談財務共享中心建設

王靜

摘 要：財務共享中心作為近年來出現的新型財務機構，有些單位已經建立或在準備建立當中，本文從實際操作出發，探索了財務共享中心建立的趨勢、方法、可能遇到的問題和發展方向，以期解除財務人員的困惑，和對財務機構的變動提出參考。

關鍵詞：財務共享;建設;信息化

一、為什么要建立

財務共享中心是近年來出現的新型財務機構，它將原來財務部職責范圍內的核算單獨剝離出來，是專門進行記賬、資金收支和編制報表等基礎財務工作的機構，它的產生有時代發展的趨勢：

大數據時代，數據傳輸的實時和大量數據的可集成存儲、應用、分析使得財務突破了地域限制，集團內部不同地理單位的財務數據可以通過網絡實現集中和調用。

網銀普及，使得原來開具支票的業務改變為網銀收支，省去了經辦人員在單位和銀行之間來回跑的步驟，而且資金收支更加快捷、更加安全。

精益管理的要求，集中整合可標準化處理的會計基礎業務，將相同業務進行統一規范，將同一規范的業務更高效的處理，有利于內部控制的實施，節約業務處理成本，提高辦事效率，提升財務信息質量。

無論是技術層面還是管理層面，財務共享中心都是順應時代發展的要求產生的，目的是讓專業的更規范，讓規范的更高效。

二、如何建立

機構的建立離不開人力物力的配備，建立財務共享中心也一樣。

第一，集中財務人員。財務人員的集中可以有三種方式：物理集中、云集中、二者結合。物理集中是把集團內部不同地理單位的財務人員集中到一個地點辦公。這種方式的優點是便于財務共享中心的機構管理和財務人員的溝通，便于與財務共享中心相關的單位和部門辦理業務;缺點是部分財務人員不愿意搬遷帶來的轉崗人員流失。云集中是把集團內部的財務數據集中，不同地域的財務人員根據權限劃分從數據庫云端進行數據調用。這種方式的優點是不影響財務人員的現有生活模式也可以實現財務共享工作，缺點是不利于機構的統一管理，財務人員之間、財務與業務部門之間的交流不夠直接。二者結合的方式是較小區域內物理集中，而較大區域內云集中，比如集團內部省會里不同單位物理集中，而同一地級市區域內不同單位云集中的方式。這種方式的優點是靈活選擇便于實現，缺點是機構管理方式較多。

第二，劃分財務共享中心核算區域。財務人員配備以后，進行核算區域的劃分，有兩種劃分方式：按單位劃分、按業務類型劃分。財務共享中心集中了原來多個單位的財務核算工作，按單位劃分是分配財務人員對應做哪些單位的財務核算，甚至可以讓原單位來的財務人員繼續做該單位的財務核算。這種方式的優點是能夠盡快推動財務共享中心的運行，缺點是不利于業務統一規范。按業務類型劃分是打破單位的限制，按收入、成本費用、資產、工程、稅金、出納、報表等業務類型進行劃分，分配財務人員對所有單位的同一類業務進行處理。這種方式的優點是實現了財務共享的真正意義，集中整合可標準化處理的會計基礎業務，將相同業務進行統一規范;缺點是流程梳理和規范需要時間，推廣需要業務部門支持，財務人員長期處理同類業務不利于內部控制和人員培養。實際操作過程中可以將按單位劃分作為過渡，逐漸理順到按業務類型劃分。

第三，信息系統支持。這是關鍵的一環，工欲善其事，還需先利其器。從業務處理需要和建設架構上看，較為完善的信息系統需要包含四個系統：影像系統、財務核算系統、銀企互聯系統、兼容系統。兼容系統是指財務核算系統與其他相關業務處理系統的接口、傳輸和調用，比如與資產系統、物資系統、人資系統、辦公系統等的兼容。以報賬為例，業務部門經辦人員將報賬資料掃描錄入影像系統開始網絡審核，同時系統對應生成條碼粘貼在紙質資料上以便歸檔備查;經過業務部門審核以后的報賬資料傳到財務核算系統，會計生成憑證后傳遞審批，財務共享中心審批完以后傳遞到出納，出納在銀企互聯系統進行資金支付;資金支付完成以后對應傳遞到兼容系統，兼容系統對應資產系統的固定資產卡片登記、物資系統的賬實核對、人資系統的經辦人員信用評價績效兌現、辦公系統的數字化歸檔等。

