探討公證處強化公證檔案規范化管理

郭玥辰

摘 要：公證檔案管理作為公證處管理的重要組成部分，管理和維護作業是否落實到位，對公證處可持續發展目標的實現具有重要影響。鑒于此，本文主要立足大數據時代內容，針對公證檔案管理和維護工作中存在的問題，提出了相應的優化處理對策，以此為公證處的健康穩定運行打下堅實基礎。

關鍵詞：公證處;檔案管理;管理和維護;管理問題;優化對策

信息化產業時代背景下，科學技術的不斷發展和廣泛應用，在提高公證處檔案管理工作質量和效率的同時，由于受某些不可控因素的影響，其管理質量與預期管理目標之間始終存在一定差距，為此在后期信息化作業過程中，基層產業機構和相關主管部門除了要加強對檔案管理意義的宣傳力度，構建完善科學的培訓體系外，還要建立健全完善的信息化管理規章制度和獎懲機制，以此為預期管理效益的獲得創造良好條件。

一、新形勢下公證處公證檔案管理和維護問題的基本概述

隨著近年來信息技術的不斷發展和廣泛應用，“大數據”時代的來臨是“互聯網+”技術應用下時代未來發展的趨勢，就目前來看，與傳統信息數據相比，大數據具有數據量大、數據多元以及數據價值高的顯著特點，如何有效地對大數據進行處理，確保公證管理工作的有效落實，是新形勢下公證處的核心發展方向。“檔案”囊括基本性質、工作內容、用人情況、科學發展水平程度、精神文明建設情況，是公證處實現高效、有序運行的重要基礎，“公證檔案”從某方面而言，具體指的是公證處內部經濟的相關數據資料，管理的科學性、高效性與否，在一定程度上對公證處的發展具有間接性影響。但縱觀在當前多元化市場競爭環境下，由于受如下諸多因素的影響，其管理質量始終未能達到預期的管理目標：

（一）公證檔案管理工作的重視度不足

在經濟全球化和一體化建設進程不斷加快的新市場經濟常態下，公證處規模和數量的不斷擴增在加劇公證處市場競爭力的同時，如何有效地提升公證處工作質量和工作效率是現階段公證處的核心發展方向，但由于部分公證處受傳統發展以及管理理念根深蒂固的影響，公證處管理和發展重心始終集中于公證處經濟效益，忽視了對公證檔案管理的關注度，致使公證處在公證檔案管理工作方面的人力和物力投入不足，各項管理工作受到一定影響的同時，公證處的整體發展也受到了一定影響。

（二）公證檔案管理人員自身專業素養有待提高

公證檔案管理人員作為公證檔案管理工作的實踐者，其自身專業能力和綜合素養水平的高低，低于公證檔案管理工作質量和工作效率具有重要影響，但隨著當下公證檔案管理工作量的增加，部分公證處為滿足人員配置需求，不斷地降低人員選拔標準，導致聘用人員無論是專業能力還是綜合素養有待完善。作為一項一項專業、系統的管理工作，公證檔案管理不僅要求管理人員擁有細心、踏實、耐心等基本素質，還要具備一定的計算機操作能力，但隨著公證處規模和數量的持續增加，公證檔案管理人員身兼數職、檔案待遇不高等問題的存在，導致管理人員自身專業能力有所欠缺，業務操作等方面也存在一定不足，最終對公證檔案管理造成了極為不利的影響。

（三）檔案庫硬件設施不完善

信息化產業時代背景下，“互聯網+”技術的廣泛應用，在便捷人們日常生活，提高公證處生產效益的同時，將其應用到其它領域中，在一定程度上也為各公證處的轉型升級注入了新的發展動力。公證檔案管理是公證處管理作業的重要內容，在很大程度上檔案館自身硬件設施的完善度對于公證檔案管理工作質量和效率具有直接影響，但對于某些偏遠地區亦或是經濟發展相對緩慢的區域，公證檔案管理、設施的落后性在影響現代化科技管理手段應用效益的同時，公證檔案管理作業也始終未能得到突破性進展，公證處發展也由此受到了一定影響。

