關于原生電子檔案資源建設的思考

文·謝洋

（作者單位：山東省檔案館）

2019年12月，山東省檔案館順利通過“全國示范數字檔案館”測試驗收，成為全國第二個通過“全國示范數字檔案館”測試的省級國家綜合檔案館。在整個測評過程中，原生電子檔案移交接收進館作為數字檔案館的一項測評內容，受到省檔案館“全國示范數字檔案館、室創建工作專項小組”的高度重視。筆者作為檔案接收征集工作人員，有幸參與了數字檔案館創建過程中原生電子檔案移交進館工作，獲益良多。結合這次原生電子檔案移交進館工作經歷，筆者想對原生電子檔案概念界定、理論與實踐中產生的矛盾、管理重點以及現實價值做一些思考與探索。

原生電子檔案的概念產生時間不長，不但許多普通人對其認知不足，就連一些專業檔案人員，都對其概念模棱兩可。更有甚者，干脆將原生電子檔案與電子檔案混為一談，直接影響到檔案規范化管理工作的準確性。

實際上，“原生電子檔案”最早是為區別紙質檔案經過數字化加工后形成的電子檔案（也稱之為紙質檔案數字化副本）而產生的。隨著我國政務信息系統（OA）的推廣，以及紙質檔案數字化加工工作全面鋪開，電子檔案的概念逐漸清晰，參照紙質檔案經過數字化加工后形成的電子檔案相關標準，原生電子檔案的提法因其生動準確，被越來越多的檔案專業人員所接受。但是，相關國家標準（如GB / T18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》）只對電子檔案進行了定義，卻未對“原生電子檔案”進行界定，以致原生電子檔案收集整理工作成為數字檔案館測評驗收的重要內容之后，其概念與內涵依舊含糊不清。

定義原生電子檔案的概念之前，首先需界定其內涵，目前主要有兩種觀點，其一強調文件產生的源頭特征與原創屬性，認為只有機關單位自制文，包括發文與內部文件才具備成為原生電子檔案的條件，而所有通過政務信息系統與辦公自動化系統轉來的電子收文，因其不具備源頭特征與原創屬性，不能作為原生電子檔案予以管理。第二種觀點則強調其產生的方式，認為只要不是通過紙質載體掃描形成，而是直接從信息系統獲取的電子文件，均可歸檔為原生電子檔案。

兩種觀點各有其合理之處，強調文件產生的源頭特征與原創屬性，其內涵的界定更為純粹有序，移交進館時可自動屏蔽各種重復數據，更貼近人們的日常認知。強調原生電子檔案的產生方式，則更方便收集與管理，無需將系統產生的電子文件進行二次分類，有助于減少檔案人員的工作量。

回顧“原生電子檔案”一詞產生的環境背景，顯然第二種觀點更符合其原始內涵。實際上，山東省檔案館原生電子檔案接收工作，正是兼顧了以上兩種意見，以接收立檔單位的自制文為主，同時收取了部分來自政務信息系統的電子收文。基于以上認識與實踐，我們給出原生電子檔案的定義，即具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的具有原始數字屬性的電子文件。

此前因內涵界定不清晰，管理規范與標準不到位，原生電子檔案在各級立檔單位受到的重視程度不盡相同，給檔案館接收工作帶來較多不便。筆者在調研中發現，大多數立檔單位并沒有針對原生電子檔案制定收集與整理規范，運行狀況較好的，能夠將制發電子文件運轉完結后收集刻盤歸檔保存，或者通過政務信息系統進行歸檔整理。但更多單位的管理則較隨意，紅頭、公章、字體、版式、發文稿紙、底稿、附件等均存在不完整、不規范的現象。直接后果就是原生電子檔案作為最原始的電子憑證，其權威性大打折扣。

