淺談婦幼保健機構檔案管理體系創建路徑選擇
——以海南省婦幼保健院為例

文·張娟

（作者單位：海南省婦女兒童醫學中心）

隨著醫改的持續推進，公立醫院改革進入深水區，越來越多的醫療機構開始意識到，檔案本身具有的“利用和保存價值、長遠和現實價值、情報和憑證價值”對醫院文化內涵建設的重要性。[1]但鑒于區位、歷史因素導致的區域醫療體系發展不平衡，使得某些中西部地區的醫院檔案管理體系一直未得以有效建立。本文以海南省婦幼保健院為例，闡述婦幼保健機構檔案管理體系的創建路徑選擇。

一、問題分析

（一）綜合檔案管理職能缺位且館庫不合規

海南省婦幼保健院作為一所公立醫療機構，工作重心一直放在醫療質量的提升上，而對檔案管理工作重視不夠。主要體現在醫院機構設置上，一方面在醫院的機構編制方案中，沒有專門成立檔案管理機構來負責檔案工作；另一方面，檔案管理職能體現在一級科室或二級科室的設置中。這就導致檔案工作既多部門管理、多部門負責，又無部門管理、無部門負責，檔案管理職能實質嚴重缺失。從硬件方面來看，一是庫房不符合檔案存放標準，全院只有一間庫房，不利于檔案分區存放；二是庫房位于未作承重處理的普通樓層中間部位，不符合檔案建筑設計規范要求；三是沒有配置鐵門鐵窗等必要庫房防護設備。

（二）檔案管理制度陳舊且檔案意識不強

醫院現有的檔案管理制度還是十幾年前制定的，內容老化，很多歸檔細則已有悖于最新的國家和省級檔案歸檔規定，如電子文檔管理制度缺失，設備檔案歸檔設置金額過低等。另外，醫院領導層對檔案關注度不夠，對檔案信息化推行動力不足。職能部門員工對檔案收集意識不強，對部門檔案歸檔范圍了解不清晰明確，對檔案利用制度的執行不嚴謹，檔案用后不還的現象時有發生。

（三）檔案管理人員配置不足且素質不高

作為擁有職工千余人的醫院，檔案管理人員明顯配置不足。一是全院未配備專職檔案管理人員；二是產生大量檔案的行政部門，如醫院辦公室、人力資源部、保障部、科研科、財務科等均沒有專人負責收集整理各類檔案。由于兼職檔案管理人員培訓不到位且時常更換，導致人事檔案、專業技術檔案、文書檔案、會計檔案、實物檔案以及聲像檔案等的收集、分類、整理、鑒定、保管、利用、統計等工作都處于低水平狀態，專業技術性不強。

二、路徑選擇

（一）完善檔案管理職能，明確檔案室功能定位

為了充分履行檔案職能，在醫院內部機構頂層設計時，應將檔案室作為一個獨立的科室進行設置。同時，要考慮到婦幼保健機構作為醫療機構，以及后續檔案室庫房選址，空間大小與布局，人員配備等工作的開展[2]。首先需要對擬建設的檔案室功能進行清晰定位，即檔案室只容納行政事務性檔案，還是既包括行政事務性檔案，又包括病歷檔案等其他門類檔案。從該婦幼保健院具體情況來看，由于醫院已經有病案室，所以檔案室職能中只包括行政事務性檔案，即主要由文書檔案、人事及專技檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、科研檔案、聲像檔案、榮譽類檔案以及電子類檔案組成，更利于檔案室的專項建設。

（二）完善檔案室硬件設施和檔案管理制度建設

硬件建設是檔案室履職的前提，要按檔案存放標準配備庫房和庫房設備。同時，要吃透國家、省級檔案制度精神，熟悉檔案行業技術標準、規范，及時修訂、完善檔案歸檔、利用細則，加強檔案管理制度建設。

（三）完善人力資源配備，合理搭建人才梯隊

由于醫院尚未建立專業的檔案管理隊伍，可以考慮通過聘請退休檔案專家或外院經驗豐富的檔案管理者作為顧問指導檔案管理工作。同時，從行政職能科室內部抽調人手，盡快組建綜合檔案室。通過院外專家的傳幫帶，盡快上手，早日啟動檔案管理工作。此外，在行政職能科室設置固定的兼職檔案管理員，負責本部門檔案資料的收集、整理、歸檔、移交工作。為了穩定檔案管理人員隊伍，對兼職檔案管理員在年度考核和職稱晉升時予以加分激勵。

（四）檔案內部整理與檔案服務外包結合并行

醫院檔案種類繁多，不同類別檔案有不同的整理規范，因此需要對不同類別的檔案加以甄別、分類整理。由于檔案室的人員配置有限，千人以上的醫療單位檔案室只配備1-2個全職檔案管理人員。為了對長期混亂失序狀態下的檔案進行搶救性保護，有必要對部分類別檔案進行外包服務，通過購買社會服務，邀請專業的檔案公司來進行統一整理，例如基建檔案和設備檔案。但是，對于人事檔案以及涉及到全省婦女兒童關鍵信息的特色文書檔案，則應盡量使用內部人員整理方式。二者并行，可以有效促進醫院檔案工作發展。

（五）提升檔案意識，培養檔案素養

目前，全國開設檔案學或圖書館學專業的高校不多，所以檔案管理人員主要靠單位自己培養。除了老帶新外，還要依托培訓。從培訓內容看，一是加強檔案室從業人員的政治素質培訓，包括服務意識和保密意識；二是對檔案管理員提供檔案素養和業務知識培訓，對兼職檔案管理員進行相應的存檔規范培訓。從培訓途徑看，一是實體培訓，即為全職檔案管理員提供國家級或省級檔案部門組織的各類專業培訓，再由全職檔案管理員組織對院內行政人員的檔案管理培訓；二是利用網課等形式進行網上培訓；三是從實踐中求真知。一方面向在檔案管理方面走在前列的部門取經，另一方面在實際檔案整理中學習研究、發現問題、討論問題、解決問題。

（六）按重點、分模塊有序推進各專項檔案整理

由于婦幼保健機構的檔案整理是一個從無到有的過程，所以所有類別的檔案整理不可能一蹴而就。基于此，醫院應該制定一個檔案推進計劃，有重點、分模塊地有序推進檔案整理工作。一是首先確保人事檔案和專技檔案的整理。因為這兩種檔案職工利用率最高，職稱晉升、入編、調動、退休、三甲評審等都需要，同時與職工的關系也最緊密。二是加強文書檔案的整理。院史的編撰以及每年度上級主管部門的檢查考核監督都離不開文書檔案，重要性不言而喻。作為婦幼保健機構特色的全省婦女兒童數據管理，以及全省性大型項目進展要單獨立卷，保密處理。三是設備檔案和招投標檔案需要同步進行，因為這兩種檔案有交叉和相互重疊部分。四是電子文件的歸檔跟隨醫院OA系統流程同步進行，確保電子檔案的及時可溯。五是與時俱進，適時推動檔案信息化建設。

隨著醫改的持續推進，“互聯網+”在醫療行業的深入發展，醫院的管理模式進入到一個嶄新時代。婦幼保健機構的檔案管理也要與時俱進，乘勢而上，在完成基本的體系建構后，充分運用“互聯網+”檔案管理的思維，優化檔案資源，提升檔案資源的便捷性、安全性和服務性，實現檔案管理的新突破。