（四）檔案存放的成本與空間相矛盾

公證檔案存放的期限有短期、長期 和永久三類。短期一般也要到達20年以上，還有大量需要永久保存的檔案。比較大型的公正所存放檔案的成本費用動輒上百萬，新疆法諾公證每年存放檔案花去的成本支出非常的大，購置大量的密集架，并且支付場地費用，新疆考慮采暖問題的影響，避免檔案受潮，檔案存放有特殊需求等，以新疆全區的公證量為70萬件，存放的成本和空間也是一個非常顯著的矛盾，大有魚和熊掌不可兼得的趨勢。

（五）物理檔案轉為電子檔案存在一定缺陷

隨著社會改革變遷，將文書檔案電子化管理已是大勢所趨，作為新興產業的誕生，電子化檔案的技術仍不成熟，且電子檔案的推廣仍處于初級階段，要想全面普及，成本費用仍是一個巨大的問題。此外，網絡的不穩定性以及錯綜復雜的信息交疊，以至于檔案存放的安全性值得考慮，比如：“黑客”的攻擊便給電子檔案存在帶來極大的威脅，從而導致數據丟失，后期的彌補仍是一個不可估量的大工程。最后，電子存放的靈活性使得電子檔案存在較多種格式，格式的不兼容導致無法讀取資料，那么電子檔案便沒有了意義，因此與電腦是否兼容仍是一個不可忽視的因素。

二、新形勢下公證處公證檔案管理和維護問題的優化策略

（一）建立健全完善的公證檔案管理和維護規章制度

正所謂無規矩不成方圓，而近年來在進行公證檔案管理和維護作業過程中，其作業質量始終未能達到預期作業目標的根本原因在于，管理和維護規章制度的缺失，尤其在當前多元化市場競爭環境下，管理規章制度的不科學、不完善導致各項管理和維護作業無法落實到實處，而要想從根本上有效地改善當前管理和維護作業問題，一方面公證處需根據自身發展實況，制定科學合理的管理與維護制度，在確保各項管理維護工作落實到位的基礎上，使管理和維護人員能明確自身職責，在開展相關作業過程中，能保證各項作業落實到實處，另一方面公證處還要結合實際情況，采用定崗、定機、定人機制，規避各種隨意變動問題產生的同時，以此不斷地強化公證處基層管理能力，為公證處正常生產奠定良好基礎。

（二）加強對公證檔案管理重要性的宣傳力度，提高對公證檔案管理工作的重視

公證檔案管理作為公證處管理的重要組成部分，其管理工作質量和工作效率對公證處發展而言也具有一定影響，而為實現公證處可持續發展的目標，確保公證檔案管理工作落實到實處是極為必要的。通過上述分析可知，管理人員對于公證檔案管理工作的不重視是影響公證檔案管理工作效益的重要因素，為有效地改善當前管理現狀，一方面基層產業機構需加大對公證檔案管理重要性的宣傳力度，在不斷提高人們對于“檔案”高度認知的同時，為公證檔案管理工作的順利開展奠定良好基礎，而另一方面公證處還需加強對公證檔案管理工作人員的教育力度，在不斷增強公證檔案管理人員工作責任感和使命感的基礎上，為預期管理目標的實現創造良好條件。除此之外檔案管理人員對檔案進行嚴格檢查，凡不符合立卷要求的重新整理。隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶等聲像檔案，應在每盤磁帶上注明當事人的姓名、內容、檔案編號、錄制人、錄制時間等，逐盤登記造冊歸檔 ，檔案及時登入歸檔登記簿。為了保密，可把密卷保存的檔案單獨編制案卷目錄。歸卷的公證材料齊全完整 ，對破損的材料要修補或復制，歸卷的公證材料數量是否合適，材料數量太多則酌情分卷，反之則合卷。

（三）不斷地優化和完善公證檔案管理模式

在公證處行業制度建立新的運行機制和管理模式的同時，既要保證公證行業的國家性，也要體現公證專業的服務性。在此基礎上，優化公證服務，適應市場經濟的發展，與國際公證行業接軌，讓公正行業健康有序的發展。在當前公證處規模和數量持續增加的新產業時代背景下，檔案的形成過程較為繁瑣，且形成數量也較為龐大，為從根本上有效的提高管理的科學性、高效性和有效性，不斷地優化公證檔案管理模式和管理手段也是極為必要的。為有效地解決上述問題，將檔案信息化納入到工作日程中，為公證處的檔案部門配置專門的信息化設備，是現階段提高公證檔案管理信息化水平，促進公證處進一步發展的重要戰略手段。

