高校辦公室自動化建設過程中常見問題處理

劉雨　劉洋

摘要：高校辦公室自動化建設關系著辦公室職能實現，直接影響著高校可持續發展。然而，高校辦公室自動化建設過程中還存在管理人才素質滯后、使用人員技能缺乏、系統建設層次較低、制度建設有待完善和重視建設淡化應用等問題，需要提高思想認識，提高管理層宏觀設計，完善培訓機制，提高使用者實踐技能，全面統籌兼顧，提高系統建設實效性，完善制度建設，提高系統建設規范性，堅持管建并重，提高系統建設協同性等，加速高校辦公室自動化建設進程。

關鍵詞：辦公室自動化;問題;處理

一、高校辦公室自動化建設過程中常見問題分析

高校辦公室自動化建設取得了一定的成效，然而，隨著信息技術的快速發展和自動化建設的不斷升級，高校辦公室自動化建設過程中還存在一些問題，管理人才素質滯后，使用者使用技能缺乏，系統建設層次低，制度建設不完善，重視建設淡化應用等問題，制約了高校辦公室自動化建設進程。

（一）管理人才素質滯后

隨著高校辦公室自動化建設的深入，高校都拉開了辦公自動化建設的序幕，也花費了大量的資金配置了辦公自動化系統。然而，辦公室自動化系統并沒有發揮其應有價值，一個重要的原因是高校管理層管理人才素質相對滯后。辦公室自動化建設不僅需要既具有管理能力的人才，又需要他們能夠掌握熟練運用自動化系統，然而高校此類復合型人才比較匱乏，從而削弱了辦公室自動化系統應有的價值，也制約了高校辦公室自動化系統建設進程。

（二）使用人員技能缺乏

辦公自動化系統價值的實現也與使用者信息化素養有關，他們是系統的直接操作者。目前，高校沒有針對辦公室自動化建設與管理設置專門的崗位，這些崗位往往由計算機課程的教師或者網絡中心的管理員兼任。這就使得辦公室自動化系統的運用缺乏應有的指導，從而導致自動化系統使用者專業技能不高，在使用系統過程中只能使用一些基礎功能，系統很多功能沒有得到較好的利用，造成辦公室自動化系統資源的浪費。

（三）系統建設層次較低

一些高校在引進辦公室自動化系統時，由于引進時間比較早，或者一些高校只是基于應對的想法，從而導致高校辦公室自動化系統建設層次處于相對較低的水平。高校辦公室自動化系統建設的低層次，直接影響著自動化系統的價值功能的實現，需要根據辦公室自動化建設的實際需要，不斷提高辦公室自動化系統建設水平，從而滿足高校辦公室自動化需要。系統內部之間的互動性與協調性不強，也造成一定的安全隱患。

（四）制度建設有待完善

高校辦公室自動化建設作為高校的一項重要任務，它直接關系著辦公室價值的實現。然而，不少高校沒有根據辦公室自動化建設需要，建立起自動化建設相關制度，導致辦公室自動化建設存在很大的隨意性，沒有進行系統性設計，標準不統一，亟待基于辦公室自動化建設的實施需要，進一步完善辦公室自動化建設制度，從而以制度引領高校辦公室自動化建設。

（五）重視建設淡化應用

高校辦公室自動化系統建設不是一個短暫的工程，它與外部環境存在很大的關系，當信息技術發生變化時，需要辦公室自動化系統做出相應的升級。然而，高校辦公室自動化建設過程中存在重視建設、淡化應用現象，一些高校存在一勞永逸的思想，只注重前期投入，忽視后續管理和系統升級等，也造成高校辦公室自動化建設滯后性。

二、高校辦公室自動化建設過程中常見問題處理

高校辦公室自動化建設過程中常見問題如果得不到及時的處理，不僅會影響高校辦公室自動化建設進程，也直接關系著高校辦公室管理效率，進而影響高校可持續發展。這就需要高校基于當前出現的常見問題采取有效的應對措施，不斷提高高校辦公室自動化建設水平。