第四，理順規范業務流程，包括內部流程、外部流程。財務共享中心內部應建立工作規范，對憑證流轉、銀行余額調節表編制、報表編制、檔案裝訂等工作的時間、流程及標準進行規定。外部流程方面，因原來各單位具體實施上略有不同，比如使用的費用報銷單格式不一樣，有的單位報銷住院慰問費附住院證明而有的單位不附，財務共享中心應發出業務指導書，標準化業務前端傳遞的資料，統一規范要求，理順業務流程，才能加強內部控制，加快處理效率，為財務共享中心長遠的提升發展打下基礎。

三、建立的難點及解決措施

在財務共享中心建立的前期，難點在于財務共享中心職責從財務部中的剝離，以及理順業務流程。解決的措施：首先，需要從機構設置上明確財務部和財務共享中心的定位，哪些劃分為管理類工作，哪些劃分為基礎核算類工作。其次，需要明確某一類工作劃分的程度，比如報表工作，審批和對外披露劃分到哪個部門，編制劃分到哪個部門。再次，需要明確工作劃分的結點，比如持續施工的某項工程，按支付進度按工程進度還是按時間，從什么結點開始由財務共享中心承接辦理。每項工作都需要財務部和財務共享中心進行良好的溝通、深入細致的分析和周全的考慮，理清和明確職責范圍，既要避免以后工作出現推諉兩不管或者重復勞動，又要讓管理和核算順暢協作，保證集團內部各項業務持續正常運轉。

在財務共享中心運行后，內部控制的完善和加強成為難點。財務共享中心為集團內部很多單位報賬，但財務共享中心與各單位是獨立的機構，并不了解各單位的實際情況。比如，報銷一些人工費用時，財務共享中心無從判斷費用中是否包含了不應由各單位承擔而應由勞務派遣單位承擔的費用;不同工齡員工的報銷比例不同，財務共享中心無從判斷員工的工齡。解決的措施：首先，要明確事權財權的劃分，業務部門事權的審批要完善，對業務該不該發生、該發生多少負責;財務共享中心財權的審批也要完善，對報賬資料的完備、資金收支安全負責。其次，財務共享中心要發出同類業務的標準化處理規范完善加強內部控制，比如要求人工費用報銷需附與勞務派遣單位簽訂的合同、人資部確認的員工工齡單據。

信息系統的兼容和安全性，是財務共享中心長期運作中的難點。財務共享中心現有的影像系統、財務核算系統、銀企互聯系統通常能夠實現報賬單據規范化、審批流程電子化、信息傳遞自動化、收支實時化，但停留在財務共享中心的數據要變為各業務部門能夠便利使用的信息，還需要財務核算系統與各業務部門系統的兼容。解決的措施是集團內部信息部、財務共享中心、相關業務部門、外部軟件公司長期的溝通協調和合作，一方面對原有的信息系統不斷的升級改造，一方面在建立新信息系統時就統籌考慮。信息系統還需做好訪問系統人員的使用權限的劃分和安全保密等。

四、未來的發展

大數據時代，信息化自動化的發展日新月異，財務共享中心的工作也會隨著技術的進步越來越迅速高效。也許在不久的將來，財務共享中心的工作能夠實現一體化、一站式和無紙化。比如付款方面，業務部門報賬人員將標準化表單及附件資料錄入系統，系統就可以自動帶入會計科目生成憑證，財務人員僅復核，財務共享中心審批后，系統自動付款;收款方面，系統收到銀行進賬信息自動檢索資金來源并與銷售合同匹配，同時通知營銷部確認后，系統自動生成憑證，財務共享中心復核入賬。系統與銀行自動對賬，自動生成報表，自動與兼容系統傳遞信息，全過程甚至在手機上就可以辦理及查看。

將現在消耗大量時間精力的審核資料、選擇會計科目、清理核對工作交給計算機的人工智能去做，財務人員僅進行復核，以及處理不能模式化的業務。財務共享中心在解放單一重付勞動的基礎上，向數據監控、預警、利用和分析轉型，分析財務數據反映的經營趨勢，提出改進方法，為決策提供參考，將財務從事后記錄改變為事前指引，促進業財融合。

參考文獻：

[1]張慶龍 張春喜，財務共享服務中心的信息化建設研究[J].財務與會計，2012.

[2]張慶龍 聶興凱，財務共享服務中的流程再造與流程管理[J.]財務與會計，2012.

[3]文一墨，會計信息化邁向云時代[J].財務與會計，2012.