（四）基于先進信息技術實現公證檔案優化管理

在信息化條件下，互聯網的廣泛應用在便捷人們日常生活，提高企業生產質量和生產效率的同時，基于先進信息技術對公證檔案進行管理，還可從根本上改善傳統管理問題，提高資源管理質量和管理效率，最終切實保障公證檔案自身效益的充分發揮。根據大量調研數據分析可知，在進行公證檔案管理過程中，將信息化技術與公證檔案管理相結合，即基于當下先進的信息技術搭建公證檔案管理系統，在一定程度上可為人性化管理目標的實現創造了良好條件。除此之外，在進行公證檔案管理過程中，還可在了解主營業務開展實際情況的基礎上，對人員進行合理化分配，從而保障了其自身專業能力的充分發揮。

（五）充分協調存放成本與存放空間的平衡點

為了更加有效的發揮空間利用率，對文件及時恰當的歸檔是必不可少的。需要歸檔的文件必須科學完整，每個方面都要有所涉及，但是卻不能拖拉，應該高效的予以完成，否則會造成歸檔文件的雜亂和積壓，浪費空間的利用率。而且需要歸檔的文件必須優質有價值，并不是所有的文檔都值得保存，選取反映單位主要職能和特色的、有歷史真實樣貌且有價值的文檔分類保存，可以充分減少所占用的空間。此外，貫徹實施“以我為主”的歸檔原則，以上級單位形成的文件為主，對于類似重復的公文或者是雜亂無章的公文予以標準化、規范化，明確立案歸檔文件的重點并進行合理分工，減少文件的重復率和冗長度，提高檔案的利用效率，節約存放空間。只有將存放空間物盡其用，才能最大限度的節約存放成本，平衡兩者的關系。

（六）合理靈活地運用電子檔案管理

雖然檔案電子化管理全面普及仍然不成熟，但檔案電子化已經是勢在必行。電子檔案管理所需要的成本高昂，但從另一個角度來看，檔案電子化在一定程度上方便管理，免于受潮、受熱、蚊蟲啃噬的威脅，而且無紙化的操作節約了大量紙質費用，避免了資源的浪費。再者，檔案電子化可以避免因工作人員的失誤造成文件丟失的情況，及時的文件傳輸，不僅便捷而且安全，大大減少了人力、物力以及財力的使用。基于長遠目標綜合來看，全面實行檔案電子管理的成本并非特別高昂，對檔案文件的管理是有益處的。因此，應加強對電子化檔案的管理，確保其安全性，運用現代化手段，防止檔案信息被竊取。同時增強網絡格式的可接納程度，對電子化網絡加以改革，以便更充分的發揮其潛在的巨大作用。

（七）依據企業發展需求進行軟件的開發與應用

在信息化產業時代背景下，計算機技術的廣泛應用在提高企業生產質量和生產效率的同時，將其應用于公證檔案管理，從某方面而言，也能有效地提高管理質量和管理效率。就目前來看，高效便捷的管理平臺的應用，不僅提高了公證檔案管理的工作質量，與此同時也為有效化管理目標的實現創造了良好條件。在將信息化管理應用到企業管公證檔案管理中，為減輕管理負擔，節省管理時間，企業科研部門需依據企業發展需求進行軟件的開發與應用，讓員工的一系列事務管理都可通過該系統進行監管，并將員工管理績效與工資核算相掛鉤，通過一系列的參數設置可以實現員工工資核算的智能化。

三、結語

簡而言之，在當前新市場經濟常態下，公證檔案管理看似簡單卻在公證處發展過程中發揮了重要作用，而由于受諸多不可控因素的影響，公證檔案管理成效預計管理目標之間始終存在一定差距，為此基層產業機構和相關主管部門需以新形勢為契機，不斷的優化公證檔案管理策略，以此為公證處的進一步發展奠定良好基礎的同時，促使公證檔案管理工作效能得到有效提升。

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（作者單位：新疆維吾爾自治區公證協會，新疆 烏魯木齊 830004）