（一）提高思想認識，提高管理層宏觀設計

高校辦公室自動化建設在高校管理中發揮著重要作用，這就需要高校管理層能夠進一步提高思想認識水平，將高校辦公室自動化建設作為高校內涵發展、與時俱進的一個重要任務，提高管理層宏觀設計能力。首先，高校管理層要提高信息化素養。作為高校辦公室自動化建設的設計者，管理層要不斷提高信息化素養，這樣才能提高思想認識水平，才能意識到辦公室自動化建設的重要意義;其次，提高管理層宏觀設計。高校管理者要基于可持續發展的需要，加強對自動化建設設計，必要吸取先進的經驗，又要根據高校自身實際，使辦公室自動化建設成為高校發展的新著力點。

（二）完善培訓機制，提高使用者實踐技能

使用者作為辦公室自動化系統的直接操作者，他們的素質直接關系著系統的運行質態。這就需要基于高校辦公室自動化建設實際需求，進一步完善使用者培訓機制，提高使用者實踐技能。首先，高校可以通過傳統的培訓、講座等形式，對使用者進行系統化的專題培訓，從而提高使用者實踐操作技能;其次，強化終生學習意識。高校辦公室自動化建設具有長效性，這就需要高校能夠基于系統自身特點，強化使用者自我學習意識，能夠利用互聯網資源進行自主學習，并進行網絡交流活動，從而提高使用者技能。

（三）全面統籌兼顧，提高系統建設實效性

目前，高校辦公室自動化系統建設層次受多種因素制約處于一個較低的水平。這就需要高校能夠堅持全面統籌兼顧，提高系統建設的實效性。首先，不斷提高系統的硬件建設水平。辦公室自動化系統的運行需要相應的硬件設施作為支持，這就需要高校根據辦公室自動化建設需要，不斷對既有的系統硬件設施進行升級，確保系統設備的先進性;其次，不斷升級系統軟件。軟件是系統運行的重要支持，信息化技術在不斷發展，系統對軟件的要求不斷升級，需要軟件做出及時的升級，從而確保系統功能升級，使系統始終保持先進性。

（四）完善制度建設，提高系統建設規范性

辦公室管理離不開制度規范與引導，這就需要高校根據辦公室自動化建設的實際需要，進一步完善各項制度建設，提高辦公室自動化系統建設的規范性。在辦公室自動化建設過程中，通過完善的制度建設使辦公人員的行為得到有效的規范，從而使之與系統保持高度的一致性。其中，建設的一個重點是信息工作制度，通過科學、完善的信息工作制度，使工作流程更加科學、合理，形成統一化的標準，明確管理人員和使用者等各個環節的工作職責，在提高系統建設規范性基礎上提升系統整體運行效率。

（五）堅持管建并重，提高系統建設協同性

高校辦公室自動化建設是一項長效工作，不僅要注重系統建設工作，而且要配套做好系統管理工作。這就需要高校辦公室自動化建設堅持管建并重，提高系統建設的協同性。首先，明確管理職責。高校要基于系統管理工作實際需求，落實專人實施管理，并且選擇復合型人才擔任管理工作，確保自動化系統管理及時、到位;其次，聚焦管理細節。高校辦公室自動化系統管理要關注關鍵環節，針對當前系統管理中出現的突出問題，強化管理人員節點意識，從而提高辦公室自動化管理效率，確保系統各個環節的高度協調。

三、結語

總之，高校辦公室自動化建設對于實現高校可持續發展具有重要意義。高校要進一步提高辦公室系統建設認識水平，不斷審視辦公室自動化建設現狀，及時發現存在的常見問題并采取及時、有效的措施，全面提高辦公室自動化建設效率，加速高校辦公室自動化建設進程，實現高校更好發展。

參考文獻

[1]潘佳佳.當前高校辦公自動化過程中存在的問題及建議——以辦公室工作為例[J].報刊薈萃，2018.

[2]羅貴英.大數據時代加強高校辦公室信息化建設的思[J].開封文化藝術職業學院學報，2019.

[3]彭建云.高校辦公室工作信息化建設存在的問題與對策[J].淮海工學院學報：社會科學版，2018.

[4]駱瑞嵐.淺析辦公自動化在高校辦公室工作中的應用[J].信息周刊，2019.