強化事業單位電子檔案管理的可行路徑探究

張艷

摘要：本文針對電子檔案管理的發展情況進行了簡要分析，并就事業單位電子檔案管理方面存在的一些問題進行了討論，由此基于問題導向理念，對電子檔案管理強化路徑進行了思考，指出應圍繞無紙化辦公，在制度、管理、技術三個層面優化電子檔案管理。

關鍵詞：事業單位;電子檔案管理;優化

檔案管理信息化建設是當前檔案工作的必然趨勢，如何對電子檔案進行信息化管理，提高檔案管理的效率，提高電子檔案的利用率，來更好地指導事業單位發展，非常值得思考。

一、事業單位電子檔案思考

由于電子檔案管理與檔案管理信息化建設同步，盡管取得了一些成效，但多數是從宏觀上考慮，在微觀上因為一些因素的影響，目前電子檔案管理體系尚未完全建立，大量電子檔案存在保管不善、失去控制、失去利用價值以及信息安全等隱患。

具體而言，首先電子檔案因為生成環境與紙質檔案完全不同，在技術特性上差距巨大，電子檔案是純粹數字化的，容易改造、容易丟失、容易利用，對電子設備依賴性強。現有《檔案法》的規定并不一定完全適用電子檔案管理。

其次，電子檔案管理存在一定重技術研究而輕配套的現象，技術越先進，電子檔案管理越滯后，技術與實際管理脫節，不適應技術的進步。深層次的原因可能是制度系統性不強，標準之間缺乏有效互補和銜接。整體上就是電子檔案管理系統性不強，一些電子檔案管理相關的關鍵點缺失，比如核心技術、歸檔整理、長期保存、特殊格式保存等。

再次，電子檔案管理與業務之間兩張皮，因為事業單位在信息化建設中，業務部門的信息系統和檔案部門的信息系統是分開建設的，業務部門的信息系統最早建設，目的是方便辦公，沒有考慮到檔案部門對電子文件的整理歸檔問題，因此出現了信息丟失、損毀、泄密等風險，同時因為檔案部門的地位相對較低，在IT人才方面儲備不到位，加上人員流動頻繁，電子檔案管理不能科學有效地為事業單位業務服務。

最后，檔案信息化是技術進步的產物，信息技術對檔案信息化影響巨大，電子檔案管理對信息技術依賴性強，加上易改動而導致容易檔案信息失真，同時信息技術的發展速度快，可能會因為計算機軟硬件環境的更新而出現可讀性問題。同時因為信息孤島和重復建設問題，電子檔案管理系統技術比較落后，檔案信息整合需要進一步思考新技術的應用。

二、事業單位電子檔案管理強化路徑

現行檔案管理體制還是雙套制，即紙質檔案和電子檔案分別同步管理。可如果單純拋開紙質檔案，單獨以電子檔案為核心，構建單套制，目前存在一些矛盾，一方面事業單位無紙化辦公使得電子文件生成、辦理均處在數字環境下，這些文件資料是重要的業務記錄，要進行檔案管理，則必須要依賴計算機系統;另一方面，雙套制下電子檔案與紙質檔案的同步會造成工作量的增加，同時與無紙化辦公矛盾。如果拋棄紙質資料，將解決漲庫問題，但是有些關鍵資料還是紙質的，拋棄它們是不現實的，尤其是珍貴的檔案記錄，如果出現了問題還必須要修復，如果掃描成數字副本，卻有些得不償失，造成檔案資料重疊、冗余，管理上會出現混亂。

因此現階段需要強化事業單位電子檔案管理。需要頂層設計，依托法制和政策，促使電子檔案管理水平提升。應從法制層面，通過法律構建電子檔案管理的法律法規，確保電子檔案管理有法可依，有章可循。注意應當圍繞電子政務，從法律層面確保行政管理領域電子簽名的法律效應，如此電子檔案的屬性也需要明確，使其具備與紙質檔案相當的法律效力。如此筆者建議通過制度+管理+技術的方式整體提升電子檔案管理。

首先，制度方面，應探索適應檔案管理信息化的管理制度，針對電子文件歸檔與電子檔案管理形成專門的管理制度措施，規范電子文件歸檔，規范電子檔案記錄的真實有效性。應構建完善責任機制，落實主體責任，保證電子檔案精細規范，構建四同步工作制度，即部署、實施、檢查、驗收同步工作機制，形成管理辦法。

其次，管理方面，電子檔案管理的基礎與傳統紙質檔案的管理并無多大區別，檔案管理的核心流程不管信息化程度有多高，實際上最基礎的流程是不變的，即收集、接收、整理、保存、編研、利用等，電子檔案管理，也應當著重從建、管、用三個方面來實施：建就是要精細化地建，一個小數點都不能錯，為了保證電子檔案的真實性準確性，必須要實地調查，如此必須要將電子檔案管理下移至事業單位的基層機構，幫助基層構建電子檔案管理系統操作方法;管理，就是要把電子檔案數據化，通過建立數據索引，分門別類地存儲至數據庫、硬盤等存儲器中永久保存，要注意信息安全，電子檔案在網絡上流轉，如此可方便后續利用，而網絡上流轉的信息，卻可能被抓取而泄密，因此需要注意網絡安全防護;利用方面則利用電子檔案流轉方便、查閱方便的特性，通過構建相應平臺賦予相關人員權限，在檔案部門高水準服務下，為相關人員提供指導，最終服務單位發展。

最后，技術層面，電子檔案管理無論是建立檔案、管理檔案還是利用檔案，都離不開信息技術。因此要圍繞無紙化辦公要求，打造一個檔案管理系統，并于與辦公自動化系統進行對接，所有電子文件，在有電子簽名的前提下，分發給各科室后，原件上傳檔案管理系統留檔，對于其他的一些資料記錄，則可以由人工至實地調查，利用PAD、智能手機等進行實時記錄，并通過網絡上傳管理系統，系統分發資料給相關人員進行審核，整理歸檔，若引入智能化分析，甚至可以直接由計算機自動分配、匯總以及歸檔。

綜上所述，當前電子檔案管理必須要結合事業單位實際，采取四同步工作機制，圍繞無紙化辦公，構建電子檔案管理體系，進一步還需要進行頂層設計，提供法律和政策保障，提高電子檔案管理水平。

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