基于PMO的企業項目管理能力提升

楊慧

摘要：隨著市場需求的不斷擴大，信息技術的發展以及競爭理念的日益增強，項目管理能力對項目的成功起著至關重要的作用，企業項目管理能力的提升已經成為企業關注的重點，而PMO成為企業提高項目管理能力的一種新模式。

關鍵字：項目管理;PMO;項目管理能力

伴隨社會發展和科技進步的加快，目前項目管理的應用領域越來越廣，已經成為眾多企業在當今高度競爭環境中謀求競爭優勢的關鍵手段。各個行業都涌現出了越來越多的企業，通過學習、總結、實踐等各種努力來培育和提升企業的項目管理能力。

一般來說，項目管理是在一定的時間、成本、人力資源等約束條件下，以項目為對象，由項目團隊對任務進行高效率的計劃、組織、領導、控制和協調，以實現項目目標的過程。其內容涉及范圍管理、時間管理、費用管理、質量管理、人力資源管理、風險管理、溝通管理、采購管理、合同和綜合管理等諸多范疇。項目管理能力是指將戰略規劃具體執行的能力，是將理想的目標轉化為可見的現實的能力。一個組織的戰略可以進一步生成一系列的具體項目，而這些具體項目正確實施的結果最終會導致組織使命和大目標的實現以及組織戰略的落實。在激烈的市場經濟條件下，項目已經成為企業成長必不可少的推動力，項目管理能力也已是企業競爭能力的重要體現。

一、PMO的相關介紹

近十年來，國外對項目管理進行了廣泛的理論研究并在多個行業進行了大量實踐，項目管理已經成為一種管理的新時代思想潮流。國外的經驗證明，在項目管理企業的實際操作中，如果項目僅通過一種集權式的領導就不可能得到堅持和執行，同時該項目管理企業的效率難以提高。因此，很多企業已經不僅僅是將重點放在提高項目經理的個人技能上，而是將組織整體的項目管理能力建設作為今后的發展目標。項目管理體系的建立，項目管理方法論、流程、制度的形成，都是其發展組織項目管理能力的具體體現。為此還專門成立了項目的管理部門，如：項目管理部、項目管理中心、項目管理辦公室等，對項目進行整體管理、監控、支持等，這些部門就是我們所說的項目管理辦公室（PMO）。

按照美國項目管理協會（PMI）對PMO的定義：PMO就是為創造和監督整個管理系統而負責的組織元素，這個管理系統是為項目管理行為的有效實施和為最大程度的達到組織目標而存在的。PMO是提高組織管理成熟度的核心部門，它根據業界最佳實踐和公認的項目管理知識體系，并結合企業自身的業務和行業特點，結合企業的商業目標，負責為本企業量身定制項目管理流程、培養項目管理人力資源、建立項目管理信息系統、對具體項目提供管理指導、幫助企業開展多項目管理等，以此確保項目成功率的提高和組織戰略的有效貫徹執行。

二、企業項目管理能力概況

（一）企業項目管理能力的界定

企業是一個長期性的穩定組織。企業進行項目管理是受科學技術、顧客需求、競爭壓力等環境因素的影響和驅動，采用項目的形式，通過更加動態和更具有創新性的項目管理取得變革性跨越式提升的一種組織管理模式。企業項目管理能力是企業在其項目管理過程中，通過學習和實踐逐漸積累起來的，能夠系統、高效地完成項目管理任務的一種企業綜合素質。企業項目管理能力，是以企業中應對挑戰的臨時性、一次性、非重復性的項目任務為對象，是對企業成功完成創新性、變革性項目任務的關鍵特征分析，是以穩定性、長期性的企業組織為載體，是企業的一種新型組織管理模式。

（二）企業項目管理能力的特征

通過對企業項目管理能力的界定，企業項目管理能力具有如下特征：

1、企業勝任項目任務的主觀特征條件

企業項目管理能力是和企業項目任務緊密相連的，不能脫離企業項目而獨立存在。企業項目管理能力是企業勝任項目任務的主觀特征條件，強調的不是企業勝任項目任務的所有主觀條件，而是勝任項目任務的直接有效的主觀特征條件，這些主觀特征條件直接影響了企業項目管理的效率。

2、企業經營管理的一組新理念

企業項目管理能力的提出，進一步豐富了企業的經營管理理念，是企業應對挑戰面向發展的一組新理念。企業在重視標準化、規范化能力的同時，也要重視項目管理能力，特別是在社會競爭日益加劇的今天，企業更要強調項目管理能力，強調企業穩定發展和創新變革的動態均衡。

3、企業經營管理的一種模式

企業項目管理能力，不能僅僅停留在思想和理念層面，還必須是一套包含組織、方法和工具在內的管理模式。這一套項目管理模式，包括了企業在項目孵化、項目管理、項目轉化整個過程中所必須的管理組織、管理流程、管理方法和管理工具。

4、企業一種積累性的綜合素質

企業項目管理能力不是自然存在的，必須要經過持續的實踐和學習，通過一定階段的總結積累才能形成。這種積累并非單純表現在企業的某一方面，而是表現為企業的一種綜合素質和系統，這種綜合素質和系統包含了企業在項目管理中的理念、知識和管理。

三、PMO對企業項目管理的作用

在項目實施過程中，項目辦公室會一直關注企業中的所有項目，并給予項目充分的支持，為項目提供咨詢以及標準化的項目程序、技術與模板等，并對項目進行風險控制，擁有項目的變更權和終止權，保證項目在企業的戰略框架中運行，并順利完成，從而實現企業的戰略目標。

