勘察設計單位檔案管理信息化建設的相關分析

劉丹

【摘? 要】隨著社會的快速發展，電子信息在不斷普及，為檔案管理帶來了很大的發展機遇，促使檔案管理工作呈現出信息化、專業化、數字化的發展趨勢。為了適應現代社會的發展，勘察設計單位檔案管理工作必須適應信息大環境，但很多勘察設計單位不注重檔案管理信息化建設工作，無法滿足社會經濟的發展需求，勘察設計單位必須予以創新，促進檔案管理信息化建設的高效進行，文章針對勘察設計單位檔案管理信息化建設的相關內容進行了分析。

【關鍵詞】勘察設計單位;檔案管理;信息化建設

引言

在勘察設計單位的發展中，檔案是企業發展的關鍵基礎資料，檔案管理部門需要合理收集、整理、使用企業檔案資料。在信息時代的發展中，檔案管理部門需要將信息技術應用到實際工作中，深入分析勘察設計單位檔案管理工作問題，實行信息化方式，提升檔案管理工作的整體水平?；诖?，文章闡述了勘察設計單位檔案管理的相關內容，分析了信息化建設對勘察設計單位檔案管理工作的影響，總結了勘察設計單位檔案管理信息化建設策略。

1.勘察設計單位檔案管理概述

在勘察設計單位的發展中，為了促進各項工作的順利開展，管理部門必須強化檔案管理力度，針對信息檔案進行共享、處理，并實行數字化檔案管理模式，針對傳統方案管理方法進行優化，解決各項檔案管理問題。檔案管理部門逐漸認識到計算機技術應用的重要性，但未完全改善檔案管理問題，還要引進更多信息化、自動化技術，保證檔案信息的全面性，為勘察設計單位檔案信息化建設提供技術保障。首先，現階段，我國開始注重電子檔案的歸檔工作，通過相關部門制定的管理制度與規范，確保檔案的存放期限以及管理質量，為檔案管理工作提供可靠的依據，有效地提高檔案管理效率。其次，勘察設計單位檔案涉及到多個行業的專業資料，紙質檔案只能夠收集傳統的資料信息，隨著我國電子檔案的不斷推出，可以方便使用者查詢檔案資料，保證資料的存儲時間與存儲質量。最后，在實體檔案管理中，電子存檔并存需要面對多樣化的服務，檔案管理也需要一套完善的管理模式與方法，有效地改變傳統管理工作中的問題，促進檔案管理的快速發展。

2.信息化建設對勘察設計單位檔案管理工作的影響

2.1檔案的經濟化

隨著社會的快速發展，我國信息化水平在不斷提升，勘察設計單位針對整體工作流程、工作方式進行了調整、創新，傳統的檔案管理模式、管理理念也發生了很大變化。在信息時代，我國檔案管理工作必須和單位發展進行融合，將其作為勘察設計單位管理工作的關鍵，這也是現代檔案管理形式與傳統檔案管理最大的差距。因此，經濟性革新為未來的檔案發展提供了重要的基礎保障。

2.2檔案的專業化

現階段，檔案信息流通速度不斷提升，促使勘察設計單位工作更具專業性，檔案管理模式越來越規范，由于檔案是在長時間經濟管理活動中形成的，導致檔案實際內容比普通文本更加復雜、種類更具多樣性，這就促使大部分地區建立了較為完善的計算機網絡系統，使檔案管理的專業化發展擁有了良好的平臺和條件，從而促進了檔案管理的發展。

2.3檔案的數字化

在大數據時代，我國整體信息技術水平越來越高，很多企業建立了自動化辦公系統，完善了現代化信息檔案管理方案，促使檔案逐漸由傳統的紙質檔案升級成電子檔案，檔案管理載體逐漸由紙質轉變成電子計算機。促進我國企業檔案呈現出數字化發展趨勢。

