瀏覽、下載等操作，但是這種操作具有針對性。比如檔案數據庫的更新以及維護，則需要特定的專業人員進行處理，因此，云環境能夠對普通用戶以及其他用戶進行區分和管理，這樣可以有效控制數據不外流。其次，云計算系統自身存在的安全問題，主要是由于企業檔案數據存儲在“云”中，在使用中需要用戶利用網絡與云環境進行連接，在云環境中，更新和升級服務系統，通常是遠程操作，并不是在原基礎上進行更新，因此每一次更新都會存在著安全問題，因此需要加強防范數字檔案館的意識。最后，通過先進審計技術手段落實企業使用云計算的監管制度以及評估機制，是在云環境下，對不同用戶操作行為進行記錄、分析，并且會生成報告，為審計系統提供詳細的使用記錄，進而實現監控，減少安全風險。

（三）提高軟件和硬件的運用。云計算技術雖然為企業檔案管理提供了一個統一平臺，但是依然需要檔案館提高對其安全使用的監管，加大館藏檔案數量，同時將檔案管理中的實時動態進行及時發布，以保證檔案信息的可用性以及時效性。并且在檔案館使用云計算技術的過程中，應當對軟硬件使用能力加以提高，為云計算的實施提供良好環境，結合檔案館實際服務功能，選擇相宜的軟硬件設備進行購買，其中包含路由器、網絡適配器等設備。與此同時，還需要設立網絡系統、檔案信息數據庫以及完善的網站。

六、結語

綜上所述，云時代的到來促使各個行業不斷引進新技術、新理念，在企業的發展中，良好的管理工作具有重要意義，在企業檔案管理工作中充分運用云計算技術，能夠有效提高工作效果。借助云儲存、云計算等功能，實現企業單位檔案新型管理方案，以此提高企業單位的管理工作質量以及效率。這期間難免存在著各種阻礙因素，因此需要企業單位結合自身發展，適當調整檔案管理制度，以此促進企業穩定發展。

【參考文獻】

[1]王穎.基于云計算網絡的疾病控制中心檔案管理信息化初探[J].信息與電腦（理論版），2019，31（21）：20-21+25.

[2]成珊珊.基于云計算的高校檔案網絡化管理模式研究[J].江蘇經貿職業技術學院學報，2019（05）：31-33.

[3]韓曼.基于云計算背景下高校電子檔案集中管理模式探究[J].福建茶葉，2019，41（08）：125-126.

[4]王曉雪.云計算背景下農村扶貧開發檔案管理機制探討[J].農村經濟與科技，2019，30（13）：155-156.

[5]韓曼.基于云計算背景下高校電子檔案集中管理模式探究[J].福建茶葉，2019，41（08）：125-126.