除原生電子檔案的規范性與完整性的問題，還有一個更大的理論與實踐悖論橫亙在檔案工作者面前，那就是原生電子檔案與紙質歸檔文件難以統一的問題。專業檔案從業者都知道，我國對紙質檔案的管理有著嚴格的規范與要求，編碼蓋章各有標準，成為一份完整檔案的組成部分。但因應用軟件系統以及文件制發方式不同，許多單位的原生電子檔案本身即存在紅頭與公章的缺失現象，其屏幕視覺展現，往往與紙質檔案存在重大差異，更可能缺少紙質檔案具備的完整的檔號章、發文稿紙（收文處理單）、底稿、附件等，使原生電子檔案與紙質檔案在完備性及嚴謹性上存在巨大落差，也直接影響今后檔案進行單套制管理。

新修訂的《檔案法》規定：“電子檔案與傳統載體具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。”盡管我國以法律的形式承認了電子檔案的法律效力，但是，當一份不規范不完整的電子檔案呈現在面前時，它是否可以承擔起與規范完整的紙質檔案相同的法律效力？歸檔保存的大量原生電子檔案價值又體現在何處？

顯然，原生電子檔案規范化管理的重點，應落在電子檔案的規范性與完整性上面。一份既規范又完整的原生電子檔案，才可作為具有法律效力的電子憑證。要解決其規范性與完整性的問題，只有從電子文件產生的源頭（包括信息系統設計與電子文件起草）抓起，強調并重視“前端控制”的理念。

所謂“前端控制”，就是用檔案思維提前介入文件的形成、流轉和歸檔等各個階段，建立標準統一、互為保證的運行模式和保障體系，并把文件生命周期各個階段的管理要求貫徹在系統設計之中，以維護文件的規范性與完整性。原生電子檔案的前端控制，應在信息系統設計階段引入專業檔案思維，統籌考慮電子文件組件、排序、分類及元數據收集工作，在電子文件起草與制發階段，完善其符合標準規范的檔案屬性，從而避免數據歸檔階段信息不完整，格式不統一，檔案組件無法按規范排序的問題。

從技術層面上講，只要解決了“前端控制”的管理問題，原生電子檔案與紙質檔案的統一是可以實現的。但目前的現狀是，政務信息系統（OA）公文制發與檔案信息系統（DA）多有脫節，政務系統開發人員對檔案的理解往往流于表面，而檔案信息系統（DA）開發者無法觸及到政務系統的規劃設計，導致現行各機關單位的原生電子檔案如不進行數據二次轉換與處理，根本無法達到數字檔案館接收標準與要求。

筆者經過梳理與歸納，總結原生電子檔案前端控制要素，應該包括以下內容，即檔案元數據、歸檔標識、排序標識、分類代碼、統計頁數、簽批稿紙、文件組件等。要求數據歸檔的同時，能夠自動轉換為國家標準規范要求的雙層PDF電子原文，并且在文件相應位置生成檔號章與電子頁碼。這樣，紙質檔案可以通過原生電子檔案打印而來，徹底解決紙質檔案與原生電子檔案背離的問題。

原生電子檔案概念產生的時間雖短，但其具有紙質檔案及紙質檔案數字化副本無法比擬的優勢，主要表現在，一是在全文檢索領域，原生電子檔案的文字識別準確率百分之百，徹底解決掃描電子檔案識別亂碼與人工校勘問題；二是原生電子檔案的數字屬性，高度契合大數據時代信息分析的需要，可為檔案大數據挖掘開辟全新的天地；三是原生電子檔案在存儲、讀取、利用等方面便捷高效，有利于檔案信息的分享與傳播；四是原生電子檔案充分適應信息時代對網絡傳輸與數據共享的要求，滿足單位無紙化辦公的需要；五是原生電子檔案可更便捷地實現數據備份與還原，杜絕檔案資料因過度利用而導致損毀遺失的可能。

基于以上原因，原生電子檔案的收集與整理工作理應受到所有檔案部門的高度重視。作為專業檔案從業者，我們在這一領域的探索與研究應該不斷深入下去。