基于供給理論的高校圖書(shū)檔案管理服務(wù)問(wèn)題與對(duì)策

文·尹明山

（作者單位：山東建筑大學(xué)）

在供給理論中，供求的第一性質(zhì)是判別供給學(xué)派的基本標(biāo)準(zhǔn)，正如同物質(zhì)和意識(shí)的第一性質(zhì)是判別唯物和唯心主義的基本標(biāo)準(zhǔn)一樣。即使供給理論發(fā)生變化，也會(huì)首先創(chuàng)造新的供給和新的供求關(guān)系。高校圖書(shū)檔案管理服務(wù)中同樣存在供需結(jié)構(gòu)性的矛盾，讓高校圖書(shū)館的供給側(cè)短缺日益加劇。筆者在檔案管理領(lǐng)域中引入供給理論的思想，以嶄新的角度分析高校圖書(shū)檔案管理服務(wù)工作中的種種問(wèn)題，并針對(duì)性地提出改善高校圖書(shū)檔案管理服務(wù)能力的有效措施。

一、高校圖書(shū)檔案管理服務(wù)存在的問(wèn)題

（一）館藏資源供給不足

一是無(wú)法充分收集按照《圖書(shū)檔案管理制度》應(yīng)接收的檔案。許多高校圖書(shū)館館藏率低，電子檔案收集難度大，檔案的質(zhì)量參差不齊。尤其是科研檔案因種類(lèi)繁多、成形時(shí)間跨度大更難歸檔。二是數(shù)字檔案資源匱乏。許多高校還未進(jìn)行檔案數(shù)字化工作，即使正在進(jìn)行的其進(jìn)程也過(guò)于松散、緩慢。

（二）人力資源供給缺乏

一方面，與數(shù)量龐大的在校師生相比，書(shū)館專(zhuān)職從事檔案管理的人員更為稀缺，在人力資源配制上呈現(xiàn)出捉襟見(jiàn)肘的態(tài)勢(shì)。最近幾年，高校圖書(shū)館自我優(yōu)化人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的趨勢(shì)，使得計(jì)算機(jī)和管理專(zhuān)業(yè)的人才在圖書(shū)館招聘中越來(lái)越受青睞。然而，短期內(nèi)即使是通過(guò)招聘，也很難彌補(bǔ)圖書(shū)館人力資源的缺口，專(zhuān)業(yè)知識(shí)背景過(guò)于單調(diào)的現(xiàn)狀難以改變。另一方面，讓非專(zhuān)職人員從事高校圖書(shū)館的檔案管理工作，雖然可以在一定程度上緩解圖書(shū)館人力短缺的壓力，但充分、綜合、有效地利用館內(nèi)外人力資源依然困難重重。

（三）管理能力供給疲弱

微觀(guān)管理行為和宏觀(guān)管理理念合成了高校圖書(shū)管理能力。在微觀(guān)管理行為方面，高校圖書(shū)館的問(wèn)題是，一是沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)行的管理規(guī)章制度。高校圖書(shū)館從事檔案收集、移交和整理工作的大都是兼職檔案員。圖書(shū)館與兼職檔案員之間不存在強(qiáng)制性勞動(dòng)合同，其約束性和穩(wěn)定性的薄弱導(dǎo)致了檔案工作效率低及質(zhì)量良莠不齊。二是很多圖書(shū)館內(nèi)沒(méi)有提供用戶(hù)反饋和溝通功能，使得用戶(hù)與圖書(shū)館之間缺失了互動(dòng)環(huán)節(jié)，阻礙了圖書(shū)館精確把握檔案用戶(hù)服務(wù)需求的路徑，難以提供有針對(duì)性的檔案服務(wù)。三是圖書(shū)檔案的集中統(tǒng)一管理受到了學(xué)區(qū)分權(quán)的影響。目前，高校的合并之舉，對(duì)于高校圖書(shū)管理技術(shù)、能力與意識(shí)提出了新的挑戰(zhàn)。由于校區(qū)分散，一些高校圖書(shū)館暴露出多校區(qū)管理能力不足的弱點(diǎn)，使得圖書(shū)檔案管理服務(wù)能力難以滿(mǎn)足需要。高校圖書(shū)檔案管理服務(wù)的宏觀(guān)管理理念缺失則主要體現(xiàn)在定位不明確，不能在橫向和縱向上、在高校內(nèi)外綜合考慮時(shí)間與空間因素，以滿(mǎn)足現(xiàn)在和未來(lái)的用戶(hù)需要。有些高校圖書(shū)館的自我定位過(guò)于單一或籠統(tǒng)，有些圖書(shū)館的服務(wù)只限于高校內(nèi)部，削弱了其向社會(huì)中宣傳高校文化的傳播力，阻礙高校圖書(shū)館社會(huì)地位的提升，進(jìn)而影響其服務(wù)水平。

（四）技術(shù)供給老化

圖書(shū)檔案管理服務(wù)的具體形式應(yīng)隨著技術(shù)的進(jìn)步而不斷變化。傳統(tǒng)的圖書(shū)檔案管理服務(wù)模式已經(jīng)進(jìn)入了供應(yīng)老化階段，成熟期形成的過(guò)剩供給不能在短時(shí)間內(nèi)消化，老齡化供給又不能創(chuàng)造新的需求，因此總體需求數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出逐步下降的態(tài)勢(shì)。一般來(lái)說(shuō)，高校圖書(shū)館需要提供新的供給或優(yōu)化傳統(tǒng)的供給，以滿(mǎn)足用戶(hù)日益增長(zhǎng)的服務(wù)需求。

