新形勢下如何加強高校機要檔案的管理工作嘗試

■譚 暢/吉林司法警官職業學院

在高校教學管理的過程中，檔案資料是非常重要的基礎與關鍵。只有充分做好檔案資料的管理工作，才能整體提升高校的管理水平以及教學質量。在高校諸多的檔案資料中，機要檔案是非常關鍵的重要組成部分，有可能涉及高校的關鍵機密或者發展研究成果。因此，高校必須充分做好機要檔案的管理工作，結合機要檔案管理中突出存在的問題，積極運用科學的管理對策，綜合性提升機要檔案的整體管理質量。

一、新形勢下高校機要檔案管理中存在的問題

在新形勢下，高校在教學管理的過程中，應該充分做好機要檔案的管理工作，不斷提升機要檔案的整體管理成效。但在實踐過程中，尤其是在新形勢下，高校在機要檔案管理實踐中面臨著嚴峻的挑戰與競爭。機要檔案可能具備一定的保密級別和保密期限，可能事關高校的科研成果以及學術成果。在機要檔案的管理過程中，必須注重提升檔案管理人員的責任意識以及安全意識。但新形勢下，在社會經濟激烈變革的過程中，高校檔案管理人員極容易受到多元文化以及價值理念的影響，甚至還容易被一些錯誤的思潮所影響和左右。若高校機要檔案管理人員同不法分子利益媾和，成為他們竊取機要檔案的橋梁和中介，勢必會影響機要檔案的整體管理水平。在新形勢下，伴隨著信息技術的全面快速發展，高校機要檔案的信息化程度越來越高。雖然依托于信息化管理系統，能夠在很大程度上提升檔案管理工作的效率，能夠便于檔案的傳輸以及高效共享。但也容易滋生一些不安全行為，比如網絡漏洞造成關鍵數據的丟失或者遭竊，亦或是信息系統遭遇黑客的攻擊等。在高校教學管理過程中，機要檔案發揮著關鍵性的作用。高校必須充分注重機要檔案管理中突出存在的問題，依托于科學完善的優化解決對策，綜合性提升機要檔案管理的整體成效。

二、新形勢下高校機要檔案管理工作的開展對策

在新形勢下，高校機要檔案管理工作面臨著全新的問題以及嚴峻的挑戰。為整體優化機要檔案的管理成效，不斷提升機要檔案的管理水平，應該著重做好以下方面的工作：

（一）明確機要檔案的管理流程

在高校教學管理實踐中，機要檔案的類型是非常復雜的，機要檔案的內容也是非常廣泛的。整體做好機要檔案的管理工作，必須依托于科學的管理流程，以此來實現機要檔案的精細化管理。因此，高校應該審時度勢，充分結合新形勢下演變而來的新特點，從頂層設計層面著手，制定清晰明確的機要檔案管理流程以及管理制度，不斷提升機要檔案管理的整體規范性。在機要檔案的管理過程中，科學精準的管理制度是非常重要的前提條件。為整體優化機要檔案的管理成效，必須結合實際情況來構建完善系統的管理制度，以此來更好的指導機要檔案的管理實踐。當然，依托于清晰標準的制度體系，還能夠充分明確不同人員的管理職責以及管理任務，促使他們始終明確自身的崗位需求，充分明確自身的工作特點，全身心投身于機要檔案管理實踐中，綜合系統的優化機要檔案管理的整體成效，避免產生不必要的資源消耗以及管理漏洞等。