（一）PMO在組織中的角色

項目管理辦公室是企業項目管理的核心，它在組織中起著至關重要的作用。通常情況下，項目管理辦公室會充當以下三個角色：

第一種角色：作為項目管理的支持者。

項目管理辦公室主要為項目管理提供管理支持、行政支持、培訓、咨詢顧問、技術服務、知識管理等支持服務。這種角色以低調和輔助者的身份出現，容易得到項目經理的認可，不容易引起太多的反對和權力之爭，在項目管理辦公室剛剛起步階段，這種方式容易得以實施和執行。

第二種角色：作為項目的控制者。

在這種情形下，項目管理辦公室擁有很大的權力，相當于代表企業的管理層對于項目進行整體的管理和控制，保證項目的順利進行，以實現項目的目標和企業的目標。這時，項目管理辦公室的工作包括：資源的分配、計劃的審批、項目的檢查和分析等。項目管理辦公室為企業的項目分配所需的資源，確保企業的資源在項目中使用的最優化。同時，項目管理辦公室對每一個所支持項目的計劃負責，進行項目計劃的審核，保證項目計劃的可行性和最優化。此外，項目管理辦公室還需要對項目實施持續的監控，確保項目按照計劃執行，并能夠順利完成。

第三種角色：作為項目戰略的管理者。

在這種情況下，項目管理辦公室需要制定整個企業的項目管理制度和構架項目管理體系。這是它的工作包括：為組織開發和選用適當的項目管理方法論、流程和工具，并形成一套統一的標準;建立企業的項目管理文化，證明項目管理的價值，形成對項目管理的統一認識，并在企業內部推行項目管理的標準;進行多項目管理，確保所有要執行的項目能夠圍繞著企業的目標，并且能夠為企業帶來相應的利益。

（二）PMO的職能

項目管理辦公室職能取決于企業的具體需求，在項目型企業中建立項目管理辦公室，它被定位為企業項目管理的業務支持機構或內部咨詢機構，其主要職責有：

1、提供有關項目管理的支持

項目管理辦公室可以在多個方面對企業的項目管理提供支持，如進度支持、變更控制、項目存儲庫、跟蹤與報告、風險管理、資源存儲庫溝通平臺等，以此保證企業各個項目的正常進行。

2、開發和維護項目管理標準、方法和程序

項目管理辦公室負責開發和維護有關項目管理的過程和方法，并把每一個項目完成時所獲得的經驗教訓合并到項目管理標準中去。

3、為企業提供項目管理培訓

項目管理辦公室是項目經理和團隊培訓的中心，它確定了高績效項目經理所需要的能力。盡管培訓部門是企業培訓的協調者，但項目管理辦公室確定所需要的適當的培訓并參與培訓者的評選工作，提供項目管理的主題培訓知識，確認為達到高績效所需要的知識、能力水平和培訓課程。

4、提供項目管理的咨詢和指導

整個企業應該把項目管理辦公室看作是致力于項目管理的專家資源，項目部門可以向項目管理辦公室尋求幫助和建議。項目管理辦公室的角色就是把它所獲得的知識傳授給項目經理和項目團隊，使他們更加順利的開展工作。

5、為項目選擇合格的項目經理和資源

在項目型企業中配備了許多項目經理，而每一位項目經理的知識、能力和經驗是不同，都有各自的特長。這樣，在企業準備啟動一個項目時，項目管理辦公室就會在他的資源存儲庫中找到最合適的人選來負責項目的實施。同時，項目管理辦公室會以“中介人”的身份把項目所需要的資源從職能部門“租借”到項目部門。

（三）PMO對項目管理的作用

PMO對項目管理能力的作用，可以從以下兩個層面去描述。

1、就單個項目而言，P MO能使各項目可以更有效地實施

（1）PMO根據建設工程項目管理的特點，建立統一的標準、流程、規范、模板，使得標準實地化，融入到公司的日常管理流程中，并根據實踐經驗不斷完善和持續改進模板與流程，在提高企業的項目管理成熟度的同時，降低了項目經理或團隊的能力對項目管理結果的影響，極大程度上保證了企業所提供服務的整體質量。

（2）根據企業標準化的管理流程和體系的特點，PMO可以確定高績效項目經理或管理人員所需的知識、能力，從而使培訓被調整為有針對性的、能滿足企業文化與管理體系的標準化課程，為項目提供合適的項目經理和管理人員。

（3）PMO可通過參與各個項目的管理，總結和分享不同領域的相關知識、技術及經驗，對已有項目得經驗教訓、歷史數據進行歸納提煉，建立常用的風險數據庫、估算模版、成本比例等數據庫和知識庫，形成可再利用的支持能力，便于成功經驗的復用，從而使項目更好地得以實施。

2、就公司層面（多個項目）而言，P MO能提升企業的整體績效

（1）PMO獨立于各職能部門，可以進行跨部門的資源協調與配置。因此在人員、設備、資金等方面，PMO可從企業整體角度出發，按照項目的優先級及資源的可用性進行綜合調配，以實現企業的整體目標。

（2）PMO可作為項目管理信息中心，建立項目管理信息平臺對各部門/項目的信息進行統一分發、完成情況的反饋，保證職能經理和項目經理之間的有效溝通協調。隨著企業的發展，同時進行多個項目的情況在企業里越來越普遍。對職能部門之間、項目部與職能部門之間的協調水平的要求也隨之迅速提高。

四、結語

項目管理中的項目多是那些重大、關系復雜、時間緊迫、資源有限的一次性的任務，這使得項目管理在壽命周期內面臨的風險多種多樣，企業可借助PMO，提高項目分析、規劃、管理、檢查等方面能力，成功實現企業的項目管理，使企業在激烈的市場競爭中得以持續發展。