（五）資金供給渠道單一

高校圖書(shū)館的主要經(jīng)費(fèi)來(lái)源是來(lái)自學(xué)校的財(cái)政撥款。財(cái)政撥款的不充足，直接影響了圖書(shū)檔案數(shù)字化進(jìn)度以及工作者的積極性，最終體現(xiàn)在高校圖書(shū)檔案管理者的服務(wù)能力上。而通過(guò)優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)獲得募捐以應(yīng)對(duì)經(jīng)費(fèi)不足雖不失為一種有效方式，但目前具體實(shí)施尚有難度。

二、供給理論下的高校圖書(shū)檔案管理服務(wù)提升策略

（一）改善資源供給體系

檔案資源的積累是高校圖書(shū)檔案管理各項(xiàng)工作的開(kāi)端，是高校圖書(shū)檔案管理服務(wù)的基礎(chǔ)，檔案服務(wù)的水平與資源建設(shè)的質(zhì)量息息相關(guān)。高校圖書(shū)檔案管理服務(wù)質(zhì)量的保障控制，應(yīng)從保證檔案資源質(zhì)量入手。一是積累常規(guī)檔案資源，保證質(zhì)量和數(shù)量，即高校圖書(shū)館按照檔案管理制度的規(guī)定，及時(shí)將檔案資料歸檔。二是提升數(shù)字化建設(shè)速度，建立遠(yuǎn)程檔案服務(wù)資源共享平臺(tái)，并投入使用。

（二）優(yōu)化人力供給結(jié)構(gòu)

供給預(yù)測(cè)是組織人力資源規(guī)劃的指導(dǎo)方針，它能預(yù)測(cè)將來(lái)時(shí)間點(diǎn)內(nèi)外部勞動(dòng)力市場(chǎng)包含的質(zhì)與量以及人員構(gòu)成。在一些極端的人力資源稀缺情況下，快速精準(zhǔn)地計(jì)算出所需的新資源量和對(duì)知識(shí)結(jié)構(gòu)要求是至關(guān)重要的。高校圖書(shū)館的人力資源包括高校圖書(shū)館內(nèi)部的檔案人員和圖書(shū)館外的各種工作人員。為提高圖書(shū)檔案管理服務(wù)能力，應(yīng)優(yōu)化館員供給結(jié)構(gòu)，補(bǔ)充非館員供給結(jié)構(gòu)，依據(jù)高校圖書(shū)館的發(fā)展目標(biāo)和圖書(shū)館的實(shí)際情況，科學(xué)規(guī)劃圖書(shū)館的組織結(jié)構(gòu)，合理配置一些專(zhuān)職人員，以緩解目前的人力資源壓力。

（三）提高管理供給效率

要提高高校圖書(shū)檔案管理的服務(wù)能力，必須從微觀(guān)管理行為和宏觀(guān)管理理念兩方面提高檔案管理的供給效率。戰(zhàn)略、定位、地位是依次遞進(jìn)的決定關(guān)系。定位對(duì)于戰(zhàn)略的落實(shí)和地位的確立具有決定性影響，明確的定位可以避免發(fā)展方向的模糊。高校圖書(shū)館的基本定位可以理解為，書(shū)館是學(xué)校內(nèi)部的一個(gè)專(zhuān)職機(jī)構(gòu)，職責(zé)之一是負(fù)責(zé)管理學(xué)校的圖書(shū)檔案，以為師生服務(wù)為目標(biāo)；最高的定位可認(rèn)為高校的圖書(shū)檔案資源屬于全人類(lèi)的精神財(cái)富。高校圖書(shū)館應(yīng)充分發(fā)揮其價(jià)值，提供圖書(shū)檔案為社會(huì)服務(wù)。

（四）改善技術(shù)供給方式

在科學(xué)技術(shù)不斷變化和發(fā)展的過(guò)程中，高校圖書(shū)館需要緊跟科技進(jìn)步的腳步，提供新型信息供應(yīng)手段或優(yōu)化傳統(tǒng)的信息供應(yīng)手段，以滿(mǎn)足用戶(hù)日益增長(zhǎng)的服務(wù)需求。在提高高校圖書(shū)館服務(wù)水準(zhǔn)建設(shè)中，可采用閉環(huán)模式，即以用戶(hù)對(duì)檔案利用的目標(biāo)為起點(diǎn)，遠(yuǎn)程傳送檔案信息供用戶(hù)使用。高校圖書(shū)館遠(yuǎn)程閉環(huán)服務(wù)的實(shí)現(xiàn)，需要以數(shù)字檔案資源為基礎(chǔ)，以檔案遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)為依托。此外，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)還能夠從大量的初始數(shù)據(jù)中挖掘出有價(jià)值的信息，將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)融入檔案閉環(huán)管理中，將更有利于提高圖書(shū)檔案管理服務(wù)的效率水平。

總之，高校圖書(shū)檔案管理服務(wù)的主要問(wèn)題是“供”的服務(wù)與“需”的匹配之間的矛盾，而矛盾的主要方面在于前者。在“新供給創(chuàng)造新需求”的嶄新理念之下，應(yīng)從改進(jìn)效率，優(yōu)化結(jié)構(gòu)、完整體系、更新技術(shù)等方面加以改善，以助推高校圖書(shū)檔案管理服務(wù)能力的提升。