行政事業單位機關實行網上報銷運行分析

摘 要：隨著網絡信息對財務管理的影響，財務業務管理隨之不斷提高，特別近年網絡財務、網絡核算、云財務、網絡報銷等財務管理系統較為流行，同時給財務管理提出了新的要求，文章就行政事業單位網上報銷的運行進行分析。

關鍵詞：行政事業單位;網上報銷;云財務

一、 傳統報銷模式存在的主要問題

（一）財務業務中預算指標和核算系統不能銜接，預算控制難以實現

現階段，財政部門對財政資金使用的時效性要求越來越高，每年5月、8月開展預算資金績效監控評價，年終進行績效自評，合法依規地提高財政資金，特別是項目資金的預算執行情況，實現預算指標對經費使用的實時監控尤其重要。但傳統報賬方式下，由于預算和開支沒有實現對接，無法實時監控預算執行情況，無法實現預算資金的事前監督和管理。

（二）預算支出事項通過紙質方式記錄，煩瑣低效

傳統方式下，主要依靠財務人員登記記賬本和單位自設輔助賬、報賬人公務卡等方式掌握分管經費的使用情況，目前雖然會計電算化程度比較高，但會計核算和會計監督主要表現在事后統計表和事后監督。這種財務管理，對預算資金執行率的實時控制和對超預算支出的預警、無預算的無序開支等要求均無法實現。

（三）憑證錄入和記賬不及時，預算執行數據滯后

單位資金量較多的情況下，財務人員審核單據、憑證錄入等工作量大，若月末或年末報賬較集中時，會出現憑證錄入不及時，導致報表和預算執行情況統計不及時或數據不準確，無法給單位領導及時提供決策依據。

（四）出納手工核對銀行賬目，費時費力

傳統方式下，出納只能用EXCEL表格導出銀行日記賬和銀行對賬單，利用EXCEL表格的功能手工核對銀行賬目，在資金流量大的情況下，特別是實行零余額管理的財政資金，流水賬對賬困難多，效率低。

二、 網上報銷模式的優勢

（一）提升了報銷流轉效率

傳統報銷方式下，受各方面因素影響，單據流轉時間長，效率低下，經辦人還要給領導匯報并簽字。網上報銷時，報銷人員按照預設的標準化電子單據提交申請，原始單據在網上傳送，系統根據金額預設領導線上審批，可以大大減少報銷審批等待時間，提高報銷效率;同時，電子單據中已有的數據信息，財務審核后直接提取記賬，減少了傳統模式下的重復錄入，提高財務處理效率。

（二）加強了預算控制和反饋

傳統報銷模式下，難以實時掌握審批事項預算執行情況，超預算、超范圍事項無法提前預知。網上報銷時，設置了預算實時監控管理，按照年度預算設置了預算額度和指標，根據職能設置了開支范圍，超預算事項在單據填報時即無法進行錄入，確保預算嚴格執行，同時便于領導隨時掌控部門預算經費執行進度。

（三）加強報銷標準的管理

傳統模式報銷，當事人、報銷人對各類報銷標準掌握不是很準確，超標準現象時有發生（如住宿標準，伙食補助標準及出差天數、培訓會議日期時段等）。網上報銷時，設置了按職務不同的住宿標準和伙食標準，以及可乘坐的交通工具，若超標準，系統進行預警，確保了依規依標準報銷經費。

（四）提升財務管理水平

傳統報銷方式下，業務發生后報銷、核算、記賬，財務信息反饋滯后。網上報銷時，財務事項的按程序流轉，報銷流程即時運行，財務信息得到實時反應，傳統的靜態財務報表數據被實時的財務動態數據更新，大大提高了數據統計、預算控制、績效監控、財務預警等財務管理方法的有效性、及時性，實現財務事項事前、事中和事后監督;各經費主體管理單位隨時掌握本部門的預算進度和開支內容等情況。

三、 網上報銷流程

網上報銷流程分為報賬人員網上填寫電子報賬單、財務人員預審、財務負責和分管領導審核、財務人員終審并結算。

（一）網上填寫電子報賬單

發起部門的報賬人登錄網上報銷系統，依據本部門的業務事項和項目資金，填寫相應的電子報賬單。填寫時需要注意分清經費支出的預算指標，項目經費嚴格依照項目預算安排支出。電子報賬單填寫完畢后，使用計算機外儲設備（高拍儀）掃描原始單據，提交部門負責人進行預審。如有些經費涉及多個部門，系統轉入其他部門進行聯審。

（二）各級領導審核

目前，各行政事業單位會計電算化全覆蓋，現一些單位網上報銷系統中的領導審核，一般是線下審核簽字。基于安全性考慮，領導愿意線下簽字，便于把關原始單據，對有關事項當面詢問報賬人員。同時，網上報銷系統線上簽字的內部控制設計不完美。

線下簽字會因為領導公出等原因無法及時完成，從而導致整個報賬流程效率降低。這也是整個網上報銷系統中最需要改進和提升之處。

（三）財務人員審核票據和預算

財務人員通過網上審核原始單據合法合規性、單據填報的完整性、計算的準確性;審核報銷事項的預算指標是否準確;審核原始憑證是否合法合規等;提供的事前報告、通知、紀要是否的效。若不符合財務要求直接退回，各項財務事項內容合法合規審核無誤后，進行確認，系統自動轉下一個流程節點，根據金額不同，下一節點的財務負責人，進行確認，若已進入金額權限預警，并自動轉分管局領導。