在機要檔案的管理過程中，包含著不同的環節和工序，比如機要檔案的收集、整理、匯總等等。為優化機要檔案管理成效，應該結合不同環節的不同工作內容等，制定清晰明確的工作流程和標準，促使檔案管理人員始終按照清晰準確的標準來科學作業，從源頭上來保障機要檔案管理的整體成效。機要檔案管理具有復雜多元等特點，為精準全面的做好管理工作，必須明確機要檔案管理的流程，以清晰高效的管理流程，明確獨立環節的管理要點，同時強化各個環節之間的高度配置，繼而形成一個完整的管理鏈條，確保機要檔案管理有序不紊的開展。同時，依托于清晰化的機要檔案管理流程，還能夠在很大程度上節約管理資源，提升管理效率，優化管理成效。同時，在機要檔案的管理實踐中，收集工作是第一位的。為提升機要檔案管理的整體水平，有必要優化它的收集工作。檔案管理人員要深入下去，要真正沉下去，注重機要檔案的全面收集和整理工作。

（二）積極構建機要檔案管理系統

在高校檔案管理的過程中，應該充分利用信息技術手段，科學構建信息化管理系統，以此來綜合性提升檔案管理的整體成效。高校應該把握機要檔案的特殊性，在條件允許的情況下，可以獨立構建機要檔案管理系統，實現專門化管理。在實踐過程中，高校可以充分整合各部門的能力優勢以及資源優勢，科學構建機要檔案的信息化管理系統，以此來更好的提升機要檔案管理工作的整體質量。在信息技術全面快速發展的今天，高校在機要檔案的管理實踐中，必須構建專門化的管理系統，實現機要檔案的電子化、信息化、數字化進程。當系統構建完畢后，應該盡可能實現紙質檔案的電子化進程。對于部分核心機要檔案，為更好的提升管理效率，避免出現丟失遭竊等問題，有必要實行紙質檔案與電子檔案并存的管理格局，做好充分全面的備份管理工作。

同時，在機要檔案管理的過程中，要注重強化安全管理成效，依托于安全管理技術，不斷提升安全管理等級。比如通過防火墻技術等來屏蔽非法訪問行為，或者依托于權限設置等，明確機要檔案管理以及利用的不同權限，從訪問環節著手來優化安全管理成效。當然，在機要檔案管理過程中，還應該依托于它的不同特點以及分類等，做好電子檔案的分類管理，以此來為用戶提供精準化的指引，不斷提升機要檔案的利用以及傳輸效率。機要檔案在管理過程中，只有切實提升它的應用率，切實發揮它的應用成效，才能夠更好的提升機要檔案管理的質量。

（三）著重提升檔案管理人員的政治素養

在高校教學管理實踐中，機要檔案具有典型的特殊性。為整體提升機要檔案的管理成效，應該重點提升檔案管理人員的政治素養以及職業素養。對于檔案管理人員而言，政治素養是非常關鍵的。他們只有具備較高的政治素養，才能自覺抵制不良思想的侵蝕，也才能自覺抵制暴利的誘惑。因此，高校應該著重強化檔案管理人員的培訓與教育，不斷強化和提升他們的政治站位以及政治素養。比如高?？梢酝ㄟ^常態化的培訓教育以及座談會議等方式來提升他們的政治素養以及職業素養。同時，高校還可以組織檔案人員觀看警示教育片，觀摩反面案例等。與此同時，檔案管理人員作為機要檔案的管理主體，他們的政治素養以及從業素養等，直接關系著機要檔案的整體管理水平。因此，高校有必要依托于科學的績效考核體系、評獎評優體系等，不斷激發檔案管理人員的工作積極性以及內在驅動力，促使他們正視檔案管理工作，正視自身存在的不足和缺陷，自覺主動的投身于機要檔案管理的學習以及實踐中。

三、結語

機要檔案不同于普通檔案，它具有較高的保密等級，涉及到高校的核心資料以及科研成果。整體優化高校檔案管理工作的成效，不斷提升高校教學管理水平，應該充分做好機要檔案的管理工作。在機要檔案的管理實踐中，應該把握各個環節的特點，制定清晰明確的管理標準，不斷構建科學的管理體系，積極發揮信息技術的應用成效，科學優化管理人員從業素養，更好的提升檔案管理工作的整體質量。