3.勘察設計單位檔案管理信息化建設策略

3.1建立完善的檔案管理制度

目前，勘察設計單位要通過制訂相關制度，建立起檔案收集、整理制度，明確各個人員的崗位職責，現場勘測人員、工程設計人員都應配合檔案部門收集、整理第一手檔案資料的義務，確保第一手原始資料準確、完整地立卷、歸檔，并按有關規定進行檔案的專項驗收工作，形成整個工程項目的檔案網絡，充分發揮出檔案材料的作用。檔案業務主管部門要加強與相關部門的聯系、協調，聯合出臺有關檔案工作的標準與規定，解決好部門之間“聯系不夠密切的問題。此外，檔案工作人員要積極參與檔案管理信息化建設中，加強對技術部門檔案資料收集、整理工作的指導，確保工程建設檔案的完整交接。

3.2進一步完善檔案信息化管理體系

科技檔案是勘察設計檔案中的關鍵內容，為各項經營、生產活動的高效進行提供法律憑證和重要依據，勘察設計單位工程設計、經營決策都離不開科技檔案。檔案管理系統不能獨立存在，勘察設計單位應將檔案管理系統與生產管理系統連接起來，為使檔案管理系統與生產管理系統有效對接，保證數據順利傳遞，勘察設計單位應安排技術人員對檔案管理系統進行二次開發，根據檔案系統測試環境、數據接口規范和數據庫表結構文檔，解決兩個系統之間的用戶和組織機構協調統一、生產數據集成和流程集成等問題，實現檔案管理系統和生產管理系統的無縫對接。實現無縫對接后，用戶可以通過生產管理系統登錄檔案管理系統進行相關檔案查詢、檢索、瀏覽、下載等操作，生產管理系統歸檔文件可以自動轉入檔案管理系統預歸檔區，在生產管理系統辦理借閱，實現檔案管理系統與生產管理系統的無縫對接，避免產生新的信息孤島。

3.3提高檔案管理人員的綜合素質

在知識經濟時代，勘察設計單位檔案管理人員必須不斷提升自身的綜合素質，具體體現在以下方面：首先，政治理論知識。檔案人員要認真努力學習國家新政策，堅持黨的路線、方針、政策，時時同黨中央保持高度一致。其次，檔案學知識。認真學習檔案管理專業知識和相關理論，有效地收集、保管和利用檔案，形成科學、有效的管理辦法，在業務水準和實踐能力上精準求精。最后，科學文化知識及專業知識?？辈煸O計檔案專業性強，涉及立項、外業測量、預可行性研究、工程可行性研究、初步設計、施工圖設計、概預算等專業信息和資料，尤其在現代科學向高度分化和高度綜合的趨勢發展中，檔案工作人員不僅要具備檔案管理的專業知識和工作領域的專業知識，還要具備網絡信息操作方面知識、現代化技術管理知識、宣傳工作知識，促進檔案管理工作的高效進行。

3.4注重檔案知識點標識

勘察設計單位科技檔案數量巨大，簡單的檢索查閱遠遠不能滿足生產設計人員的利用需求。知識點標識是以生產設計人員利用需求為導向，深入挖掘檔案信息資源，為實現知識管理提供基礎保障。知識點標識工作可分為兩個階段：第一，屬性分類。首先由檔案人員按照業務范圍對科技檔案文件進行分類，可以分成水運、環境保護、勘察測量、監理等，尋求各類相關的專家配合，按照專業特性進行細化分類，細分出具有較大利用價值的屬性，如將碼頭結構分為高樁碼頭、板樁碼頭、重力式碼頭等。第二，屬性標識。依據數字化成果內容，組織相關專家對工程檔案進行屬性標識。進行知識點標識后，生產設計人員輕易、快速查找到真正需要的檔案。

4.結束語

綜上所述，在現代檔案發展過程中，勘察設計單位必須強化檔案信息化建設工作，以適應勘察設計行業的發展。為了滿足現代化社會發展需求，勘察設計單位必須將檔案信息化建設作為信息化考核指標，認識到檔案信息化建設的重要性，為檔案信息化建設的持續、有效推進提供保障。

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