在醫院檔案管理中存在的不足及6S精細化管理理念的應用現狀

周彥東,張金波

【摘要】人們的醫療服務需求隨著社會的不斷進步和發展、經濟實力的提高以及文化水平的提升越來越豐富。醫院是患者診斷和治療疾病的重要場所，能夠有效保障患者的生命健康，讓其回歸正常的家庭與社會。醫院檔案是一項紀錄歷史、傳承文化、服務社會的工作，是醫療發展的重要基礎支撐性工作，需要注重檔案管理，有助于醫院的可持續發展。

【關鍵詞】醫院;檔案管理;6s精細化管理理念;應用現狀

【中圖分類號】R197.32? ? ? ? 【文獻標識碼】A 【DOI】10.12332/j.issn.2095-6525.2020.14.284

檔案管理是醫院日常管理工作中的重要組成部分，不僅包含患者病歷資料，同樣也還包括醫院人事改革、變動以及黨政工作資料等，其管理質量高低會直接影響醫院運行及健康發展[1]。隨著醫療改革的不斷推進以及現代醫院管理制度的建立，再加上醫療模式與范圍的不斷增加和擴大，讓檔案信息數量也在不斷增多，醫院檔案管理工作面臨巨大挑戰[2]。將6S精細化管理應用于醫院檔案管理過程中，能不斷推動檔案管理工作走向制度化、規范化、流程化道路，能夠更好的為醫院整體發展服務。

1? 醫院檔案管理中存在的不足

1.1 管理制度不完善

目前醫院檔案管理中，還存在傳統管理觀念，缺乏系統、完善的管理制度，在檔案收集、整理、分類保存等工作中未有統一的標準流程，檔案管理工作人員依據自身經驗進行管理工作，易讓檔案管理出現資料不全、保密性不高、檔案內容混亂等問題，嚴重影響檔案管理效率[3]。此外部分醫院還有人員分工不明確，未有監督管理制度制約，易出現檔案重復、缺損、歸檔不及時等問題，且還有檔案管理工作有由科室、部門自行管理的情況，檔案管理工作質量大大降低。

1.2檔案管理人員專業性不高

當前醫院的檔案管理工作人員是大多數醫院年齡比較大或者接近退休的員工，缺乏檔案管理的專業知識和技能，人員的構成和編制不合理。并且很多醫院對檔案管理部門的重視程度不夠，因此在工作人員的選拔當中對專業性要求不高。且在實際工作中，對工作人員崗位設置沒有經過認真的思考和分析，難以滿足現代化高效、高質量的管理要求，不能有效對管理內容進行匯總、分析，工作效率低下，檔案管理的質量不高，查詢檔案比較緩慢，也不能保證機密性檔案的安全，給醫院的發展造成阻礙。

1.3硬件設備不足

醫院檔案的高效發展離不開硬件與軟件的支持，而軟件開發人員受（1）醫院領導者未能充分重視檔案管理發展，資金投入不足;（2）醫院檔案管理還未有科學、明確、完善的體系制度;（3）醫務工作人員不能充分利用現有的軟件和設備進行開發研究，會造成資源浪費等因素的影響會導致所需的硬件與軟件的實際應用與院內匹配不合理，影響醫院檔案信息化建設的有序性。

2? 6S精細化管理理念

6S精細化護理管理理念是一種新興管理模式，它基于整理（Seiri）、清掃（Seiso）、整頓（Seiton）、素養（Shitsuke）、清潔（Seiketsu）、安全（Safety） 6個環節，根據工作地點、環境以及工作性質來管理相關人員，對每個工作環節都進行了整理整頓，能夠全面提升工作效率和工作質量[4]。6S本質是一種執行力、強調紀律性的醫院文化，能為醫院其他業務提供優質管理平臺，將其應用于醫院檔案管理時間中，能促進醫院檔案工作的不斷進步。

在王亞萍[5]等人的研究報告中提到，將6S精細化管理應用于西藥庫房管理中，醫院西藥庫失效藥品，出庫差錯率均有下降，庫存賬物相符率明顯提升，工作效率顯著提高，看出該管理理念具有較高的應用價值。

其在檔案管理中應用：（1）整理：醫院檔案管理部門需要對各個科室的文檔歸納整理，制定歸檔標準，對歸檔的文件材料進行判定，節省醫院空間、避免人力、物理和財力的浪費。（2）清掃：制定辦公室工作場所規定制度，工作環境保持干凈整潔，日常對庫房進行清掃，良好的工作環境有助于提高工作人員的工作積極性。（3）整頓：分析醫院檔案室管理現狀及存在的問題，規范檔案管理流程，將各項管理工作細節化，將數量龐大、成分復雜的檔案按照特定的規律進行整理存放，編制多種檢索工具，以便能快速、準確地查找所需檔案，提高檔案利用率。（4）素養：醫院檔案管理工作要求工作人員保持良好的工作態度和服務態度，其是一項復雜、細致、繁瑣的工作，需要保障管理工作人員團隊的專業性。注重資金投入，吸引先進的管理工作人員，為檔案室管理工作的不斷進步和發展做準備工作;加強對檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員對互聯網的使用能力，學會如何將檔案錄入系統，并且還要掌握檔案系統的維護措施，提升其檔案知識管理領域和綜合業務水平，更好地服務于檔案管理工作，塑造良好的職業形象，促進醫院檔案管理工作的科學發展[6]。（5）清潔：將檔案整理、清掃進行制度化，營造良好的工作環境，始終保持檔案室環境清潔狀態，另外每份文檔在收集、整理過程中也需要保持干凈、完整。（6）安全：包括從事管理工作人員的身體安全、檔案安全以及信息安全。定期或不定期對檔案進行安全檢查，注重檔案流動的安全防護，另外還要加強對工作人員的安全教育，充分了解檔案管理工作的核心要點，避免出現信息泄露情況，提高檔案管理工作效率。

3? 總結

醫院是提供醫療服務的專業機構，檔案資料是醫院發展的重要無形財富，在醫院管理和建設中有積極作用，注重醫院檔案管理，可以有效的提高管理質量和服務質量，實現全面性、時效性和準確性。了解現實檔案管理存在的問題，采取有效的管理措施，能夠促進醫院的發展，利于我國醫療事業的進步和發展。

參考文獻：

[1]熊家瑛. 淺談6S精細化管理在醫院檔案管理中的應用[J]. 辦公室業務， 2020， 349（20）：144-145.

[2]孫丹丹， 武海萍. 6S精細化管理在醫院檔案管理中的運用[J]. 辦公室業務， 2020， 330（01）：130+132.

[3]魏紅煥. 醫院檔案管理中精細化管理的應用探析[J]. 基礎醫學理論研究， 2020， 2（1）：7-8.

[4]趙奕博. 論精細化管理在醫院檔案管理中的應用[J]. 智庫時代， 2019， 185（17）：221+223.

[5]王亞萍， 朱妮妮. 探討6S精益管理在西藥庫管理中的運用[J]. 健康大視野 2020，000（8）：2074.

[6]石紹忠. 精細化管理在醫院檔案管理中的應用[J]. 現代經濟信息， 2019， 000（021）：77.