（四）發起部門的負責人和報銷人員及時查看報銷流程

若遇退回，按照退回的原因進行補充和更正，重新提交，報銷流程結束后，打印報銷流程審批單，同網報過的原始憑證交由財務部門，辦理資金結算。

（五）出納付款和登記日記賬

出納人員依據前面流程中審核的單據和原始憑證支付款項，并登記日記賬。對于不符合標準的單據，出納人員可拒絕付款并退回至上一流程。

（六）會計制單

出納業務辦理完畢后，會計根據網報自動生成的憑證，登記賬目，生成記賬憑證，交由會計主管審核。

（七）主管會計審核

主管會計對前面流程的業務進行再審核，無誤后，單據通過;發現問題，退回至相應的流程步驟進行更正。

四、 實行網上報銷模式對單位提出的管理要求

網上財務報銷不僅僅是財務管理信息系統的更新，它對全面加強單位的內部控制提出了更高要求。

（一）重視網絡安全，明確相關內部控制要求

單位推行網上報銷，最重要的是確保網絡安全。財務信息關乎一個單位的經費收入和支出流轉，對信息的安全性要求級別高。推行網上報銷，要求一定嚴格在設置網絡安全墻的內部網絡中運行，結合單位實際需求，首先在安全的基礎上追求系統的最優，制訂網上報銷相關制度或細則，加強系統內部的有效牽制，健全網絡安全日志，嚴格操作人員、報賬員對各自加密口令等身份信息的保密，設置業務管理、權限管理和預警提示防范風險。

（二）精準編制下屬部門預算，實現預算指標和財務核算的有機銜接

為保證網上報銷順利開展，逐一細化下屬部門的預算編制是關鍵。當前，財政資金精準化管理要求越來越高，從預算編制到財務報銷，從項目績效申報、績效監控、績效自評，均需要全程監督。預算編制的精細化，是實現好網上報銷的第一步，根據年度部門預算，結合機關本級實際，做好經費支出事先處室預算設定，實現預算指標和核算系統的完全銜接，確保無預算嚴禁經費支出，超預算預警支出，預算執行緩慢提示加強支出。

（三）對部門和單位報賬員、經辦人的財務知識要求更高

為保證網上報賬順利完成，同時要求報賬員（處室內勤）熟悉預算指標的情況，熟悉經費監控，正確填報電子報銷單，按照過去的報賬程序，這些填報內容均為財務人員，實行網報后，這些工作流程均由報賬員完，這就對各部門和單位的報賬員提出了更高財務管理的要求，要求報賬員具備一定的財務知識，部門預算知識等，熟悉網報流程。

（四）依照業務需求，設計統一的電子單據

網上報銷單據類型一般為借款單、經費報銷單、差旅費報銷單等。目前黨政機關實行公務卡結算，借支現金基本沒有，但提前轉賬預付項目資金還會發生。第一是電子單據設計時第一要考慮報賬人填寫簡潔方便，通過設置財務信息掛接，如：公務卡信息、出差補助標準、審批權限金額預警、報賬員姓名提前預設等，使報賬人選擇部門預算指標一項時，該預算相對應的功能分類、預算年度、資金性質等因素直接鏈接出來，盡可能減少需要報賬人過多選擇財務信息，減少出錯概率。第二是要便于財務信息提取，提升財務處理效率。第三是預設多部門聯合簽批流程，部分經費須經一個以上部門簽批，流程中應設定自動多部門簽批程序。第四是結合單位OA系統中的事項報告，在保證數據安全的情況下進行鏈接，減少重復錄入事項內容。第五是對于二次以上付款的財務事項，系統應提供再次下載功能，同時提示為第幾次下載。

（五）開展廣泛宣傳，穩步推進

與傳統模式相比，網上報銷方式從線下遷移到線上，整個報銷流程都發生了變化。要求報銷人了解所報銷事項的經費預算出處，熟悉網上填報流程，隨時關注網上報銷進度，及時進行跟蹤。必要時可設定短信提示提醒，減少網報在途時間。

（六）結合單位部門實際，選擇適合的報銷模式

報銷模式主要有以下四種：

1. 全員報銷模式

所有業務處室報銷人員均在線填寫報銷單據，各自使用本人高拍儀，網上傳送本人經手的原始憑證和報銷所需的報告，財務部門按網上報銷流程處理財務業務。這種方式下，網上報銷業務一步到位，但上線需要大范圍多次培訓;若需按人員配置網報所需的高拍儀，目前還存在困難。

同時，處室人員更換頻繁，單據錯誤率高，財務部門工作量短期內會有所增加。

2. 處室報賬員（內勤人員）模式

每個業務處室設置報賬員，一般為處室內勤，使用一臺高拍儀，統一填寫本部門報銷單據，網上傳送原始憑證和報銷所需的報告，財務部門按網上報銷流程處理財務業務。這種方式下，報銷業務逐步推廣，業務處室人員逐步適應;上線培訓范圍小，效果好;財務部門服務對象范圍小，單據錯誤修正、填報問題解答效果好。

3. 全員報銷和處室報賬員（內勤人員）模式

每個業務處室固定一名報賬員，使用一臺高拍儀，業務發生后由報賬員統一以經辦人（報銷人）名義登錄網報系統，填寫本部門報銷單據，網上傳送原始憑證和報銷所需的報告，財務部門按網上報銷流程處理財務業務。這種方式下，優點同“處室報賬員（內勤人員）模式”，缺點是安全問題，因個人用戶名公開化，若發生差錯，責任有時難以界定，容易在同事之間形成誤會。

4. 審核會計代填報銷單模式

所有業務處室報銷人員提交紙質報銷單據給審核會計，審核會計在線填寫報銷單據，財務部門按網上報銷流程處理財務業務。這種方式不改變目前單位報銷模式，培訓范圍小;單據錄入工作前移，憑證自動生成;實時控制預算;單據填寫錯誤率低。但這種模式仍然同于過去的報銷模式，財務人員工作量大，勞動強度高。

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作者簡介：

李紅華，新疆維吾爾自治區市場監督管理局。